إيجاد موعد مشترك مع عميل أو زميل

لـإيجاد موعد مشترك مع عميل لا يحجز عبر الإنترنت، أو مع زميل لتنظيم ورشة، كثيرًا ما تحتاجون إلى عشر رسائل. في Calendrio، يبدأ كل شيء من نافذة واحدة، «إضافة إلى تقويمي»، تضم تبويبين: «عميل» لموعد عمل، و«لي» لكل ما عدا ذلك. وفي كليهما الزر نفسه: «اقتراح أوقات فارغة».

يتابع هذا المقال أسبوعًا من حياة إيناس، أخصائية علاج بالانعكاسات من نسج الخيال. ثلاث حالات، وثلاث طرق لتحديد موعد. لكل منها: ما تفعلونه، وما يتلقاه الطرف الآخر، وما لا يفعله Calendrio.

تبويبان، واستخدامان

«عميل» ينشئ موعدًا حقيقيًا: عميل (موجود، أو جديد برقم هاتف أو بريد إلكتروني فقط)، وخدمة، وعند الحاجة أحد المتعاونين، والمكان (العيادة، أو مكالمة فيديو، أو الهاتف، أو المنزل، أو مكان آخر) وتذكيرات العميل. هذا ما تستخدمونه عندما يتصل بكم عميل بدل أن يحجز بنفسه.

«لي» مخصص لكل ما ليس جلسة: مهمة، أو موعد شخصي، أو اجتماع مع زميل، أو دورة تدريبية. تعطونه اسمًا ولونًا وتذكيرًا لكم، وتقررون ما إذا كان بإمكان عملائكم الحجز خلال هذا الوقت.

في التبويبين، إذا لم يكن التاريخ محددًا بعد، يبحث «اقتراح أوقات فارغة» في تقويمكم عن الأوقات التي تكونون فيها متفرغين. بعد ذلك، أمامكم خياران: تحددون الوقت بأنفسكم، أو تقترحون عدة أوقات على الطرف الآخر ليختار.

بأداة أو من دونها، تبقى طريقة إيجاد موعد مشترك واحدة: اقتراح أوقات قليلة (من 2 إلى 4 تكفي غالبًا)، وتحديد مهلة للرد، ثم اعتماد الوقت الذي يناسب أكبر عدد من الأشخاص. يقوم Calendrio بهذه الأمور الثلاثة انطلاقًا من تقويمكم؛ ووحده المنظِّم يحتاج إلى حساب.

الإثنين: السيدة لوفيفر تتصل ولن تحجز أبدًا عبر الإنترنت

السيدة لوفيفر، 72 عامًا، عميلة من نسج الخيال، تتصل بالعيادة لحجز جلسة علاج بالانعكاسات للقدمين. ليس لديها بريد إلكتروني، بل هاتف محمول فقط، وهي مترددة بين عدة أيام. إيناس بين جلستين ولا تستطيع تصفّح تقويمها معها عبر الهاتف.

تفتح إيناس «إضافة إلى تقويمي»، تبويب «عميل». تنشئ بطاقة السيدة لوفيفر باسمها الأول ورقمها (يكفي رقم هاتف أو بريد إلكتروني)، وتختار خدمة «علاج القدمين بالانعكاسات، ساعة واحدة» والمكان «في المتجر / المكتب». ثم تلمس «اقتراح أوقات فارغة».

يبحث Calendrio في تقويمها، مع مراعاة مدة الخدمة، عن الأوقات الفارغة في الأيام القادمة. تتغير الإعدادات بلمسة واحدة: الفترة، والساعات («ليس قبل»، «الانتهاء قبل»)، وأيام الأسبوع، والمدة. تُبقي إيناس أربعة أوقات محددة (الأربعة الأولى محددة تلقائيًا، ويمكنها التغيير)، وتختار «يومان» للرد، وما سيفعله Calendrio في النهاية.

تلمس «اختيار هذه الأوقات»: تظهر الأوقات الأربعة في النموذج، تحت «الأوقات المقترحة». لم يُرسَل شيء بعد. يُرسَل الاستطلاع عندما تلمس «تأكيد» أسفل النموذج، كما في أي موعد عادي.

بما أن السيدة لوفيفر ليس لديها بريد إلكتروني، لا يُرسَل أي بريد. تنفتح لدى إيناس نافذة فيها زرّان، WhatsApp والرسائل القصيرة، والرسالة مكتوبة مسبقًا: اسم العيادة، والجلسة، والمهلة، والرابط. تلمس إيناس «الرسائل القصيرة» وترسلها من هاتفها. تفتح السيدة لوفيفر الرابط، وتحدد الأوقات التي تناسبها، دون إنشاء حساب.

عند انتهاء الاستطلاع (أو عندما تؤكد إيناس، إذا اختارت التأكيد بنفسها)، يُنشأ الموعد بالخدمة والمكان والتذكيرات المختارة. العميل الذي لديه بريد إلكتروني يتلقى تأكيده بالبريد. أما السيدة لوفيفر فليس لديها بريد: ينبّه Calendrio إيناس، التي ترسل لها الموعد بنفسها.

«تثبيت هذا الموعد» أو «اختيار هذه الأوقات»: ما الفرق

بالنسبة لنهاية الاستطلاع، أنتم من يختار، ولا شيء محدد تلقائيًا: إما أن ينشئ Calendrio الموعد تلقائيًا في الوقت الذي يناسب أكبر عدد من الأشخاص، وإما أن يُريكم أفضل وقت ولا يُنشأ الموعد إلا عندما تؤكدون بنقرة. تتراوح مهلة الرد بين 12 ساعة وأسبوع.

الأربعاء: إيجاد موعد مشترك مع زميل

تحضّر إيناس مع جوليان، أخصائي سوفرولوجيا من نسج الخيال، ورشة «تنفّس وأقدام مسترخية» في صباح يوم سبت. لدى جوليان حسابه الخاص على Calendrio، مرتبط بحساب إيناس في الإعدادات ← الحسابات المرتبطة.

تفتح تبويب «لي»، وتكتب «تحضير الورشة مع جوليان»، وتضيفه مدعوًا بالبريد الإلكتروني لحسابه على Calendrio، ثم تلمس «اقتراح أوقات فارغة». يطّلع Calendrio على تقويمها وتقويم جوليان، لأنه حساب مرتبط نشط. ولا يرى سوى فترات «مشغول»، ولا يرى أبدًا تفاصيل مواعيد جوليان. ويقترح حتى 8 أوقات يكون فيها الاثنان متفرغين. تلمس إيناس «تثبيت هذا الموعد»: لا حاجة إلى سؤال أحد، فالتقويمان معروفان مسبقًا. ثم تلمس «حفظ المهمة»: في هذه اللحظة تُرسَل الدعوة. يتلقى جوليان الدعوة بالبريد، ويرد بـ«أوافق» أو «لا أستطيع»، ويصله تذكير في اليوم السابق.

لا يقرأ Calendrio أبدًا تقويم أي شخص لمجرد أنه يعرف عنوانه. فهو لا يرى إلا تقويمكم، وتقويم فريقكم، وتقويم حساباتكم المرتبطة. أما المدعو من الخارج، كأخصائية علاج طبيعي لا تستخدم Calendrio مثلًا، فيُعلَّم تقويمه بعبارة «التقويم غير مرئي»، ويتولى الاستطلاع المهمة: تتلقى الرابط بالبريد، أو عبر WhatsApp أو الرسائل القصيرة إذا لم يكن لديكم سوى رقمها.

لإضافة مدعو، يفتح حقل «المدعوون» قائمة جهات اتصالكم، مع إمكانية البحث بالاسم أو البريد الإلكتروني أو الرقم. ويُضاف الشخص غير الموجود بعد في جهات اتصالكم ببريده الإلكتروني أو رقمه، مع خانة تقترح حفظه في جهات اتصالكم.

الجمعة: حجب وقت الدورة التدريبية، والاكتفاء بتذكير بسيط

تحضر إيناس دورة تدريبية بعد ظهر يوم الجمعة. تنشئ إدخالًا في «لي» على هذه الساعات وتجيب «لا، لست متاحة في هذا الوقت» على سؤال «هل يمكن للعملاء الحجز خلال هذه المهمة؟». لن يتمكن أحد من الحجز في هذه الفترة.

في اليوم نفسه، تريد أن تتذكر طلب زيت التدليك. لهذا النوع من المهام، تجيب «نعم، إنه مجرد تذكير لي». فيظهر سؤالان آخران: تلقي بريد إذا حجز عميل في الوقت نفسه، والسماح لـ Calendrio بنقل المهمة، مباشرة بعد الموعد، إلى أقرب وقت فارغ في اليوم نفسه أو إلى اليوم التالي في الساعة نفسها.

إذا لم يكن هناك وقت فارغ، تبقى المهمة في مكانها وتتلقى إيناس بريدًا. ويمكن لإدخال «لي» أيضًا أن يتكرر (كل يوم، كل أسبوع، كل شهر…)، وأن يتضمن مكانًا، ورابط مكالمة فيديو، ومرفقات، ويُنسخ إلى Google Agenda أو Outlook إذا كانا مربوطين (انظروا مزامنة Google Agenda مع أداة الحجز لديكم).

هل سيحجز عملائي فعلًا عبر الإنترنت؟

بعضهم نعم، وليس جميعهم، وهذه ليست مشكلة. لمن يتصلون، تضيفون الموعد بأنفسكم في «عميل»، أو تقترحون عليهم بعض الأوقات لاختيارها، عبر البريد أو WhatsApp أو الرسائل القصيرة، دون الحاجة إلى إنشاء حساب.

يبقى رابط الحجز المدخل الرئيسي لمن يستخدمونه (انظروا Calendrio لممارسي العافية). أما الاستطلاع فيخدم الآخرين: المترددين، ومن يحتاجون إلى مراجعة تقويمهم، ومن ليس لديهم بريد إلكتروني.

ما لا يفعله Calendrio

• لا يرسل رسالة WhatsApp أو رسالة قصيرة للاستطلاع نيابة عنكم. بل يفتح WhatsApp أو تطبيق الرسائل القصيرة والرسالة جاهزة؛ وأنتم من يضغط على «إرسال».
• لا يوجد تذكير تلقائي بالاستطلاع لشخص ليس لديه بريد إلكتروني. يُرسَل التذكير في منتصف المهلة بالبريد، إلى من لم يردّوا بعد. وللآخرين، تحتفظ صفحة الاستطلاع بزرَّي WhatsApp والرسائل القصيرة لإعادة إرسال الرابط. وبعد تحديد الموعد، يمكن إرسال التذكير برسالة قصيرة إلى هاتفها المحمول مع باقة مدفوعة أو خلال الفترة التجريبية؛ أما في الباقة المجانية فيُرسَل التذكير بالبريد الإلكتروني فقط، فلا يصلها أي تذكير.
• لا يتبع البحث ساعات العمل ولا الإجازات لديكم. افتراضيًا، يبحث من الإثنين إلى الجمعة، من 9:00 إلى 18:00، على مدى 7 أيام. غيّروا ذلك عبر «تعديل» (ليوم سبت، مثلًا).
• لا يقرأ تقويم الأشخاص من الخارج. لا يُطَّلع إلا على تقويمكم، وتقويم فريقكم وحساباتكم المرتبطة.
• لا يقترح أكثر من 6 أوقات في الاستطلاع، ولا أقل من 2.

تبقى استطلاعاتكم الجارية متاحة من قائمة التقويم (☰ على الهاتف، واللوحة الجانبية على الحاسوب): الردود الواردة، و«تحديد هذا الوقت»، أو «إلغاء الاستطلاع» إذا أخطأتم في الرقم. كل ذلك مشمول في جميع الباقات، بما فيها الباقة المجانية. أما التذكيرات بالرسائل القصيرة التي يرسلها Calendrio بنفسه قبل الموعد، فتتطلب باقة مدفوعة أو الفترة التجريبية.

ليس لديكم Calendrio بعد؟ أنشئوا حسابكم عبر هذا الرابط: 3 أشهر تجريبية مجانية لكل تسجيل يتم عبر هذا الرابط حتى 30 نوفمبر 2026، دون بطاقة مصرفية.

— فريق Calendrio