Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse : contact@calendrio.fr.

2. Quelles données nous collectons

Selon que vous utilisez Calendrio en tant que professionnel ou en tant que client d'un professionnel, nous collectons :

• Si vous êtes un professionnel : nom, prénom, email, téléphone, nom de l'entreprise, secteur d'activité, adresse, horaires et prestations que vous configurez, ainsi que les données de vos propres clients que vous saisissez dans l'application.
• Si vous êtes un client d'un professionnel : nom, prénom, email, téléphone, et l'historique de vos rendez-vous avec ce professionnel.
• Si vous achetez une carte cadeau ou un forfait : votre nom et email, et ceux du bénéficiaire si vous en indiquez un, pour lui envoyer la carte et gérer son utilisation (le paiement est traité par Stripe).
• Invitations et documents : si quelqu'un vous invite à un événement, nous gardons votre adresse e-mail (et le nom donné par la personne qui invite) et votre réponse, pour vous envoyer l'invitation et un rappel la veille. Les documents joints à un rendez-vous ou à un événement (PDF ou photo) sont conservés dans un espace protégé, accessibles seulement par un lien secret envoyé aux personnes concernées, jusqu'à leur suppression par la personne qui les a ajoutés ou la suppression de son compte. Évitez d'y mettre des données de santé si ce n'est pas nécessaire.
• Pour vos rappels de rendez-vous : si vous activez les notifications, l'adresse technique de votre appareil (fournie par votre navigateur ou par Google Firebase pour l'appli Android), pour vous les envoyer ; votre accord pour WhatsApp et votre choix d'accepter ou non les appels de rappel. Lors d'un appel de rappel, la touche que vous choisissez (confirmer, ne pas pouvoir venir, ne plus être appelé) est enregistrée ; la conversation n'est pas enregistrée. Vous pouvez tout changer dans votre espace client, partie « Mes rappels ».
• Si vous appelez un professionnel qui utilise la réponse aux appels manqués : votre numéro de téléphone, pour vous envoyer un SMS avec son lien de réservation, et le message vocal que vous choisissez de laisser, transmis au professionnel.
• Si vous envoyez une demande d'entreprise (page « Trouver un pro ») : les coordonnées et la description du besoin, transmises à 3 professionnels au plus pour qu'ils vous répondent.
• Annuaire : sauf si un professionnel le refuse dans ses paramètres, son nom commercial, son métier et son adresse professionnelle apparaissent dans l'annuaire public de Calendrio.
• Si vous vous inscrivez sur une liste d'attente : prénom, email et, si vous le donnez, téléphone, uniquement pour vous prévenir qu'une place s'est libérée à la date choisie. L'inscription est supprimée au plus tard 30 jours après cette date.
• Si vous connectez votre compte Google : nous accédons à votre agenda Google (Google Calendar) uniquement dans la mesure nécessaire pour créer des événements correspondant à vos rendez-vous Calendrio, générer un lien de visioconférence Google Meet automatiquement, et éviter que Calendrio ne propose un créneau déjà occupé dans votre agenda personnel. De vos événements personnels, nous lisons l'horaire, le titre, le lieu et la description, uniquement pour les afficher dans votre agenda Calendrio et éviter les doubles réservations. Calendrio ne déplace un de vos événements personnels que si vous le lui demandez, et jamais une réunion avec d'autres personnes.
• Si vous connectez votre compte Microsoft (Outlook.com ou Microsoft 365) : nous lisons et écrivons dans votre calendrier Outlook uniquement pour afficher vos rendez-vous dans votre agenda Calendrio, y ajouter vos rendez-vous Calendrio et éviter les doubles réservations. Ces données ne servent à rien d'autre et ne sont jamais transmises à des tiers. Vous pouvez retirer cet accès à tout moment depuis vos Paramètres (bouton « Déconnecter ») ou depuis les paramètres de votre compte Microsoft.
• Si vous utilisez l'assistant Calendrio (IA) : les messages que vous lui écrivez et les informations de votre compte nécessaires pour y répondre (par exemple vos créneaux, vos rendez-vous ou la liste de vos clients si vous lui demandez de les consulter). Aucune action n'est effectuée sans votre confirmation.
• Si vous connectez Calendrio à Claude (connecteur) : Claude accède à votre compte uniquement dans les limites que vous avez choisies au moment de la connexion (voir vos créneaux, vos rendez-vous, en créer ou en annuler, noter des informations sur vos clients). Il ne voit jamais votre mot de passe ni vos paiements. Les informations qu'il lit sont transmises à Claude (Anthropic) pour répondre à votre demande. Nous gardons un journal de ce qu'il fait et les notes qu'il écrit sur vos clients ; vous les voyez, les modifiez et les effacez dans Paramètres → Claude, et vous pouvez couper l'accès à tout moment.
• Si vous laissez votre e-mail sur la page de présentation d'un professionnel (formulaire « cadeau ») : votre prénom, votre e-mail, votre téléphone si vous le donnez, et votre accord (case à cocher). Ils sont transmis à ce professionnel, qui vous retrouve dans sa liste de prospects. Vous recevez son cadeau ou un mail de bienvenue, puis jusqu'à 3 mails à son nom, qui s'arrêtent dès que vous prenez rendez-vous ou que vous vous désinscrivez. Chaque mail contient un lien pour ne plus en recevoir.
• Si vous utilisez l'application mobile : les mêmes données que sur le site. L'application n'accède ni à votre position, ni à vos contacts, ni à vos photos, et n'utilise aucun identifiant publicitaire.
• Données techniques : adresse IP, données de connexion, journaux d'erreurs techniques, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement du service.

3. Utilisation des données issues de votre compte Google

L'utilisation par Calendrio des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use (usage limité).

Concrètement, cela signifie que :

• Les données de votre agenda Google ne sont utilisées que pour fournir les fonctionnalités que vous avez explicitement activées (création d'événements, génération de lien Meet, détection des créneaux occupés, affichage de vos événements dans Calendrio, déplacement d'un événement à votre demande) — jamais à des fins publicitaires.
• Nous ne transférons jamais ces données à des tiers, sauf obligation légale.
• Aucun humain chez Calendrio ne consulte manuellement le contenu de votre agenda Google, sauf nécessité technique de support avec votre accord explicite préalable.
• Vous pouvez retirer cet accès à tout moment depuis vos Paramètres (bouton « Déconnecter »), ou directement depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google.

4. Pourquoi nous utilisons ces données

• Exécution du contrat : fournir le service de prise de rendez-vous, de gestion de clientèle et de rappels que vous avez souscrit.
• Intérêt légitime : améliorer le service, prévenir la fraude, assurer la sécurité de la plateforme.
• Consentement : pour l'envoi de communications marketing (campagnes de relance clients), toujours accompagné d'un moyen simple de s'y opposer.
• Intérêt légitime du professionnel : messages liés à vos rendez-vous passés chez lui (place libérée sur votre créneau habituel, proposition de reprendre votre créneau habituel, demande d'avis après une visite). Chaque message contient un lien pour ne plus en recevoir.

5. Avec qui nous partageons ces données

Nous ne vendons jamais vos données. Elles peuvent être transmises aux catégories de prestataires suivantes, strictement pour assurer le fonctionnement du service :

• Hébergement — hébergement de la base de données et du site, au sein de l'Union européenne.
• Fournisseurs d'agenda tiers — uniquement si vous connectez votre compte, pour la synchronisation d'agenda.
• Prestataire de paiement — pour le traitement sécurisé des paiements et abonnements. Nous ne stockons jamais vos coordonnées bancaires.
• Prestataires d'envoi d'email, SMS, WhatsApp et appels (dont Twilio) — pour l'envoi des confirmations, rappels et campagnes de relance, les appels de rappel par un assistant vocal (voix de synthèse qui annonce être une intelligence artificielle), et la réponse aux appels manqués (message vocal, SMS).
• Services de notification (le service de votre navigateur : Google, Mozilla, Apple ou Microsoft ; Google Firebase pour l'appli Android) — uniquement pour faire arriver les notifications que vous avez activées. Leur contenu est chiffré de bout en bout pour les navigateurs.
• Fournisseur d'intelligence artificielle — pour traiter les messages que vous envoyez à l'assistant Calendrio. Ce prestataire n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.
• Service de cartographie — pour la saisie d'adresses et le calcul du temps de trajet des rendez-vous à domicile.

Certains de ces prestataires sont situés hors de l'Union européenne (notamment aux États-Unis). Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou Data Privacy Framework).

Comptes liés (professionnels). Si vous acceptez de lier votre compte à un autre compte Calendrio, cet autre compte peut voir les heures de vos rendez-vous et de vos séances de groupe sous la forme « Occupé », sans le nom ni les coordonnées de vos clients, et votre page peut être affichée sur la sienne si vous l'avez choisi. Vos agendas Google ou Outlook ne lui sont jamais transmis. Vous pouvez retirer le lien à tout moment depuis vos Paramètres.

Calendrio Prospection. Pour un client de ce service, nous conservons l'adresse mail pro qu'il connecte et son mot de passe, chiffré, utilisé uniquement pour envoyer ses campagnes et repérer les réponses. La liste de ses cibles est faite d'entreprises du répertoire public des entreprises (Sirene) et de l'adresse générique (contact@, info@…) qu'elles publient elles-mêmes ; le client la relit et la valide. Chaque mail porte l'identité du client, un moyen simple de ne plus être contacté (réponse « STOP »), appliqué aussitôt, et un lien vers l'information ci-dessous.

Vous avez reçu un mail envoyé avec Calendrio Prospection ? Il vous a été envoyé par le professionnel qui le signe (son identité figure dans le mail), au sujet de votre activité professionnelle. Le professionnel décide de ses envois. Calendrio (contact@calendrio.fr) fournit ce service ; il est responsable de la recherche des entreprises et de leur adresse, et de la liste d'opposition. Source : sauf si le professionnel a fourni lui-même votre adresse, votre entreprise vient du répertoire public des entreprises (Sirene, INSEE) et l'adresse générique de ce que votre entreprise publie elle-même (site internet, pages professionnelles). Données : nom de l'entreprise, ville, SIRET, site, adresse mail professionnelle, dates d'envoi et de relance, clics sur le lien de réservation, rendez-vous pris et vos réponses (expéditeur, contenu, résumé). Finalité : prospection entre professionnels uniquement. Base légale : l'intérêt légitime à faire connaître une offre à des professionnels (RGPD, article 6.1.f). Destinataires : le professionnel qui vous a écrit, l'hébergeur de Calendrio (Union européenne) et son fournisseur d'intelligence artificielle (États-Unis, transfert encadré par le Data Privacy Framework ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne), qui sert à trouver l'adresse publiée et à résumer les réponses. Durée : au plus 3 ans après le dernier contact, puis suppression. Si vous demandez à ne plus être contacté, votre adresse est gardée dans une liste d'opposition, seulement pour ne plus vous écrire. Vos droits : vous pouvez vous opposer à tout moment à ces messages (répondez « STOP ») et demander l'accès à vos données, leur correction, leur effacement ou la limitation de leur utilisation, en écrivant au professionnel ou à contact@calendrio.fr. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).

Publicités Facebook et Instagram (Meta). Si vous arrivez sur une page de Calendrio ou d'un professionnel en cliquant sur une de leurs publicités Facebook ou Instagram, un bandeau vous demande votre accord. Seulement si vous acceptez, nous indiquons à Meta Platforms Ireland Ltd. que vous êtes venu par cette publicité et, le cas échéant, que vous avez réservé, payé (avec le montant) ou créé un compte, pour que l'annonceur mesure ses publicités. Sont transmis : l'identifiant du clic sur la publicité, votre adresse IP et votre navigateur, et sous forme codée (hachée) votre adresse mail et votre téléphone. Jamais votre nom, votre message ni le détail de la prestation. Aucun cookie n'est déposé pour cela. Si vous refusez ou ne répondez pas, rien n'est envoyé. Responsable : l'annonceur (Calendrio pour ses propres publicités, sinon le professionnel), avec Meta pour ce que Meta en fait ensuite (sa politique : facebook.com/privacy/policy). Base légale : votre consentement (RGPD, article 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment en un clic (retirer mon accord) ou en écrivant à contact@calendrio.fr. Les envois sont gardés 90 jours dans notre journal technique, puis effacés.

Publicités TikTok et Google Ads. Même fonctionnement, même bandeau et même accord que pour Facebook et Instagram, pour les pages des professionnels qui ont branché leur compte. TikTok : seulement si vous acceptez, nous indiquons à TikTok Technology Limited que vous êtes venu par la publicité et, le cas échéant, que vous avez réservé ou payé (identifiant du clic, adresse IP, navigateur, e-mail et téléphone codés), depuis nos serveurs, sans cookie. Google Ads : seulement si vous acceptez, l'étiquette de conversion Google du professionnel est chargée sur la page (Google Ireland Ltd. dépose alors son cookie de mesure « _gcl_aw », 90 jours), et le rendez-vous est signalé sur la page de confirmation ; Calendrio garde aussi 90 jours l'identifiant du clic, la date et le montant, pour que le professionnel puisse les importer dans Google Ads. Responsable : le professionnel annonceur, avec TikTok ou Google pour ce qu'ils en font ensuite (tiktok.com/legal/privacy-policy, policies.google.com/privacy). Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer en un clic (retirer mon accord) ou en écrivant à contact@calendrio.fr.

Publicités LinkedIn. Même fonctionnement, même bandeau et même accord, pour les pages des professionnels qui ont branché leur compte LinkedIn. Seulement si vous acceptez, et seulement si vous réservez, nous indiquons à LinkedIn Ireland Unlimited Company que vous avez pris rendez-vous après avoir cliqué sur la publicité, avec le montant si vous avez payé. Sont transmis, depuis nos serveurs et sans cookie : l'identifiant du clic sur la publicité et votre adresse mail sous forme codée (hachée). Jamais votre nom, votre téléphone, votre message ni le détail de la prestation. Responsable : le professionnel annonceur, avec LinkedIn pour ce que LinkedIn en fait ensuite (linkedin.com/legal/privacy-policy). Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer en un clic (retirer mon accord) ou en écrivant à contact@calendrio.fr. Les envois sont gardés 90 jours dans notre journal technique, puis effacés.

Fiches clients. Un professionnel peut ajouter ses propres informations et notes sur ses clients, et vous poser des questions quand vous réservez : vos réponses sont alors enregistrées dans votre fiche chez lui. Il décide de ce qu'il y enregistre et reste responsable de ces données ; Calendrio les traite pour son compte (sous-traitance, voir les CGV), uniquement pour faire fonctionner le service. Elles sont gardées tant que le client figure dans le carnet du professionnel. Pour exercer vos droits sur ces informations, adressez-vous à ce professionnel.

Espace membres et données sensibles. Un professionnel, un club ou une association peut utiliser l'Espace membres de Calendrio pour gérer ses membres : coordonnées, groupes, présences aux séances et cotisations. Il décide de ce qu'il y enregistre et reste responsable de ces données ; Calendrio les traite pour son compte (sous-traitance, voir les CGV), uniquement pour faire fonctionner le service, et ne les utilise jamais à d'autres fins. L'appartenance à certains groupes peut révéler une information sensible (une donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD, par exemple un état de santé) : avant d'activer l'Espace membres, le responsable confirme qu'il en informe ses membres et qu'il a le droit de traiter cette donnée (accord des membres, ou organisme à but non lucratif qui gère ses propres membres dans le cadre de son objet). Ces informations ne sont jamais montrées aux autres visiteurs : les séances réservées aux membres ne s'ouvrent qu'avec un lien personnel et un code envoyé à l'adresse e-mail du membre (le navigateur est ensuite reconnu 30 jours), le responsable peut remplacer ce lien à tout moment, et il peut cacher ses pages des moteurs de recherche. Une cotisation payée en ligne passe par Stripe, le prestataire de paiement, qui reçoit le nom, l'e-mail et le montant payé. Ces données sont gardées tant que le membre est dans le carnet du responsable : quand un contact est supprimé (ou le compte du responsable), ses groupes, présences et cotisations le sont aussi. Un membre exerce ses droits auprès du responsable de son groupe, ou en nous écrivant (voir Vos droits).

6. Annuaire, demandes de rendez-vous, apporteurs d'affaires et newsletter

Annuaire des professionnels. La page « Trouver un pro » affiche, en plus des professionnels inscrits sur Calendrio, les établissements en activité du répertoire public des entreprises (base Sirene de l'INSEE, données ouvertes) : nom ou enseigne, adresse de l'établissement et activité. Les établissements dont la diffusion est restreinte ne sont jamais affichés, et un entrepreneur individuel sans enseigne n'apparaît qu'avec son prénom, l'initiale de son nom et sa ville. Base légale : notre intérêt légitime à permettre aux clients de solliciter ces professionnels. Tout professionnel peut s'y opposer à tout moment, sans justification, depuis la page Retirer mon établissement ou le lien présent dans chaque message.

Demandes de rendez-vous. Lorsque vous envoyez une demande à un professionnel qui n'utilise pas encore Calendrio, nous conservons votre prénom, votre email, votre téléphone, la prestation, vos disponibilités et votre message. Nous transmettons au professionnel votre prénom, la prestation et vos disponibilités ; vos coordonnées et votre message ne lui sont communiqués que s'il crée son compte pour vous répondre. Pour le prévenir, nous utilisons uniquement ses coordonnées professionnelles publiques (ou le numéro que vous nous indiquez), uniquement lorsqu'un client le sollicite, avec un lien pour ne plus être contacté. Si nous ne les connaissons pas, elles sont recherchées automatiquement sur le web (site de l'établissement, pages et annuaires professionnels publics) à l'aide d'un service d'intelligence artificielle (Anthropic), et ses réponses reçoivent une réponse automatique ; il peut répondre STOP à tout moment. Les demandes sans suite sont closes après 30 jours et supprimées au plus tard 12 mois après leur envoi.

Apporteurs d'affaires. Pour les personnes inscrites au programme apporteurs, nous traitons leurs données d'identification et de contact, ainsi que la liste des professionnels qu'elles ont recommandés et les montants de commission correspondants (base légale : exécution du contrat ; conservation comptable : 10 ans). Un apporteur voit le nom et le statut d'abonnement des professionnels qu'il a recommandés, jamais leurs clients ni leurs rendez-vous.

Newsletter du blog. Si vous vous abonnez, nous conservons votre adresse e-mail, votre langue, votre métier (facultatif), ainsi que la date et la page de votre inscription comme preuve de votre consentement (base légale : votre consentement). Vous recevez d'abord un e-mail de confirmation : sans clic de votre part, aucun article n'est envoyé, et la demande est effacée au bout de 7 jours. Ensuite, nous envoyons un ou deux articles par semaine. Chaque e-mail contient un lien pour vous désabonner en un clic ; votre adresse est alors conservée seulement pour respecter votre refus. Cette liste n'est jamais mélangée à une autre et vos données ne sont pas vendues.

7. Combien de temps nous conservons vos données

Vos données sont conservées pendant toute la durée de votre relation avec Calendrio (ou avec le professionnel qui vous a inscrit), puis archivées ou supprimées conformément aux durées de conservation légales applicables. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis l'application ou le site : voir Supprimer votre compte. Si votre abonnement payant se termine, vos prestations en pause sont gardées 3 mois puis supprimées. Votre compte, vos réglages, vos contacts et vos rendez-vous ne sont pas supprimés par cette règle. Vous pouvez télécharger vos données avant la suppression. Un compte professionnel qui n'a jamais été utilisé est supprimé après 6 mois sans activité. Un compte qui a servi est supprimé après 24 mois sans connexion. Nous prévenons par e-mail 30 jours puis 7 jours avant, et se connecter suffit pour garder son compte. Calendrio Prospection : les données des entreprises contactées sont gardées au plus 3 ans après le dernier contact, puis supprimées. Les demandes « ne plus être contacté » restent dans une liste d'opposition, seulement pour ne plus écrire.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données (connexions chiffrées HTTPS, mots de passe hachés, accès restreint aux bases de données). Aucun système n'étant infaillible à 100 %, nous vous encourageons à utiliser un mot de passe robuste et unique pour votre compte.

11. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour périodiquement. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de changement substantiel, nous vous en informerons par email ou par une notification sur la plateforme.