Matriz de Eisenhower: definir prioridades quando se trabalha sozinho

Um cliente escreve-lhe para mudar a marcação, o contabilista espera um documento, a página de reservas continua por atualizar e o seu orçamento para uma grande obra está parado há uma semana. Tudo parece urgente. A matriz de Eisenhower serve precisamente para esse momento: classifica cada tarefa segundo duas perguntas simples, «é urgente?» e «é importante?», e depois diz-lhe o que fazer com ela. Quando se trabalha sozinho, sem chefe nem assistente, é uma das ferramentas mais rápidas para decidir por onde começar.

Este guia explica-lhe o método, os seus quatro quadrantes adaptados à vida de um profissional independente, uma rotina semanal para o aplicar, exemplos por profissão e um modelo para copiar. Complementa o nosso método para organizar o seu dia de independente: a matriz decide o que fazer, a agenda decide quando.

De onde vem a matriz de Eisenhower?

O método tem o nome de Dwight D. Eisenhower, general e depois presidente dos Estados Unidos. A 19 de agosto de 1954, em Evanston (Illinois), cita num discurso uma frase que atribui a um antigo reitor universitário: «Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.» (tradução do inglês) Não reivindica a ideia, mas foi ela que deu nome à matriz.

A frase é propositadamente exagerada: algumas tarefas são ao mesmo tempo urgentes e importantes. Mas aponta uma armadilha real. O urgente faz barulho (uma mensagem, uma chamada, um recontacto), enquanto o importante é muitas vezes silencioso (um orçamento estratégico, uma formação, a contabilidade do ano). Sem método, ganha o barulho.

Porque é que o urgente nos atrai, mesmo quando conta pouco

Investigadores em marketing deram um nome a este reflexo: o «mere urgency effect», ou efeito da mera urgência. Numa série de cinco experiências publicadas no Journal of Consumer Research, a equipa de Meng Zhu (Johns Hopkins) observou que os participantes escolhiam uma tarefa pouco importante com um prazo curto em vez de uma tarefa mais útil, mesmo quando a tarefa curta teria sido concluída a tempo de qualquer forma.

Dois resultados falam diretamente aos independentes. Primeiro, o efeito é mais forte nas pessoas que habitualmente se sentem sobrecarregadas. Depois, diminui quando se lembra às pessoas, no momento da escolha, o que cada tarefa realmente lhes traz. É exatamente o que a matriz faz: obriga-o a pensar na importância antes de ceder à urgência.

Os 4 quadrantes da matriz, versão independente

A matriz cruza dois eixos. Urgente: a tarefa tem um prazo próximo, e não a fazer tem uma consequência rápida. Importante: a tarefa faz avançar os seus objetivos (rendimento, qualidade do trabalho, saúde, clientes fiéis). Daqui resultam quatro quadrantes.

O quadrante que muda tudo é o segundo. O que lá está nunca grita. Se não lhe reservar tempo, acaba no quadrante 1 em forma de crise: a contabilidade descuidada torna-se uma declaração em atraso, a página de reservas nunca atualizada torna-se um cliente perdido.

Como saber se uma tarefa é mesmo importante?

É a pergunta mais difícil, porque tudo parece importante quando se está sozinho ao comando. Três testes simples ajudam a decidir.

1. O teste do objetivo: a tarefa faz avançar um dos seus três objetivos do trimestre? Se não os tem, escreva-os primeiro (por exemplo: encher as terças-feiras, aumentar o valor médio por cliente, tirar duas semanas em agosto).
2. O teste do «e se eu não o fizer»: o que acontece daqui a um mês se esta tarefa nunca for feita? Nada? Então não é importante.
3. O teste do «quem mais»: sou a única pessoa capaz de a fazer? Se uma ferramenta, um colega ou um prestador a puder assumir, provavelmente sai da sua lista.

Para a urgência, basta uma pergunta: «qual é o prazo real?». Muitos pedidos parecem urgentes porque chegam por telefone ou por notificação, e não porque o prazo seja curto. Um cliente que quer uma marcação daqui a quinze dias pode esperar pela sua pausa de almoço.

O método em 5 passos, todas as semanas

A matriz não é um exercício para fazer uma vez. Funciona quando se torna uma rotina curta, por exemplo à sexta-feira ao fim do dia ou à segunda de manhã antes do primeiro cliente.

Passo 1: esvazie a cabeça (10 minutos)

Liste tudo o que está pendente: orçamentos, chamadas, compras, burocracia, ideias. Ainda não faça a triagem. Uma lista completa evita que as tarefas esquecidas reapareçam como urgências na quarta-feira.

Passo 2: coloque cada tarefa num quadrante

Uma tarefa, um quadrante, sem hesitar mais do que alguns segundos. Em caso de dúvida entre «importante» e «não importante», aplique o teste do «e se eu não o fizer».

Passo 3: planeie o quadrante 2 antes de tudo o resto

Marque na agenda dois ou três horários protegidos para o importante não urgente, a hora fixa. É o princípio do time blocking: uma tarefa que tem um horário tem muito mais hipóteses de ser feita do que uma tarefa à espera de «um momento calmo».

Passo 4: trate o quadrante 3 em bloco ou tire-o dos seus dias

As mensagens, os pedidos de marcação e as confirmações agrupam-se em dois períodos por dia. Melhor ainda: pergunte-se quais podem desaparecer graças a uma ferramenta (reserva online, lembrete automático, resposta-modelo).

Passo 5: risque o quadrante 4 e faça o balanço

Risque o que não tem nada que estar na lista. Depois olhe para a semana que passou: quantas horas no quadrante 2? Se a resposta for zero duas semanas seguidas, é a sua agenda que está demasiado cheia, não a sua força de vontade que é demasiado fraca.

Exemplos concretos por profissão

Cabeleireiro ou barbeiro

Quadrante 1: uma coloração mal feita para corrigir amanhã de manhã. Quadrante 2: formar um aprendiz, rever a lista de serviços, preparar as festas. Quadrante 3: o telefone que toca a meio de um corte com pedidos de horários. Quadrante 4: comparar durante uma hora produtos que não vai encomendar.

Fisioterapeuta

Quadrante 1: um relatório pedido por um médico para um doente que tem consulta amanhã. Quadrante 2: organizar o planeamento da temporada, formar-se numa nova técnica. Quadrante 3: os doentes que ligam para mudar uma sessão. Quadrante 4: triar e-mails promocionais um a um.

Coach ou terapeuta de bem-estar

Quadrante 1: uma sessão de grupo sem sala confirmada para sábado. Quadrante 2: criar um programa, escrever para a sua página de apresentação, pedir avaliações. Quadrante 3: responder a cada mensagem «tem vaga na quinta?». Quadrante 4: retocar pela quinta vez a imagem de uma publicação.

Artesão

Quadrante 1: uma fuga de água em casa de um cliente. Quadrante 2: orçamentar a grande obra da primavera, fazer a manutenção da carrinha, dar seguimento aos orçamentos assinados. Quadrante 3: as chamadas para pequenas reparações fora da sua zona. Quadrante 4: reorganizar faturas já arrumadas.

Advogado ou consultor

Quadrante 1: um prazo processual ou de entrega de um dossier. Quadrante 2: escrever um artigo de fundo, desenvolver a sua rede, atualizar os seus modelos. Quadrante 3: os pedidos de primeira marcação que chegam por telefone. Quadrante 4: acompanhar o e-mail sem parar entre dois processos.

Os erros que tornam a matriz inútil

• Pôr tudo no quadrante 1: se lá estão mais de três ou quatro tarefas todos os dias, a sua definição de urgência é demasiado ampla, ou o seu quadrante 2 foi descuidado durante demasiado tempo.
• Classificar sem planear: um quadrante 2 sem horário na agenda continua a ser uma lista de boas intenções.
• Achar que «delegar» é impossível quando se trabalha sozinho: um independente delega sobretudo em ferramentas (reserva online, lembretes, modelos de mensagens) e em prestadores pontuais (contabilista, designer gráfico).
• Esquecer o descanso: as suas férias e o seu dia de folga estão no quadrante 2. Se não estiverem bloqueados, desaparecem.
• Refazer a matriz de hora a hora: uma vez por semana, mais uma vista de olhos todas as manhãs, chega.

Modelo de matriz para copiar

Copie este modelo para uma nota, um caderno ou uma tabela. Preencha-o no fim da semana e depois passe o quadrante 2 para a sua agenda antes de fechar a nota.

Para ir mais longe à escala de vários dias, o nosso guia para organizar a sua semana de independente propõe uma semana-tipo e uma revisão de sexta-feira que se articulam bem com esta matriz.

Como o Calendrio ajuda a esvaziar o quadrante «urgente, não importante»

Boa parte do quadrante 3 de um independente são as marcações: chamadas para reservar, pedidos de disponibilidade, confirmações. Com o Calendrio, os seus clientes reservam sozinhos online, 24 horas por dia, a partir do seu link pessoal, e recebem um lembrete por e-mail antes da marcação. Pode sempre adicionar você mesmo uma marcação feita por telefone.

Para o quadrante 2, pode marcar na agenda as suas próprias tarefas «Para mim», com uma cor, uma repetição e um lembrete, e escolher se os clientes podem reservar nesse horário. Se usa o Google Calendar ou o Outlook, essas agendas sincronizam-se com o Calendrio. Pode testar esta organização com o período de teste gratuito de um mês, sem cartão bancário e sem fidelização.