Gemeinsamer Kalender in der Praxisgemeinschaft: eine gemeinsame Seite, getrennte Konten

Claire ist Sophrologin, Inès Heilpraktikerin für Naturheilkunde, Marc Reflexzonentherapeut. Sie mieten denselben Raum. Ihre Praxis ist erfunden, ihr Problem nicht: Eine Kundin fragt Inès nach Donnerstag um 10 Uhr, und niemand weiß, ob Marc diesen Termin schon vergeben hat. Ein gemeinsamer Kalender in der Praxisgemeinschaft muss diese Frage beantworten, ohne Inès die Kunden von Marc zu zeigen. Begleiten wir die drei bei der Einrichtung, Einstellung für Einstellung, mit dem, was Calendrio kann und was nicht.

Gemeinsamer Kalender in der Praxisgemeinschaft: Nicht alles wird geteilt

In einer Praxisgemeinschaft vermischen sich drei Dinge. Der Raum ist gemeinsam. Die Kunden und das Geld sind es nicht: Claire, Inès und Marc sind drei eigene Tätigkeiten, mit ihren Preisen, ihren Rechnungen und ihren Stornobedingungen.

Ein gemeinsamer Google Kalender scheint die naheliegende Lösung. Je nach gewählter Berechtigung zeigt er nur die Verfügbarkeiten oder alle Termindetails, Namen inbegriffen. Auf die Verfügbarkeiten eingestellt, schützt er die Namen. Bleibt, den Kunden eine Seite zum Buchen zu geben – und dafür zu sorgen, dass diese Seite den Raum berücksichtigt.

Calendrio bietet zwei Arten, zu mehreren zu arbeiten. Sie richten sich nicht an dieselben Personen.

Claire, Inès und Marc rechnen jeweils auf eigene Rechnung ab: Sie brauchen verknüpfte Konten. Ein Team mit Angestellten schaut sich dagegen eher den gemeinsamen Kalender für Teams an.

Wie viele Termine und Personen kann ich verwalten?

Calendrio begrenzt die Zahl der Termine, die über Ihre Buchungsseite gebucht werden, nicht – egal in welchem Tarif. Bei den Personen gilt: Ein Konto lässt sich mit höchstens 10 anderen verknüpfen, von denen 5 seine Zeitfenster blockieren können. Ein Raum lässt sich also mit höchstens 6 Therapeuten teilen.

Die übrigen Grenzen hängen vom Tarif jedes Einzelnen ab. Im kostenlosen Tarif: 2 Leistungen und 30 Kontakte. Im Tarif Pro: keine Grenze für beides. Nur Termine, die über die API oder den Connector erstellt werden, haben ein monatliches Kontingent: 10 im kostenlosen Tarif, 200 im Tarif Pro und während der Testphase, 1.000 im Tarif Team. Für eine Praxis zu dritt verhindert nichts davon den Start, und jeder kann den Tarif behalten, der zu ihm passt.

Montagmorgen: die Einstellungen, Konto für Konto

Zuerst legt jeder sein eigenes Konto an. Die Einladung erfolgt dann unter Einstellungen → Verknüpfte Konten (bei einem neuen Konto über „Erweiterte Einstellungen“), mit der Anmelde-E-Mail-Adresse des anderen: Gibt es unter dieser Adresse kein Konto, wird sie nicht verschickt. Der andere erhält eine E-Mail und nimmt die Einladung in seinen Einstellungen an.

Drei Therapeuten, drei Verknüpfungen. Claire lädt Inès und Marc ein, dann lädt Inès Marc ein. Die Verknüpfung überträgt sich nicht: Sind Inès und Marc nicht miteinander verknüpft, blockieren Marcs Termine bei Inès nichts, auch wenn beide mit Claire verknüpft sind. Zu viert braucht es sechs Verknüpfungen.

Ein Häkchen auf jeder Seite. Bei jeder Verknüpfung prüft jeder für sich, dass „Ihre Termine blockieren meine Zeitfenster“ angehakt bleibt: Das ist standardmäßig der Fall. Entfernt Marc das Häkchen, bietet seine Seite weiterhin die Uhrzeit an, zu der Inès Kunden empfängt.

Eine Person trägt die Seite. Claire hakt „Ihren Kalender auf meiner Buchungsseite anzeigen“ für Inès und für Marc an und gibt ihre Fachrichtung an. Der Bereich „Unser Team“ erscheint auf ihrer Seite, und der Link zur Teamseite wird in ihren Einstellungen angezeigt, bereit zum Kopieren.

Ein Name für eine Leistung. Bieten Claire und Inès beide eine „Kennenlern-Sitzung“ an, mit genau demselben Namen und derselben Schreibweise, fasst die Teamseite sie zu einer einzigen Leistung mit Preisspanne zusammen. Unterschiedlich geschrieben, sind es zwei Zeilen.

Was der Kunde sieht, was der Kollege sieht

Auf der Teamseite wählt der Kunde eine Leistung, einen Tag und eine Uhrzeit aus den Verfügbarkeiten aller. Er kann nach Fachrichtung filtern. Sind mehrere Personen frei, wählt er, bei wem. Die Buchung wird dann auf der Seite dieser Person abgeschlossen: mit ihren Bedingungen, ihrer Anzahlung, ihrer Zahlung.

Inès kann also eine Anzahlung verlangen und Marc eine Zahlung vor Ort. Der Termin bleibt in dem Konto, in dem er gebucht wurde, mit seinem Kunden und seiner Zahlung.

In Claires Kalender erscheint ein Termin von Marc als „Beschäftigt · Marc“, ohne Kundennamen und ohne Details. Führt jeder seine Kundenkartei für sich, kursiert kein einziger Name. Es gibt eine Option, um einem verknüpften Konto die eigene Terminanzahl und den eigenen Umsatz der letzten 30 Tage zu zeigen: Sie ist standardmäßig deaktiviert.

Ein Hinweis zur Teamseite: Ein Mitglied im kostenlosen Tarif zeigt dort 2 Leistungen, ein Mitglied in einem kostenpflichtigen Tarif oder in der Testphase zeigt alle. Hat das Konto, das die Seite trägt, den Tarif Team, werden alle Leistungen seiner Mitglieder angezeigt, auch im kostenlosen Tarif.

Was Calendrio für eine Praxisgemeinschaft nicht kann

Das sollten Sie wissen, bevor Sie loslegen. Verknüpfte Konten leisten echte Dienste, aber sie verwalten keinen Raum.

• Verknüpfte Konten blockieren Konten, keine Räume. Bei zwei Räumen für drei Therapeuten zählt Calendrio nicht, welche noch frei sind. Verknüpfen Sie nur diejenigen, die sich denselben Raum teilen, oder teilen Sie die Tage über die Arbeitszeiten jedes Einzelnen auf.
• Die Blockierung gilt für alle Termine des anderen. Ein Videotermin von Inès, den sie von zu Hause aus führt, schließt das Zeitfenster auch bei Claire. Die Einstellung lässt sich nicht Termin für Termin vornehmen.
• Zwischen zwei Konten wird keine Pufferzeit eingehalten. Die Pause zwischen Terminen gilt innerhalb eines Kontos. Endet Marc um 11 Uhr, kann bei Claire 11 Uhr angeboten werden. Marc, der die Handtücher wechselt und den Raum lüftet, stellt seine Sitzung deshalb auf 1 Std. 15 Min. ein und schreibt es in die Beschreibung: 1 Stunde Sitzung, 15 Minuten Vorbereitung des Raums.
• Nur Calendrio-Termine und Gruppensitzungen mit Anmeldungen blockieren. Ein Google-Termin eines Kollegen wird als „Beschäftigt“ angezeigt, sofern er ihn nicht ausblendet, schließt aber Ihre Zeitfenster nicht. Eine Aufgabe ebenso wenig. Was den Raum belegt, muss als Termin eingetragen werden oder in einem Google- oder Outlook-Kalender, der mit jedem der Konten verbunden ist.
• Ein von Hand eingetragener Termin wird nicht mit denen Ihrer Kollegen abgeglichen. Die Warnung bezieht sich nur auf Ihren eigenen Kalender. Schauen Sie sich die „Beschäftigt“-Blöcke an, bevor Sie bestätigen.
• Nichts betrifft die Miete. Calendrio berechnet nicht die Raumstunden jedes Einzelnen und teilt keine Kosten auf.

Das Zeitfenster wird unmittelbar vor dem Speichern einer Buchung erneut geprüft, aber kein Tool ersetzt eine kleine Absprache untereinander. Behalten Sie einen einfachen Weg, sich bei Überschneidungen gegenseitig Bescheid zu geben.

Bevor Sie teilen: Mietvertrag, Daten, Google-Profil

Der Mietvertrag. Ihren Raum an einen Kollegen zu vermieten, kann eine Untervermietung sein. Nach französischem Recht gilt: Beim Mietvertrag für freiberufliche Tätigkeit (bail professionnel) ist sie möglich, sofern der Vertrag sie nicht verbietet, und der Vermieter muss schriftlich darüber informiert werden. Beim Gewerbemietvertrag (bail commercial) ist sie verboten, außer bei abweichender Klausel oder Zustimmung des Vermieters; ist sie unrechtmäßig, riskiert der Mieter eine Klage auf Vertragsauflösung. Beim gemischten Mietvertrag, Wohnen und Tätigkeit, ist sie verboten, außer mit schriftlicher Zustimmung des Vermieters. Lassen Sie Ihre Situation von einem Notar oder Anwalt prüfen.

Die Daten. Solange jeder seine eigene Kartei führt, ist grundsätzlich jeder allein dafür verantwortlich. Entscheiden Sie gemeinsam über eine gemeinsame Kartei, können Sie gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Artikel 26 der DSGVO werden, mit einer Vereinbarung untereinander, am besten schriftlich. Die Website der CNIL oder Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde bzw. eine spezialisierte Beratung hilft Ihnen, Ihren Fall einzuordnen.

Das Google-Profil. Google akzeptiert ein Profil pro Therapeut, der in direktem Kontakt mit der Öffentlichkeit steht und zu den angegebenen Zeiten vor Ort erreichbar ist. Arbeiten mehrere Therapeuten am selben Ort, kann der Ort ein eigenes, separates Profil haben, und das Profil des Therapeuten trägt nur seinen Namen. Eine angezeigte Adresse erfordert eine dauerhafte Beschilderung mit dem Namen der Tätigkeit. Der Team-Link gehört auf das Profil der Praxis, Ihr eigener auf Ihr Profil.

Was Calendrio einer Praxisgemeinschaft bringt

Calendrio gibt jedem seine eigene Buchungsseite, seine Erinnerungen und seine Zahlungen – und der Praxis eine gemeinsame Seite. Verknüpfte Konten sind in allen Tarifen enthalten. Der kostenlose Tarif reicht, um es zu mehreren auszuprobieren; der Tarif Pro für 39 € zzgl. MwSt. pro Monat hebt die Grenze für Leistungen und Kontakte auf und fügt SMS-Erinnerungen hinzu. Weitere Beispiele nach Beruf finden Sie auf der Seite Therapeuten im Wellnessbereich.

Erstellen Sie kostenlos Ihr Konto und laden Sie dann einen Kollegen ein: Bis zum 30. November 2026 verlängert sich die Testphase mit diesem Link von einem auf drei Monate, ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung.