Serbest çalışan olarak gününüzü nasıl düzenlersiniz: 7 adımlık yöntem

Serbest çalışmak, birkaç mesleği aynı anda yürütmek demektir: müşterilerinizin size para ödediği iş ve geri kalan her şey — sekreterlik, muhasebe, iletişim, müşteri arama. Sage'in Fransa'daki küçük ve orta ölçekli işletmelerle yaptığı bir araştırmaya göre evrak işleri, işletme başına haftada ortalama 6 saat tutuyor. Bu süre ne faturalanıyor ne de dinlendiriyor.

İyi haber şu: iyi düzenlenmiş bir gün daha fazla disiplin gerektirmez, bir yapı gerektirir. Aşağıdaki yöntem 7 adımdan oluşuyor ve bu haftadan itibaren uygulamaya başlayabilirsiniz.

1. Örnek haftanızın envanterini çıkarın

Bir hafta boyunca yaptığınız her şeyi yarım saatlik dilimler hâlinde not edin. Ardından her faaliyeti şu üç kategoriden birine yerleştirin:

• Müşteri zamanı: seanslar, randevular ve hizmetler, yani geçiminizi sağlayan işler;
• İşletme zamanı: evrak işleri, faturalama, mesajlar, iletişim, müşteri arama;
• Kişisel zaman: molalar, yemekler, yolculuklar, aile hayatı.

Bu envanter neredeyse her zaman aynı şeyi gösterir: işletme zamanı küçük parçalar hâlinde her yere taşar ve geri kalanını kemirir. Bu üç zamanı birkaç güne dağıtmak için serbest çalışan olarak haftanızı düzenleme yöntemimizi izleyin.

2. Çalışma saatlerinizi belirleyin… ve onlara uyun

Müşterilere açık olduğunuz saatleri gün gün belirleyin ve müşterilerinizin rezervasyon yaptığı yerde gösterin. Net çalışma saatleri akşamlarınızı ve hazırlık sabahlarınızı korur; sonunda kurala dönüşen “akşam 8'de küçük bir randevu daha” durumunu önler. Günlere göre farklı saat aralıkları kullanabilirsiniz: önemli olan, bu saatlerin bilinmesi ve uyulmasıdır.

3. Takviminizde zaman blokları ayırın (time blocking)

Time blocking (zaman bloklama) ilkesi basittir: her faaliyet türünün takvimde kendine ayrılmış bir yeri vardır, tıpkı kendinizle yaptığınız bir randevu gibi. Müşteri kabul eden bir serbest çalışan için örnek bir gün:

Haftada bir kez, örneğin cuma öğleden sonra, muhasebe, iletişim ve müşteri arama için daha uzun bir blok ekleyin. Haftanın tamamını blok blok kurmak için 5 adımlık time blocking yöntemimizi izleyin.

4. Benzer işleri bir araya toplayın

İki müşteri arasında bir mesaja yanıt vermek önemsiz görünür. Oysa sürekli bir işten diğerine geçmenin bedeli yüksektir: Amerikan Psikoloji Derneği (APA), bu geçişlerin verimli zamanın %40'ına kadarını kaybettirebileceğini belirtiyor. Çözüm: işleri toplu hâlde yapmak.

• mesajlar ve geri dönülecek aramalar: günde iki kez, sabit saatte;
• faturalama ve ödeme hatırlatmaları: haftada bir kez;
• sosyal medya paylaşımları: bütün hafta için tek seferde hazırlanır.

5. Randevular arasında boşluk bırakın

Müşterileri soluk almadan art arda almak, sabah 10'dan itibaren gecikme biriktirmenin en kesin yoludur. İki randevu arasında 10 ila 15 dakika ayırın: nefes almak, seansın önemli noktalarını not etmek, bir sonrakini hazırlamak ve küçük bir gecikmeyi telafi etmek için. Müşterilerinizin yanına gidiyorsanız, gidiş ve dönüş yol süresini de takvime ekleyin.

En kolayı, bu payları hizmet hizmet bir kez ayarlamaktır: her seans türü için gerçekçi bir süre ve evde bir randevuyu bir saat önceden öğrenmemek için rezervasyondan önce minimum bir süre. Salon, ev ve görüntülü görüşme arasında geçiş yapan koçlar, spor koçları için randevu yazılımı sayfamızda eksiksiz bir hafta örneği bulabilir. Güzellik uzmanları ise güzellik uzmanının çalışma planı rehberimizde her bakımın gerçek süresini ölçmeyi ve uzun bakımlarla kısa bakımları dönüşümlü planlamayı bulacaktır.

6. Tekrarlanan her şeyi otomatikleştirin

Haftada üç kereden fazla yaptığınız her iş otomasyon için bir adaydır. Randevuyla çalışan bir işte en çok kazandıranlar şunlardır:

• Online randevu: müşteriler gece 11'de bile, sizi bölmeden kendi başlarına rezervasyon yapar;
• Otomatik hatırlatmalar: randevudan bir gün önce gönderilir ve gelmeme oranını da düşürür (gelinmeyen randevular hakkındaki yazımıza bakın);
• Onaylar ve değişiklikler: telefon yerine online yönetilir;
• Takip mesajları: uzun süredir gelmeyen müşterilere gönderilir.

Yorum istemek bile her randevudan sonra iki dakikalık bir rutine dönüşebilir: Google yorumu alma yöntemimiz, bir kez kaydedip tekrar tekrar kullanabileceğiniz mesaj şablonları sunuyor.

7. Her günü ertesi günü hazırlayarak bitirin

Gün sonunda üç şey için 10 dakika ayırın: ertesi günün programını kontrol etmek, randevular dışındaki üç önceliği not etmek (on değil, üç) ve aklınızda dolaşan her şeyi yazarak zihninizi boşaltmak. Böylece ertesi güne tam olarak ne yapacağınızı bilerek başlarsınız ve ilk saatinizi plan yapmakla harcamazsınız.

İyi düzenlenmiş bir günü bozan hatalar

• Seans sırasında telefona cevap vermek: karşınızdaki müşteri ihmal edildiğini hisseder, arama da çoğu zaman iyi yönetilemez.
• İstenen her saati kabul etmek, çalışma saatleriniz dışındakiler dahil.
• Öğle arasını atlamak: öğleden sonraki yorgunluk, kazanılan 45 dakikadan daha pahalıya patlar.
• Bitmek bilmeyen bir yapılacaklar listesi: seçim yapmaya yardım edeceğine cesaret kırar.

Peki Calendrio ile?

Calendrio, randevularla ilgili her konuda bu yöntemi sizin yerinize uygular: çalışma saatlerinizi siz belirlersiniz, müşterileriniz yalnızca boş zaman dilimlerinizde, her hizmetin kendi süresiyle, 7/24 online rezervasyon yapar ve her randevudan 24 saat önce e-postayla otomatik bir hatırlatma gönderilir. İzinlerinizi ayrıca olağan dışı kapanış olarak girersiniz; takviminiz Google Takvim veya Outlook ile senkronize olur, böylece iş ve özel randevularınızı çifte rezervasyon olmadan tek yerde görürsünüz.

Bir ay boyunca, banka kartı olmadan ücretsiz deneyebilirsiniz: hesabımı oluştur. Paketler fiyatlar sayfasında ayrıntılı olarak yer alıyor.