Randevu bekleme listesi: iptal edilen saatlerinizi nasıl doldurursunuz

Bir müşteri bir gün önceden iptal ediyor, bir diğeri son anda erteliyor: oysa önceki hafta yer olmadığı için üç kişiyi geri çevirmek zorunda kalmıştınız ve saat boş kalıyor. Kâğıt üzerinde ya da online ajandanızda tutulan randevu bekleme listesi tam olarak buna yarar: gelmeye hazır müşterileri el altında tutmak ve bir yer boşalır boşalmaz onlara haber vermek. İyi tutulduğunda, akşamınızı telefonda geçirmenize gerek kalmadan bir iptali bir randevuya dönüştürür.

Bu rehber size kimi kaydetmeniz, hangi bilgileri not etmeniz, yeri tahsis etmek için hangi kuralı seçmeniz, hangi mesajları göndermeniz ve kurallara nasıl uymanız gerektiğini anlatıyor. Mesleklere göre örnekler ve kopyalamaya hazır şablonlar dahil.

Neden bir bekleme listesi tutmalı?

Erken yapılan bir iptalin yerine kolayca başkası gelir: yeni müşteriler boşalan saate rezervasyon yapar. Bir gün önce ya da aynı sabah yapılan bir iptalde bu çok daha zordur. Doctolib'in, platformu kullanan sağlık profesyonelleri hakkında yayımladığı veriler sorunun boyutunu gösteriyor: Haziran 2024'te, 48 saatten kısa süre önce iptal edilen ya da ertelenen randevuların, tüm uzmanlık alanlarında %54'ünün yerine başkası gelmiş. Bu oran fizyoterapistlerde %40'a, psikologlarda ise %27'ye düşüyor.

Başka bir deyişle, son anda boşalan saatlerin büyük bir kısmı boş kalıyor. Bu rakamlar sağlık alanıyla ilgili, ama mekanizma bir kuaför salonu, bir estetik kabini ya da bir koç için de aynı: hızla haber verilecek kimse yoksa yer kaybolur.

Bekleme listenize kimi kaydetmeli?

Haber verilmesinde yarar olan üç müşteri profili vardır:

• İstediği gün yer bulamayan müşteri: en yaygın durum budur.
• Zaten ileri bir tarihte randevusu olan ve daha erken gelmeyi tercih edecek müşteri: randevusunu öne çekerse, doldurulması daha kolay olan daha geç bir saati de boşaltmış olur.
• Haftanın hep aynı günü gelen ve son dakika bir yeri kabul edecek esnek düzenli müşteri.

Kaydı, hayal kırıklığının yaşandığı anda önerin: müşteri, telefonda ya da rezervasyon sayfanızda, istediği günün dolu olduğunu fark ettiğinde. Tek bir cümle yeterli: «O gün dolu. Bir yer boşalırsa size haber vermemi ister misiniz?»

Hangi bilgileri not etmeli (ve daha fazlasını değil)?

Bir bekleme listesi hafif kalmalıdır. Yalnızca doğru yeri önermeye yarayan bilgileri not edin:

• ad;
• bir iletişim yolu (e-posta ya da telefon, müşterinin tercih ettiği);
• istenen gün ya da gün aralığı;
• istenen hizmet, çünkü bir boya ile hızlı bir saç kesimi aynı süreyi kaplamaz;
• varsa saat tercihi («tercihen sabah»).

Adres ya da doğum tarihi istemenize gerek yok: yalnızca gerekli olanı saklamak, AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) ilkelerinden biridir. Müşteri dosyası ve GDPR rehberimiz bu doğru alışkanlıkları ayrıntılı olarak anlatıyor. Son olarak, her kaydı gün geçtikten sonra silmeyi unutmayın.

Yeri tahsis etmek için hangi kuralı seçmeli?

En önemlisi, kuralın net olması ve kayıt anında duyurulmasıdır. Üç yöntem vardır:

Geç bir iptalde «ilk yanıt veren» kuralı çoğu zaman tek gerçekçi seçenektir: birkaç saat kaldığında, her kayıtlının yanıtını tek tek bekleyemezsiniz.

Bir yer boşaldığında hangi mesajları göndermeli?

Mesaj birkaç satırı geçmemeli: gün, saat, hizmet ve hemen rezervasyon yapmanın bir yolu. Ne kadar kısa olursa yanıt o kadar hızlı gelir.

Boşalan bir saat ne zamana kadar önerilmeli?

Yirmi dakika önce boşalan bir yer neredeyse hiçbir zaman alıcı bulmaz: müşterinin işini ayarlaması, hazırlanması ve gelmesi gerekir. Kendinize bir sınır koyun, örneğin randevudan iki saat önce, ve bunu mesleğinize göre uyarlayın. Online görüntülü görüşmeyle çalışan bir koç, şehrin öbür ucuna gitmesi gereken bir zanaatkârdan daha geç bir saati doldurabilir.

Bir yeri doldurmak için zaman kazanmanın en iyi yolu, yine de erken haber almaktır. Süresi duyurulmuş net bir iptal kuralı, müşterileri önceden iptal etmeye teşvik eder: iptal politikası şablonumuz bunu yazmanıza yardımcı olur. Bir gün önce gönderilen bir hatırlatma da müşteriye, yerini başkasına önermek için hâlâ zaman varken iptal etme fırsatı verir.

Düzenli müşterilere haber vermek: kurallara dikkat

Haber verilmesini isteyen bir kişiye gönderilen mesaj, onun talebine yanıt verir. Buna karşılık, hiçbir şey istemeyen diğer müşterilere haber vermek ticari bir mesaja yaklaşır. Fransa Ekonomi Bakanlığı, ticari e-postalar için bireylerin önceden onayının kural olduğunu hatırlatıyor; bir istisnayla: zaten müşteri olan bir kişi, aynı işletmenin benzer hizmetleriyle ilgili teklifler alabilir. Her durumda her mesaj kim olduğunuzu belirtmeli ve ücretsiz ve kolay bir şekilde abonelikten çıkmaya olanak tanımalıdır.

Uygulamada: yalnızca mevcut müşterilerinizle, aynı hizmet için iletişim kurun ve bu mesajları reddetmek için bir bağlantı ya da ibare bulundurun. Durumunuz hakkında şüpheniz varsa, Fransız veri koruma otoritesi CNIL'e ya da bir hukuk profesyoneline danışın.

Mesleklere göre örnekler

Kuaför: bekleme listesi, çoğu zaman dolu olan cumartesi günleri çok değerlidir. Hizmeti tam olarak not edin: 30 dakikalık bir yer bir boya için uygun değildir. Estetisyen: bir düğün ya da tatil öncesinde, bir yer boşalırsa müşterilere randevularını öne çekmeyi önerin. Fizyoterapist: rehabilitasyondaki hastalar çoğu zaman hafta içinde daha erken bir saati kabul eder; onları müsaitlikleriyle birlikte kaydedin. Spor koçu: dolu bir grup dersinde bekleme listesi, vazgeçen bir katılımcının yerini doldurur. Sağlıklı yaşam uzmanı: aynı gün boşalan bir seans, muayenehanenin yakınında çalışan bir müşteriye uygun olabilir. Avukat: boşalan bir ilk görüşme, daha ileri bir tarih bekleyen bir kişiye önerilebilir. Zanaatkâr: boşalan bir saati güzergâhınız üzerindeki birine önermek için kayıtlıları semtlere göre gruplayın.

Haber verildikten sonra rezervasyon yapmayan müşteriler için birkaç gün sonra nazik bir hatırlatma yeterli olabilir: bir müşteriyi yeniden takip etme rehberimiz kullanıma hazır ifadeler sunuyor. Bu saatlerde hangi fiyatı göstereceğinizi bilmek için de ücretlerinizi belirleme yöntemimizi okuyun.

Calendrio bekleme listesini sizin için nasıl yönetir?

Ücretli paketlerde ve deneme süresi boyunca, «Boşalan yerleri doldur» seçeneği (Ayarlar, Otomatik büyüme bölümü) rezervasyon sayfanıza bir bekleme listesi ekler. Hiçbir saat uymadığında müşteri, seçtiği gün için adını ve e-posta adresini bırakır. Bir randevu en az iki saat önceden iptal edilir edilmez, o gün için bekleyen kişiler rezervasyonu önceden dolduran bir bağlantı içeren bir e-posta alır: ilk rezervasyon yapan kişi yeri alır. Ardından bu saatin düzenli müşterilerinize, abonelikten çıkma bağlantısıyla birlikte haber verilir.

Elle takip etmeniz gereken hiçbir şey yok; Ücretsiz plandan itibaren dahil olan bir gün önceki e-posta hatırlatması da müşterilere önceden iptal etmeleri için zaman tanır. Paketleri Fiyatlar sayfasında keşfedin: bir aylık ücretsiz deneme banka kartı gerektirmez ve taahhütsüzdür.