Çevrimiçi avukat danışmanlığı: hangi seçenekler sunulmalı ve nasıl organize olunmalı

Ön görüşmeye çağrılmış bir çalışan, ticari kira sözleşmesi imzalaması gereken bir yönetici, ayrılığa hazırlanan bir çift: gelecekteki müvekkillerin çoğu avukat aramayı akşamları, telefonlarından yapıyor. Çevrimiçi avukat danışmanlığı sunmak, onların bu ilk görüşmeyi büronun açılmasını beklemeden rezerve etmelerini, bazen de görüntülü ya da telefonla uzaktan yapmalarını sağlar.

Yine de doğru seçenekleri belirlemek, net bir fiyat göstermek, talepleri elemek ve iki duruşma arasında takviminizi korumak gerekir. Bu pratik rehber serbest çalışan avukatlara ve küçük bürolara yöneliktir. Baronuzun ve Conseil national des barreaux'nun (Fransız barolar ulusal konseyi) ayrıntılı olarak açıkladığı meslek kurallarının yerini tutmaz.

Çevrimiçi avukat danışmanlığı: neden söz ediyoruz?

Bu ifade iki farklı şeyi kapsar; sitenizde bunları ayırmak daha iyidir:

• bir danışmanlığın çevrimiçi rezervasyonu; görüşme daha sonra büroda yapılabilir;
• uzaktan danışmanlığın kendisi: görüntülü, telefonla veya yazılı olarak.

İkisi iyi bir araya gelir: müvekkil her saatte çevrimiçi rezervasyon yapar, sonra kendisine uygun formatı seçer. Conseil national des barreaux da avocat.fr sitesinde telefonla, görüntülü veya yazılı danışmanlık sunuyor: bu formatlar halk için artık tanıdık hale geldi.

Hangi danışmanlık seçenekleri sunulmalı?

Belirsiz tek bir “danışmanlık” yerine iyi tanımlanmış üç seçenek daha iyidir. Her biri için süreyi, yeri, fiyatı ve müvekkilin sonunda ne elde edeceğini belirtin.

Başlıklar önemlidir: “İlk danışmanlık – iş hukuku – 45 dk – görüntülü” basit bir “Randevu”dan daha bilgilendiricidir. Müvekkil neyi rezerve ettiğini, siz de sizi neyin beklediğini bilirsiniz.

Danışmanlık ücretini belirlemek ve göstermek

Conseil national des barreaux'nun sitesi avocat.fr'nin hatırlattığı gibi, avukat ücretleri yasa veya bir tarifeyle belirlenmez: müvekkille serbestçe kararlaştırılır. Aynı site, yalnızca sonuca göre hesaplanan bir ücretin yasak olduğunu belirtir; buna karşılık götürü ya da harcanan zamana göre belirlenen bir ücrete bir başarı primi eklenebilir.

CNB'nin hatırlattığı gibi, 6 Ağustos 2015 tarihli yasadan (Fransız yasası) bu yana yazılı ücret sözleşmesi zorunludur: öngörülebilir işler için ücretin belirlenme yöntemlerini ve öngörülen masraf ve harcamaları belirtir. Çevrimiçi bir danışmanlık için bu, iki anı iyi ayırmanızı gerektirir:

1. danışmanlığın kendisi; fiyatı rezervasyondan önce gösterilir;
2. olası devamı (yazım, dava, müzakere); bu, ücret sözleşmenizin konusudur.

Müvekkilleriniz için yararlı bir açıklama: justice.fr'ye göre points-justice'lerde (adli bilgi noktaları) ve baroların düzenlediği nöbetlerde ücretsiz danışmanlıklar vardır, ancak orada yalnızca ilk danışmanlık ücretsizdir. Ücretli danışmanlığınızı ayıran şey ayrılan zaman, belgelerin incelenmesi ve aynı avukat tarafından takip imkânıdır. Bunu seçeneğin açıklamasında sade bir dille söyleyin.

Rezervasyonda çevrimiçi ödeme istenmeli mi? Bu, büronun tercihidir. Önceden ödeme, gelinmeyen randevuları azaltır; ön ödeme mi cayma akçesi mi yazımız hangi terimin kullanılacağını ve iptal durumunda ne anlama geldiğini açıklıyor.

Bir randevuyu kabul etmeden önce talepleri elemek

Bir büro her talebi otomatik olarak kabul edemez: meslek kurallarınıza göre dosyanın uzmanlık alanlarınıza girdiğini ve kişiyi kabul etmenize hiçbir engel olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Bu nedenle çevrimiçi rezervasyon kontrolü size bırakmalıdır.

Saatlerden önce bir iki soru sormak

Basit bir soru talebi yönlendirir: “Talebiniz aile, iş, şirket veya konutla mı ilgili?”. Cevaba göre yalnızca ilgili danışmanlıkları gösterebilir ya da ilgilenmediğiniz alanlar için bir meslektaşınıza yönlendirebilirsiniz.

Her talebi onaylamak

Manuel onayla talep “beklemede” olarak gelir ve ancak sizin onayınızdan sonra kesinleşir. Olağan kontrollerinizi yapmak için zamanınız olur.

Asgari bir süre bırakmak

Birkaç saatlik, hatta bir günlük rezervasyon süresi, siz talebi ve belgeleri okuyamadan bir müvekkilin bir saat sonrasına rezervasyon yapmasını önler.

Görüntülü danışmanlığı başarıyla yürütmek

Görüntülü görüşme müvekkili yolculuktan kurtarır, yeter ki teknik koşullar ve gizlilik sağlansın. Birkaç pratik kural:

• her randevu için benzersiz bir bağlantı, önceden gönderilmiş ve bir gün önce hatırlatılmış;
• sizin tarafınızda sakin ve yalıtılmış bir yer, müvekkile de yalnız kalmasını rica edin: size anlattıkları meslek sırrı kapsamındadır;
• zamanın yarısını ekran paylaşarak geçirmemek için belgelerin görüşmeden önce güvenli bir kanalla gönderilmesi;
• önceden duyurulmuş bir yedek çözüm: bağlantı kesilirse müvekkili belirttiği numaradan geri ararsınız.

Duruşmalar ve danışmanlıklar arasında takvimi korumak

Bir avukat için çevrimiçi rezervasyonun başlıca riski bir duruşma, bir yolculuk veya telefonla alınmış bir randevuyla çakışmadır. İki alışkanlık bunu önler:

• zaten kullandığınız takvimle senkronize edilmiş tek bir referans takvim; böylece duruşmalar çevrimiçi saatleri otomatik olarak kapatır;
• dağınık saatler yerine danışmanlıklara ayrılmış zaman dilimleri, örneğin haftada iki öğleden sonra. Time blocking yöntemi, bunları yazım zamanından fedakârlık etmeden yerleştirmeye yardımcı olur.

Örneğin aile hukuku alanında çalışan bir avukat salı ve perşembe öğleden sonralarını ilk danışmanlıklara ayırabilir, cuma sabahını da takip randevularına bırakabilir. Bir ticaret hukuku avukatı ise çoğu zaman, yönetici müvekkillerinin müsait olduğu sabah erken veya gün sonu saatlerini tercih eder.

Danışmanlıktan sonra: görüşmeyi net bir devama dönüştürmek

Danışmanlık, müvekkil bir cevap ve bir sonraki adımla ayrıldığında iyi biter. Şunları planlayın:

1. seçeneğiniz öngörüyorsa, ele alınan konuların ve seçeneklerin kısa yazılı bir özeti;
2. müvekkil size bir iş verirse ücret sözleşmesi önerisi;
3. hiçbir şeyi kaçırmamak için dosyaya not edilen süreler;
4. mevcut müvekkillere özel bir takip randevusu rezerve etmek için bir bağlantı.

Bu akışı sağlayan araçları karşılaştırmak için bir randevu yazılımı seçmek için 8 kriter yazımız bir değerlendirme tablosu sunuyor.

Calendrio bir büronun danışmanlıklarını düzenlemesine nasıl yardımcı olur?

Calendrio büroya 7/24 açık bir rezervasyon sayfası sunar. Her danışmanlığın kendi süresi, yeri (büro, görüntülü veya telefon) ve ödeme şekli (yerinde, kapora veya çevrimiçi tam ödeme) vardır. Rezervasyon öncesi sorular talebi yönlendirir, manuel onay hizmet bazında ayarlanır ve Google Takviminiz bağlıysa otomatik olarak bir Google Meet bağlantısı oluşturulur. Google Takvim veya Outlook ile senkronizasyon dolu saatleri kapatır ve otomatik hatırlatma 24 saat önce e-postayla gönderilir. “Hukuk & Danışmanlık” sektörü için müşteri kartında dosya takibi bulunur.

Ayrıntılar avukatlar için randevu yazılımı sayfamızda, paketler ise banka kartı gerektirmeyen bir aylık ücretsiz denemeyle birlikte Fiyatlar sayfasında yer alıyor.