Agenda partagé en cabinet de praticiens : une page commune, des comptes séparés

Claire est sophrologue, Inès naturopathe, Marc réflexologue. Ils louent la même salle. Leur cabinet est imaginaire, leur problème ne l'est pas : une cliente demande à Inès jeudi 10 h, et personne ne sait si Marc a déjà pris ce créneau. Un agenda partagé en cabinet de praticiens doit répondre à cette question sans montrer à Inès les clients de Marc. Suivons leur installation, réglage par réglage, avec ce que Calendrio fait et ce qu'il ne fait pas.

Agenda partagé en cabinet de praticiens : tout ne se partage pas

Trois choses se mélangent dans un cabinet partagé. La salle est commune. Les clients et l'argent ne le sont pas : Claire, Inès et Marc sont trois activités, avec leurs prix, leurs factures et leurs règles d'annulation.

Un Google Agenda commun semble la solution évidente. Selon l'autorisation choisie, il montre seulement les disponibilités ou tous les détails des événements, noms compris. Réglé sur les disponibilités, il protège les noms. Il reste à donner aux clients une page pour réserver, et à faire en sorte que cette page tienne compte de la salle.

Calendrio propose deux façons de travailler à plusieurs. Elles ne visent pas les mêmes personnes.

Claire, Inès et Marc encaissent chacun pour eux : ce sont les comptes liés qu'il leur faut. Une équipe salariée, elle, regardera plutôt l'agenda partagé d'une équipe.

Combien de rendez-vous et de personnes puis-je gérer ?

Calendrio ne plafonne pas le nombre de rendez-vous pris sur votre page de réservation, quelle que soit l'offre. Côté personnes, un compte se lie à 10 autres au plus, dont 5 peuvent bloquer ses créneaux : une même salle se partage donc à 6 praticiens au maximum.

Les autres limites dépendent de l'offre de chacun. En Gratuit : 2 prestations et 30 contacts. En Pro : plus de limite sur les deux. Seuls les rendez-vous créés par l'API ou par le connecteur ont un quota mensuel : 10 en Gratuit, 200 en Pro et pendant l'essai, 1 000 en Équipe. Pour un cabinet de trois, rien de cela ne bloque le démarrage, et chacun peut garder l'offre qui lui convient.

Lundi matin : les réglages, compte par compte

Chacun crée d'abord son propre compte. L'invitation se fait ensuite dans Paramètres → Comptes liés (sur un compte neuf, passez par « Réglages avancés »), avec l'e-mail de connexion de l'autre : sans compte à cette adresse, elle ne part pas. L'autre reçoit un e-mail et accepte depuis ses paramètres.

Trois praticiens, trois liens. Claire invite Inès et Marc, puis Inès invite Marc. Le lien ne se transmet pas : si Inès et Marc ne sont pas liés entre eux, les rendez-vous de Marc ne ferment rien chez Inès, même s'ils sont tous deux liés à Claire. À quatre, il faut six liens.

Une case de chaque côté. Sur chaque lien, chacun vérifie pour lui que « Ses rendez-vous bloquent mes créneaux » reste cochée : elle l'est au départ. Si Marc la décoche, sa page continue de proposer l'heure où Inès reçoit.

Une personne porte la page. Claire coche « Afficher son agenda sur ma page de réservation » pour Inès et pour Marc, et indique leur spécialité. Le bloc « Notre équipe » apparaît sur sa page, et le lien de la page d'équipe s'affiche dans ses paramètres, prêt à copier.

Un même nom pour un même service. Si Claire et Inès proposent toutes deux une « Séance découverte », avec le même nom et la même orthographe, la page d'équipe n'en fait qu'un seul service, avec la fourchette de prix. Écrites différemment, ce sont deux lignes.

Ce que voit le client, ce que voit le collègue

Sur la page d'équipe, le client choisit un service, un jour et une heure parmi les disponibilités de tout le monde. Il peut filtrer par spécialité. Si plusieurs personnes sont libres, il choisit avec qui. La réservation se termine ensuite sur la page de cette personne : ses conditions, son acompte, son paiement.

Inès peut donc demander un acompte, et Marc un règlement sur place. Le rendez-vous reste dans le compte où il a été pris, avec son client et son paiement.

Dans l'agenda de Claire, un rendez-vous de Marc apparaît en « Occupé · Marc », sans nom de client ni détail. Si chacun tient son fichier clients de son côté, aucun nom ne circule. Il existe une option pour montrer à un compte lié son nombre de rendez-vous et son chiffre sur 30 jours : elle est décochée au départ.

Une précision pour la page d'équipe : un membre en Gratuit y montre 2 prestations, un membre en offre payante ou en essai les montre toutes. Si le compte qui porte la page a l'offre Équipe, toutes les prestations de ses membres s'affichent, même en Gratuit.

Ce que Calendrio ne fait pas pour un cabinet partagé

Mieux vaut le savoir avant de vous lancer. Les comptes liés rendent de vrais services, mais ils ne gèrent pas une salle.

• Les comptes liés bloquent des comptes, pas des salles. Avec deux salles pour trois praticiens, il ne compte pas celles qui restent libres. Liez seulement ceux qui partagent la même salle, ou répartissez les jours avec les horaires de chacun.
• Le blocage vaut pour tous les rendez-vous de l'autre. Une visio d'Inès, faite de chez elle, ferme aussi le créneau chez Claire. Le réglage ne se fait pas rendez-vous par rendez-vous.
• Aucun temps n'est gardé entre deux comptes. La pause entre les rendez-vous vaut à l'intérieur d'un compte. Si Marc finit à 11 h, 11 h peut être proposé chez Claire. Marc, qui change ses serviettes et aère la salle, règle donc sa séance à 1 h 15, et l'écrit dans la description : 1 h de séance, 15 minutes de préparation de la salle.
• Seuls les rendez-vous Calendrio et les séances de groupe avec inscrits bloquent. Un événement Google d'un collègue s'affiche en « Occupé », sauf s'il le masque, mais ne ferme pas vos créneaux. Une tâche non plus. Ce qui occupe la salle doit être noté comme un rendez-vous, ou dans un agenda Google ou Outlook connecté à chacun des comptes.
• Un rendez-vous ajouté à la main n'est pas comparé à ceux de vos collègues. L'alerte ne porte que sur votre propre agenda. Regardez les blocs « Occupé » avant de valider.
• Rien ne concerne le loyer. Calendrio ne calcule pas les heures de salle de chacun et ne partage aucune charge.

Le créneau est revérifié juste avant d'enregistrer une réservation, mais aucun outil ne remplace un petit accord entre vous. Gardez un moyen simple de vous prévenir en cas de chevauchement.

Avant de partager : le bail, les données, la fiche Google

Le bail. Louer votre salle à un confrère peut être une sous-location. En bail professionnel, elle est possible sauf si le contrat l'interdit, et le bailleur doit en être informé par écrit. En bail commercial, elle est interdite sauf clause contraire ou accord du bailleur ; irrégulière, elle expose le locataire à une demande de résiliation. En bail mixte, habitation et activité, elle est interdite sauf accord écrit du bailleur. Faites relire votre situation par un notaire ou un avocat.

Les données. Tant que chacun garde son fichier, chacun en répond en principe seul. Si vous décidez ensemble d'un fichier commun, vous pouvez devenir responsables conjoints au sens de l'article 26 du RGPD, avec un accord entre vous, de préférence écrit. Le site de la CNIL, ou un conseil spécialisé, vous aidera à qualifier votre cas.

La fiche Google. Google accepte une fiche par praticien en contact direct avec le public et joignable sur place aux heures indiquées. Quand plusieurs praticiens exercent au même endroit, le lieu peut avoir sa propre fiche, distincte, et celle du praticien porte son seul nom. Une adresse affichée demande une signalétique permanente au nom de l'activité. Le lien d'équipe va bien sur la fiche du cabinet, et le vôtre sur votre fiche.

Ce que Calendrio apporte à un cabinet partagé

Calendrio donne à chacun sa page de réservation, ses rappels et ses paiements, et au cabinet une page commune. Les comptes liés sont inclus dans toutes les offres. L'offre gratuite suffit pour essayer à plusieurs ; l'offre Pro, à 39 € HT par mois, retire la limite de prestations et de contacts, et ajoute les SMS de rappel. D'autres exemples par métier sont sur la page praticiens du bien-être.

Créez votre compte gratuitement, puis invitez un collègue : jusqu'au 30 novembre 2026, l'essai passe d'un mois à trois mois avec ce lien, sans carte bancaire et sans engagement.