Consulta con abogado online: qué fórmulas ofrecer y cómo organizarse

Un empleado al que acaban de citar a una entrevista previa al despido, una empresaria que debe firmar un contrato de arrendamiento comercial, una pareja que prepara su separación: muchos futuros clientes buscan abogado por la noche, desde el móvil. Ofrecer una consulta con abogado online les permite reservar ese primer contacto sin esperar a que abra el despacho y, a veces, hacerlo a distancia, por videollamada o por teléfono.

Pero hay que elegir bien las fórmulas, mostrar un precio claro, filtrar las solicitudes y proteger su agenda entre dos vistas. Esta guía práctica está pensada para abogados independientes y pequeños despachos en Francia. No sustituye las normas de su profesión, que detallan su colegio y el Consejo Nacional de la Abogacía francés (CNB).

Consulta con abogado online: ¿de qué hablamos?

La expresión abarca dos cosas distintas, que conviene diferenciar en su web:

• la reserva en línea de una consulta, que después puede celebrarse en el despacho;
• la consulta a distancia en sí, por videollamada, por teléfono o por escrito.

Ambas se combinan bien: el cliente reserva en línea a cualquier hora y luego elige el formato que le conviene. De hecho, el Consejo Nacional de la Abogacía francés ofrece en avocat.fr consultas por teléfono, por videollamada o por escrito: estos formatos ya son familiares para el público.

¿Qué fórmulas de consulta ofrecer?

Más vale tres fórmulas bien descritas que una única «consulta» poco clara. Para cada una, indique la duración, el lugar, el precio y lo que obtiene el cliente al final.

Los títulos importan: «Primera consulta – derecho laboral – 45 min – videollamada» informa mejor que un simple «Cita». El cliente sabe lo que reserva y usted sabe lo que le espera.

Fijar y mostrar el precio de la consulta

Como recuerda avocat.fr, el sitio del Consejo Nacional de la Abogacía francés, los honorarios de los abogados no los fija la ley ni ningún baremo: se acuerdan libremente con el cliente. El mismo sitio precisa que están prohibidos los honorarios calculados únicamente en función del resultado; en cambio, puede añadirse un complemento por resultado a unos honorarios a tanto alzado o por tiempo dedicado.

Desde la ley del 6 de agosto de 2015, en Francia es obligatorio un acuerdo de honorarios por escrito, recuerda el CNB: precisa cómo se determinan los honorarios para las actuaciones previsibles, así como los gastos y desembolsos previstos. En una consulta online, esto invita a separar bien dos momentos:

1. la consulta en sí, con un precio visible antes de la reserva;
2. la posible continuación (redacción, procedimiento, negociación), que se rige por su acuerdo de honorarios.

Un dato útil para sus clientes: según justice.fr, existen consultas gratuitas en los puntos de acceso a la justicia y en las guardias organizadas por los colegios de abogados, pero allí solo la primera consulta es gratuita. Su consulta de pago se diferencia por el tiempo dedicado, el análisis de los documentos y la posibilidad de un seguimiento por el mismo abogado. Dígalo con sencillez en la descripción de la fórmula.

¿Conviene cobrar en línea al reservar? Es una decisión de cada despacho. El pago por adelantado limita las citas a las que el cliente no acude; nuestro artículo anticipo o arras explica qué término usar y lo que implica en caso de cancelación.

Filtrar las solicitudes antes de aceptar una cita

Un despacho no puede aceptar automáticamente cualquier solicitud: debe comprobar que el asunto entra en sus áreas y que nada le impide recibir a la persona, según las normas de su profesión. Por eso, la reserva en línea debe dejarle a usted el control.

Hacer una o dos preguntas antes de los horarios

Una pregunta sencilla orienta la solicitud: «¿Su consulta tiene que ver con familia, trabajo, empresa o vivienda?». Según la respuesta, puede mostrar solo las consultas correspondientes, o remitir a un colega para las áreas que usted no trata.

Validar cada solicitud

Con la validación manual, la solicitud llega «pendiente» y solo se confirma tras su aprobación. Así tiene tiempo para hacer sus comprobaciones habituales.

Dejar un plazo mínimo

Un plazo de reserva de unas horas, o incluso de un día, evita que un cliente reserve un horario para dentro de una hora sin que usted haya podido leer su solicitud ni sus documentos.

Hacer bien una consulta por videollamada

La videollamada ahorra un desplazamiento al cliente, siempre que las condiciones técnicas y la confidencialidad estén a la altura. Algunas reglas prácticas:

• un enlace único por cita, enviado con antelación y recordado la víspera;
• un lugar tranquilo y aislado por su parte, e invite al cliente a aislarse también: lo que le confía está protegido por el secreto profesional;
• los documentos enviados antes de la conversación, por un canal seguro, para no pasar la mitad del tiempo compartiendo pantallas;
• una alternativa anunciada: si se corta, usted vuelve a llamar al cliente al número que haya indicado.

Proteger la agenda entre vistas y consultas

El principal riesgo de la reserva en línea para un abogado es que coincida con una vista, un desplazamiento o una cita concertada por teléfono. Dos costumbres lo evitan:

• una única agenda de referencia, sincronizada con la que ya utiliza, para que las vistas bloqueen automáticamente los horarios en línea;
• franjas dedicadas a las consultas, por ejemplo dos tardes por semana, en lugar de horarios dispersos. El método del time blocking ayuda a colocarlas sin sacrificar el tiempo de redacción.

Un abogado de familia puede, por ejemplo, reservar las tardes del martes y del jueves para las primeras consultas, y guardar la mañana del viernes para las citas de seguimiento. Un abogado mercantilista preferirá a menudo horarios a primera hora de la mañana o a última de la tarde, cuando sus clientes directivos están disponibles.

Después de la consulta: convertir la conversación en unos pasos claros

Una consulta termina bien cuando el cliente se va con una respuesta y un siguiente paso. Prevea:

1. un breve resumen por escrito de los puntos tratados y de las opciones, si su fórmula lo incluye;
2. la propuesta de acuerdo de honorarios si el cliente le encarga el asunto;
3. los plazos anotados en el expediente, para que no se escape nada;
4. un enlace para reservar una cita de seguimiento, reservado a los clientes existentes.

Para comparar las herramientas que permiten este recorrido, nuestro artículo sobre los 8 criterios para elegir un software de citas le ofrece una guía de lectura.

Cómo ayuda Calendrio a un despacho a organizar sus consultas

Calendrio ofrece al despacho una página de reservas abierta 24 h/24. Cada consulta tiene su duración, su lugar (despacho, videollamada o teléfono) y su forma de pago (en el local, anticipo o pago completo en línea). Unas preguntas antes de reservar orientan la solicitud, la validación manual se configura servicio por servicio y se crea automáticamente un enlace de Google Meet si su Google Calendar está conectado. La sincronización con Google Calendar u Outlook bloquea los horarios ya ocupados, y el recordatorio automático se envía por email 24 h antes. Para el sector «Jurídico y asesoría», la ficha del cliente incluye un seguimiento de expedientes.

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