Software de citas para peluquería: las funciones imprescindibles en el salón

Usted corta, colorea, aconseja… y entre dos clientas responde al teléfono, anota una cita en un cuaderno y llama a la que ha olvidado la suya. Un software de citas para peluquería sirve precisamente para aligerar todo lo que pasa alrededor del sillón. Ahora bien, hay que elegir una herramienta pensada para un salón independiente, y no para una cadena de veinte tiendas.

Es la realidad de la mayor parte del oficio. Según el informe sectorial de la UNEC (la principal organización patronal de peluquería en Francia; datos de 2023), la peluquería cuenta con 109.310 establecimientos, de los cuales el 65 % no tiene empleados, y el 30,5 % trabaja a domicilio. Dicho de otro modo, la mayoría de los peluqueros trabajan solos, o casi. Esta guía repasa las funciones que de verdad cuentan para ellos, con las preguntas que hacer durante una prueba.

1. La reserva en línea, las 24 horas

Es la función básica. Sus clientas reservan desde un enlace, por la noche o el domingo, sin llamarle. Se acabaron las interrupciones en pleno corte y las solicitudes perdidas mientras trabajaba. Una agenda de peluquería en línea muestra solo los horarios realmente libres, calculados según la duración de cada servicio (vea nuestra agenda en línea para peluquería).

Qué comprobar durante la prueba:

• ¿puede definir una duración por servicio (corte, color, mechas, peinado) para que la agenda bloquee el tiempo adecuado?
• ¿puede cerrar algunos servicios largos a las reservas de última hora?
• ¿la página de reserva es fácil de usar en el teléfono, que es desde donde sus clientas reservan más a menudo?

Haga usted mismo la prueba: reserve una cita como una clienta, desde su smartphone. Si duda en algún momento, sus clientas también dudarán.

2. Los recordatorios automáticos antes de la cita

Una clienta que olvida su cita es un sillón vacío y unos ingresos perdidos. Los recordatorios automáticos son la mejor solución conocida. Una revisión Cochrane, realizada en el ámbito de la salud, midió tasas de asistencia del 67,8 % sin recordatorio frente al 78,6 % con un recordatorio por SMS. El contexto es distinto al de un salón, pero el mecanismo es el mismo: se olvida menos lo que nos recuerdan.

Compruebe que el recordatorio se envía solo, sin que usted tenga que hacer nada, y que su texto se puede personalizar.

Para profundizar en las ausencias, consulte nuestros 9 métodos para reducir las citas no presentadas.

3. El registro rápido de las citas concertadas por teléfono o en el mostrador

Incluso con la reserva en línea, una parte de su clientela seguirá llamando o pidiendo la próxima cita al irse. El software debe permitirle añadir esa cita en unos segundos, desde su teléfono, e integrarla en la misma agenda que las reservas en línea. Si no, gestiona dos agendas, y vuelve el riesgo de reservas duplicadas.

Consejo práctico: proponga siempre la próxima cita en la caja. Una clienta que se va con su fecha en la agenda tiene menos probabilidades de irse a otro sitio.

4. El anticipo en línea para los servicios largos

Unas mechas balayage, un alisado o un peinado de novia ocupan su sillón durante horas. Una ausencia en este tipo de servicio pesa mucho. Pedir un anticipo en el momento de la reserva compromete a la clienta y asegura su horario.

El ajuste adecuado, para la mayoría de los salones: sin anticipo en los cortes habituales, con anticipo en los servicios largos y en las primeras citas de clientas nuevas. Indique por escrito sus condiciones de cancelación y de reembolso; para la redacción exacta de estas condiciones, un asesor jurídico o su organización profesional podrá orientarle.

5. Un fichero de clientes con sus notas técnicas

Su fichero de clientes es su memoria. Para un peluquero, debe poder recoger la información útil para el trabajo: la fórmula de color utilizada, la altura del degradado, una sensibilidad del cuero cabelludo indicada por la clienta, la fecha de la última cita.

Estos datos son personales y, por tanto, están regulados por el RGPD. Anote solo lo que sirve para el servicio. Y si piensa enviar mensajes promocionales, la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos) recuerda que, con clientes existentes, solo es posible sin consentimiento previo para servicios similares, siempre que la persona esté informada y pueda oponerse fácilmente, al recoger sus datos y en cada mensaje.

6. La sincronización con su agenda personal

Una cita con el médico, la salida del colegio, una formación: si su agenda personal y la del salón no se comunican, una clienta acabará reservando en un horario en el que usted no está. Compruebe que el software se sincroniza con la agenda que ya utiliza (Google Calendar, Outlook) y que sus eventos personales bloquean automáticamente los horarios afectados.

Es aún más importante para los peluqueros a domicilio, que también deben prever los trayectos. Bloquee un tiempo de desplazamiento entre dos clientas y, si es posible, agrupe las citas por barrio en una misma media jornada. Nuestro método para organizar su jornada como autónomo detalla este principio de los márgenes entre citas.

7. Una solución para las llamadas perdidas

Durante un corte, no descuelga: es normal. Pero una clienta que se encuentra con el contestador puede llamar al salón de al lado. Algunas herramientas envían automáticamente un SMS a la persona cuya llamada no se ha atendido, con el enlace de reserva. Ella reserva por su cuenta, y usted no tiene que hacer nada.

Si su software no lo ofrece, grabe al menos un mensaje de bienvenida que remita a su enlace de reserva.

8. Un enlace de reserva fácil de compartir

La mejor agenda en línea no sirve de nada si nadie encuentra el enlace. Debe ser corto y fácil de poner en todas partes: bio de Instagram, ficha de Google, escaparate con un código QR, firma de sus mensajes. Aproveche para cuidar su reputación en línea: nuestra guía para obtener reseñas de Google después de cada cita le ofrece modelos de mensajes listos para usar.

Cómo probar bien un software antes de comprometerse

La mayoría de las soluciones ofrecen una prueba gratuita. Para comparar varias herramientas con una base común, apóyese en nuestros 8 criterios para elegir un software de citas. Para que la prueba sea útil, trátela como una semana de trabajo real:

1. Día 1: introduzca sus servicios con sus duraciones reales y su horario de apertura.
2. Día 2: reserve usted mismo desde su teléfono, como una clienta, y compruebe el recordatorio recibido.
3. Días 3 a 7: envíe el enlace a algunas clientas fieles y pregúnteles qué les parece.
4. Fin de la prueba: haga cuentas. ¿El tiempo ganado al teléfono y las citas no olvidadas cubren la suscripción?

La tabla que rellenar durante la prueba

Desconfíe de las permanencias largas firmadas antes de haber probado, y mire de cerca el coste de los SMS, que puede sumarse a la suscripción.

Lo que Calendrio ofrece a los peluqueros independientes

Calendrio es una agenda de citas en línea y un fichero de clientes pensados para autónomos. Sus clientas reservan las 24 horas desde su enlace personal, con una duración propia para cada servicio (un corte y un color reservados juntos ocupan la duración de ambos) y, en un salón con varias personas, la elección de su peluquero. Usted añade en pocos gestos las citas concertadas por teléfono, se envía automáticamente un recordatorio por email 24 h antes de cada cita, y puede escribir a sus clientas por SMS en unos clics. Puede pedir un anticipo en línea al reservar, sincronizar su agenda con Google Calendar u Outlook para evitar las reservas duplicadas, y activar como opción el SMS automático después de una llamada perdida.

Todo el detalle, servicio por servicio, está en nuestra página software de citas para peluquería.

El plan Pro cuesta 39 € sin IVA al mes (79 € sin IVA el plan Equipo, hasta 5 colaboradores), y los SMS 0,10 € sin IVA por unidad. Consulte las tarifas o empiece la prueba gratuita de un mes, sin tarjeta bancaria y sin permanencia.