Agenda compartida en un consultorio de profesionales: una página común, cuentas separadas

Claire es sofróloga, Inès naturópata y Marc reflexólogo. Alquilan la misma sala. Su consultorio es imaginario, su problema no: una clienta le pide a Inès el jueves a las 10:00, y nadie sabe si Marc ya ha ocupado esa franja. Una agenda compartida en un consultorio de profesionales debe responder a esa pregunta sin mostrarle a Inès los clientes de Marc. Sigamos su puesta en marcha, ajuste por ajuste, con lo que Calendrio hace y lo que no hace.

Agenda compartida en un consultorio de profesionales: no todo se comparte

En un consultorio compartido se mezclan tres cosas. La sala es común. Los clientes y el dinero no lo son: Claire, Inès y Marc son tres actividades distintas, con sus precios, sus facturas y sus reglas de cancelación.

Un Google Calendar común parece la solución evidente. Según el permiso elegido, muestra solo la disponibilidad o todos los detalles de los eventos, nombres incluidos. Configurado para mostrar solo la disponibilidad, protege los nombres. Falta dar a los clientes una página para reservar, y conseguir que esa página tenga en cuenta la sala.

Calendrio ofrece dos maneras de trabajar en grupo. No están pensadas para las mismas personas.

Claire, Inès y Marc cobran cada uno por su cuenta: lo que necesitan son cuentas vinculadas. Un equipo con empleados, en cambio, se fijará más bien en la agenda compartida de un equipo.

¿Cuántas citas y personas puedo gestionar?

Calendrio no limita el número de citas reservadas en su página de reservas, sea cual sea el plan. En cuanto a personas, una cuenta se vincula como máximo a otras 10, de las cuales 5 pueden bloquear sus franjas: por tanto, una misma sala se comparte entre 6 profesionales como máximo.

Los demás límites dependen del plan de cada uno. En Gratis: 2 servicios y 30 contactos. En Pro: sin límite en ninguno de los dos. Solo las citas creadas mediante la API o el conector tienen una cuota mensual: 10 en Gratis, 200 en Pro y durante la prueba, 1 000 en Equipo. Para un consultorio de tres, nada de esto impide empezar, y cada uno puede quedarse con el plan que le convenga.

Lunes por la mañana: los ajustes, cuenta por cuenta

Primero, cada uno crea su propia cuenta. Después, la invitación se envía desde Ajustes → Cuentas vinculadas (en una cuenta nueva, pase por «Ajustes avanzados»), con el email de inicio de sesión del otro: si no hay ninguna cuenta con esa dirección, no se envía. El otro recibe un email y acepta desde sus ajustes.

Tres profesionales, tres vínculos. Claire invita a Inès y a Marc, y luego Inès invita a Marc. El vínculo no se transmite: si Inès y Marc no están vinculados entre sí, las citas de Marc no cierran nada en la agenda de Inès, aunque los dos estén vinculados a Claire. Entre cuatro, hacen falta seis vínculos.

Una casilla en cada lado. En cada vínculo, cada uno comprueba por su parte que «Sus citas bloquean mis horarios» sigue marcada: lo está por defecto. Si Marc la desmarca, su página sigue ofreciendo la hora en la que Inès está atendiendo.

Una persona se encarga de la página. Claire marca «Mostrar su agenda en mi página de reservas» para Inès y para Marc, e indica su especialidad. El bloque «Nuestro equipo» aparece en su página, y el enlace de la página de equipo se muestra en sus ajustes, listo para copiar.

Un mismo nombre para un mismo servicio. Si Claire e Inès ofrecen ambas una «Sesión de toma de contacto», con el mismo nombre y la misma ortografía, la página de equipo la convierte en un solo servicio, con la horquilla de precios. Escritas de forma distinta, son dos líneas.

Lo que ve el cliente, lo que ve el compañero

En la página de equipo, el cliente elige un servicio, un día y una hora entre la disponibilidad de todos. Puede filtrar por especialidad. Si hay varias personas libres, elige con quién. Después, la reserva se completa en la página de esa persona: sus condiciones, su anticipo, su pago.

Así, Inès puede pedir un anticipo, y Marc un pago en el consultorio. La cita se queda en la cuenta en la que se reservó, con su cliente y su pago.

En la agenda de Claire, una cita de Marc aparece como «Ocupado · Marc», sin nombre de cliente ni detalles. Si cada uno lleva su fichero de clientes por su lado, ningún nombre circula. Existe una opción para mostrar a una cuenta vinculada su número de citas y su facturación de los últimos 30 días: está desmarcada por defecto.

Un detalle sobre la página de equipo: un miembro en Gratis muestra en ella 2 servicios; un miembro con un plan de pago o en periodo de prueba los muestra todos. Si la cuenta que se encarga de la página tiene el plan Equipo, se muestran todos los servicios de sus miembros, incluso en Gratis.

Lo que Calendrio no hace por un consultorio compartido

Más vale saberlo antes de empezar. Las cuentas vinculadas resultan realmente útiles, pero no gestionan una sala.

• Las cuentas vinculadas bloquean cuentas, no salas. Con dos salas para tres profesionales, no cuenta cuáles quedan libres. Vincule solo a quienes comparten la misma sala, o repártanse los días con los horarios de cada uno.
• El bloqueo se aplica a todas las citas del otro. Una videollamada de Inès, hecha desde su casa, también cierra la franja en la agenda de Claire. El ajuste no se hace cita por cita.
• No se reserva ningún margen entre dos cuentas. La pausa entre citas se aplica dentro de una misma cuenta. Si Marc termina a las 11:00, las 11:00 pueden ofrecerse en la agenda de Claire. Por eso Marc, que cambia las toallas y ventila la sala, configura su sesión en 1 h 15 y lo indica en la descripción: 1 h de sesión, 15 minutos de preparación de la sala.
• Solo bloquean las citas de Calendrio y las sesiones de grupo con inscritos. Un evento de Google de un compañero aparece como «Ocupado», salvo que él lo oculte, pero no cierra sus franjas. Una tarea tampoco. Lo que ocupa la sala debe anotarse como una cita, o en una agenda de Google u Outlook conectada a cada una de las cuentas.
• Una cita añadida a mano no se compara con las de sus compañeros. El aviso solo tiene en cuenta su propia agenda. Mire los bloques «Ocupado» antes de confirmar.
• Nada tiene que ver con el alquiler. Calendrio no calcula las horas de sala de cada uno ni reparte ningún gasto.

La franja se vuelve a comprobar justo antes de guardar una reserva, pero ninguna herramienta sustituye un pequeño acuerdo entre ustedes. Tengan una forma sencilla de avisarse en caso de solapamiento.

Antes de compartir: el contrato de alquiler, los datos, la ficha de Google

El contrato de alquiler. Alquilar su sala a un colega puede ser un subarriendo. En un arrendamiento profesional, es posible salvo que el contrato lo prohíba, y el arrendador debe ser informado por escrito. En un arrendamiento comercial, está prohibido salvo cláusula en contrario o acuerdo del arrendador; si es irregular, expone al arrendatario a una demanda de resolución del contrato. En un arrendamiento mixto, de vivienda y actividad, está prohibido salvo acuerdo escrito del arrendador. Pida a un notario o a un abogado que revise su situación.

Los datos. Mientras cada uno conserve su fichero, en principio cada uno responde de él por sí solo. Si deciden juntos tener un fichero común, pueden convertirse en corresponsables del tratamiento en el sentido del artículo 26 del RGPD, con un acuerdo entre ustedes, preferiblemente por escrito. El sitio web de la CNIL, o un asesor especializado, le ayudará a determinar su caso.

La ficha de Google. Google acepta una ficha por profesional que esté en contacto directo con el público y localizable en el lugar en el horario indicado. Cuando varios profesionales ejercen en el mismo lugar, el local puede tener su propia ficha, independiente, y la del profesional lleva solo su nombre. Mostrar una dirección exige una señalización permanente con el nombre de la actividad. El enlace del equipo va en la ficha del consultorio, y el suyo en su ficha.

Lo que Calendrio aporta a un consultorio compartido

Calendrio da a cada uno su página de reservas, sus recordatorios y sus pagos, y al consultorio una página común. Las cuentas vinculadas están incluidas en todos los planes. El plan gratuito basta para probar en grupo; el plan Pro, a 39 € sin IVA al mes, elimina el límite de servicios y contactos, y añade los SMS de recordatorio. Encontrará más ejemplos por profesión en la página profesionales del bienestar.

Cree su cuenta gratis e invite después a un compañero: hasta el 30 de noviembre de 2026, la prueba pasa de un mes a tres meses con este enlace, sin tarjeta bancaria y sin compromiso.