تنظيم ندوة عبر الإنترنت أو ندوة حضورية: التسجيلات ورابط الفيديو والتذكيرات التلقائية

هل تريدون تنظيم ندوة عبر الإنترنت للتعريف بأنفسكم، أو ندوة حضورية في عيادتكم؟ منذ 25 أكتوبر 2026، يتولى Calendrio كل شيء تقريبًا: صفحة التسجيل، ورابط مكالمة الفيديو الذي يُرسل إلى كل مسجّل، والتذكيرات، والبريد بعد الندوة، وقائمة المسجّلين. تحتفظون بأداة الفيديو المعتادة لديكم (Google Meet أو Zoom أو Teams)؛ ويتولى Calendrio كل ما يدور حولها.

لتوضيح ذلك، نتابع Léa Martin، أخصائية علاج طبيعي خيالية في Enghien-les-Bains. إنه حساب العرض التوضيحي الخاص بنا: جميع البيانات في لقطات الشاشة وهمية. في نوفمبر، تقترح Léa موعدين جماعيين: ندوة مجانية عبر الإنترنت مساء الأربعاء، وورشة مدفوعة في عيادتها صباح السبت.

الجديد باختصار

• الندوة عبر الإنترنت: نوع جديد من الجلسات الجماعية، عبر الإنترنت، بتاريخ وساعة وعدد أماكن.
• رابط مكالمة الفيديو: يُنشأ تلقائيًا عبر Google Meet إذا كان تقويم Google الخاص بكم مربوطًا، وإلا فهو رابط Zoom أو Teams أو Meet الذي تلصقونه.
• رسائل بريد لكل مسجّل: تأكيد مع زر «الانضمام إلى الندوة»، وتذكيرات في اليوم السابق وقبل ساعة وقبل 15 دقيقة، ثم بريد بعد الندوة يتضمن التسجيل المُعاد ورابطًا لحجز موعد.
• صفحة التقديم: تُنشأ معبّأة مسبقًا؛ وزرّها يفتح التسجيل مباشرة. هذا هو الرابط الذي تضعونه في إعلان على Instagram أو Facebook.
• للدروس الجماعية والورش والندوات الحضورية أيضًا: قائمة المسجّلين، وبريد يصلكم مع كل تسجيل، وتذكير للمسجّل في اليوم السابق، ورابط إلغاء وفق قواعدكم، و«مراسلة المسجّلين».

تنظيم ندوة عبر الإنترنت: حالة Léa، من النقرة الأولى إلى اليوم التالي

إنشاء الندوة عبر الإنترنت

تفتح Léa «المجموعات والمساحات»، وتضغط على «+ إنشاء مساحة / درس» وتختار «ندوة عبر الإنترنت» من القائمة. إذا لم يظهر هذا النوع لديكم، فعّلوه من الإعدادات، في قسم «أنواع الموارد المتاحة». تكتب عنوانًا: «تعافٍ أفضل في المساء: 3 عادات بسيطة»، وتترك السعر 0 لندوة مجانية وتفتح 100 مكان. ثم تختار التاريخ وساعة البدء وساعة الانتهاء.

لمكالمة الفيديو، هناك خياران. إذا كان تقويم Google الخاص بها مربوطًا في الإعدادات، تحدد «أنشئ لي رابط Google Meet»: فيضيف Calendrio الندوة إلى تقويم Google الخاص بها مع رابطها. وإلا، تلصق رابط الاجتماع الذي أعدّته في Zoom أو Teams أو Meet. رابط التسجيل المُعاد اختياري: يمكنها إضافته بعد الندوة.

ثلاث خانات محددة تلقائيًا، ويمكن إلغاء تحديد كل منها: التذكيرات التلقائية، والبريد بعد الندوة، وإنشاء صفحة التقديم.

صفحة التقديم، للإعلان

عند الحفظ، تُفتح صفحة تقديم الندوة معبّأة مسبقًا (إذا كانت الخانة محددة ولديكم أقل من 20 صفحة تقديم): العنوان، والتاريخ والساعة، و«مجاني»، وما يتضمنه التسجيل، وثلاث خطوات وثلاثة أسئلة شائعة. تغيّر Léa النصوص مباشرة على الصفحة، وتضيف صورة إن أرادت، ثم تحدد «منشورة». قبل ذلك، لا يرى الصفحة أحد.

زر الصفحة («أسجّل مجانًا» لندوة مجانية، و«أحجز مكاني» إذا كانت مدفوعة) يفتح صفحة الحجز والندوة وتاريخها وساعتها محددة مسبقًا. لا يبقى على الشخص سوى إدخال اسمه وعنوان بريده الإلكتروني. هذا هو الرابط الذي تضعه Léa في إعلانها على Instagram أو Facebook. وإذا ربطت إعلاناتها في الإعدادات، يُبلغ Calendrio أيضًا Meta بزيارات وتسجيلات الأشخاص الذين يوافقون على ذلك: راجعوا قياس إعلاناتكم على Facebook وInstagram.

يمكن لصفحة تقديم موجودة لديكم بالفعل أن تقود هي أيضًا إلى ندوة عبر الإنترنت: إذا كانت لديكم ندوة قادمة، يقترح الزر الآن، في شريط المحرّر، «إلى التسجيل في ندوة».

التسجيل، كما يراه الشخص

على هاتفه، يصل الشخص إلى صفحة الحجز الخاصة بـ Léa وكل شيء محدد مسبقًا: الندوة، و«عبر مكالمة فيديو»، ويوم الأربعاء 18 نوفمبر في الساعة 19:00. لا يحتاج إلى إنشاء حساب: يكفي الاسم الأول واسم العائلة وعنوان البريد الإلكتروني، والهاتف اختياري. لا يظهر رابط مكالمة الفيديو إلا بعد التسجيل، على شاشة التأكيد وفي رسائل البريد.

عندما تُحجز جميع الأماكن، لا تعود الندوة معروضة. وبعد مرور تاريخها، تختفي من صفحة الحجز.

رسائل البريد تُرسل تلقائيًا

• عند التسجيل: تأكيد مع زر «الانضمام إلى الندوة»، و«إضافة إلى تقويم Google الخاص بي»، ورابط للإلغاء إذا كانت Léa تسمح بالإلغاء عبر الإنترنت. وتتلقى Léa من جهتها بريد «تسجيل جديد» مع عدد المسجّلين.
• في اليوم السابق، ثم قبل ساعة: تذكير بالزر نفسه. الشخص الذي يسجّل في اللحظة الأخيرة لا يتلقى التذكيرات التي فات وقتها: لديه تأكيده.
• قبل 15 دقيقة: «تبدأ الآن»، مع زر الدخول.
• بعد الندوة: بعد نحو ساعة من انتهائها، بريد شكر يتضمن التسجيل المُعاد إذا أضافت Léa رابطه، وزر «حجز موعد». إنها اللحظة المناسبة لاقتراح جلسة أولى.

يُرسل كل بريد بلغة المسجّل، ويصل أي رد مباشرة إلى صندوق بريد Léa. للتسجيل المُعاد، تسجّل Léa ندوتها بأداة الفيديو الخاصة بها، وتنشر الفيديو على الإنترنت (مثلًا على YouTube، كفيديو غير مدرج)، ثم تلصق الرابط في «رابط الفيديو والتسجيل المُعاد والتذكيرات»، على بطاقة الندوة. لا يسجّل Calendrio الفيديو بنفسه.

الندوات الحضورية والورش والدروس الجماعية: ما الذي يتغير أيضًا

ورشة طبخ الموسم لدى Léa من نوع «تدريب / ندوة». هذا النوع غير مفعّل تلقائيًا لحساب في مجال العافية: حددته Léa في الإعدادات، في قسم «أنواع الموارد المتاحة». تُقام ورشتها في العيادة، يوم السبت 21 نوفمبر من 9:30 إلى 12:30، بـ 12 مكانًا، وبسعر 45 €. حتى الآن، كان Calendrio يحسب المسجّلين في الجلسة الجماعية، لكنه لم يكن يرسل تذكيرًا ولا رابط إلغاء، ولم تكن Léa ترى قائمة الأسماء. منذ 25 أكتوبر:

• «عرض المسجّلين» يفتح القائمة حسب الجلسة: الاسم، والبريد الإلكتروني، والهاتف، وعدد الأماكن، ومدفوع أم لا، وملغى.
• تتلقى Léa بريدًا مع كل تسجيل.
• يتلقى المسجّل تذكيرًا في اليوم السابق، مع العنوان وتعليمات الوصول، إلا إذا اختارت Léa «دون تذكير» في إعداداتها.
• يتضمن بريد التأكيد رابط إلغاء إذا كانت Léa تسمح بالإلغاء عبر الإنترنت، مع المهلة المحددة (24 ساعة قبل الموعد لديها).
• «نسخ رابط التسجيل» يعطي رابطًا يفتح هذه الورشة مباشرة على صفحة الحجز.
• «مراسلة المسجّلين» ترسل رسالة إلى جميع المسجّلين في جلسة قادمة (500 كحد أقصى في كل إرسال): تغيير في الموعد، أو الأدوات المطلوب إحضارها… يظهر الزر بمجرد أن يكون لجلسة قادمة مسجّلون، وتصل الردود إلى صندوق بريد Léa.
• لم تعد الجلسة المجانية تمرّ عبر الدفع الإلكتروني.

إذا كنتم تقدّمون الورش والدروس بشكل أساسي، فإن صفحتنا للدروس والتدريبات تعرض بقية الإعدادات.

ما لا يفعله Calendrio

• لا توجد قاعة فيديو خاصة بـ Calendrio: تجري الندوة في Google Meet أو Zoom أو Teams. مع حساب Google شخصي مجاني، يقبل Google Meet حتى 100 مشارك ويحدّ الاجتماعات التي تضم ثلاثة أشخاص أو أكثر بـ 60 دقيقة على الحاسوب (مساعدة Google Meet، اطُّلع عليها في 25/10/2026). وما يتجاوز ذلك يتطلب اشتراكًا مدفوعًا لدى أداة الفيديو الخاصة بكم. قوموا بتجربة باستخدام عنوان بريد إلكتروني آخر قبل اليوم الموعود.
• لا رسائل SMS للجلسات الجماعية: تُرسل التذكيرات عبر البريد الإلكتروني.
• لا ملف تقويم لـ iPhone أو Outlook للجلسة الجماعية: فقط «إضافة إلى تقويم Google الخاص بي».
• الندوة المدفوعة عبر الإنترنت تتبع إعداد الدفع في حسابكم (عربون أو المبلغ كاملًا عبر الإنترنت، مع ربط Stripe). إذا كان حسابكم مضبوطًا على «الدفع في المكان»، يُسجَّل التسجيل دون دفع.
• بطاقات الهدايا وباقات الجلسات لا تنطبق على الجلسات الجماعية.
• الندوة الحضورية الممتدة على عدة أيام يكون التسجيل فيها يومًا بيوم: يختار كل شخص تاريخًا من بين الأيام المفتوحة.
• للندوة عبر الإنترنت تاريخ واحد فقط: لإعادتها، تنشئون ندوة جديدة.
• الباقة المجانية لا تشمل الجلسات الجماعية: فهي جزء من الباقات المدفوعة والفترة التجريبية.

هل تقدّمون جلسات السوفرولوجيا أو التأمل أو العلاج الطبيعي؟ اطّلعوا على Calendrio لممارسي العافية، أو جرّبوا Calendrio: الندوات عبر الإنترنت والحضورية مشمولة خلال الفترة التجريبية.