Cualificar a sus prospectos: detecte las empresas que le necesitan

Enviar el mismo correo a cincuenta empresas elegidas al azar cansa a todo el mundo, también a usted. Cualificar a sus prospectos, para un autónomo, consiste en hacer una criba antes de escribir: detectar, en páginas públicas, las empresas que muestran una señal concreta de que necesitan lo que usted vende, y empezar por ellas. Escribe menos, pero a personas que tienen un motivo para leerle.

Esta guía le da el método: elegir sus señales de necesidad, comprobarlas en unos minutos, puntuar cada empresa de 0 a 4, escribir un primer mensaje que hable de lo que ha observado y conocer los límites del ejercicio, incluido lo que exige la ley.

Cualificar a sus prospectos antes del primer correo: ¿de qué hablamos?

Las guías de ventas suelen hablar de cualificación durante la llamada: presupuesto, persona que decide, plazo. Es útil para un equipo comercial. Un autónomo, en cambio, no tiene tiempo de llamar a todo el mundo. Su criba debe hacerse antes del primer contacto, con lo que se ve desde fuera.

Ahí entran en juego las señales de necesidad: indicios públicos que hacen pensar que una empresa tiene, ahora mismo, el problema que usted sabe resolver. Una empresa que acaba de abrir, que está contratando, que no tiene reserva en línea aunque sus clientes piden cita. Ninguna de estas señales demuestra una necesidad. Juntas, le indican por quién empezar.

Encontrar sus señales de necesidad a partir de lo que vende

Parta de su oferta, no del público objetivo. Pregúntese: ¿en qué situación me necesitó un cliente, y qué delataba esa situación desde fuera? Quédese con tres o cuatro señales, no más. Si elige más, pasará más tiempo comprobando que escribiendo.

Una buena señal cumple tres condiciones: es pública, se comprueba en unos minutos y está directamente relacionada con lo que usted ofrece. «Empresa bonita y dinámica» no es una señal. «Ha publicado tres ofertas de empleo este mes» sí lo es.

Tome la primera fila. Un profesional que atiende con cita previa, sin reserva en línea, lo gestiona todo por teléfono, a menudo entre dos sesiones. Si acaba de instalarse, está montando su organización ahora. Si cuelga el cartel de completo, cada llamada perdida puede ser un cliente perdido. Son tres situaciones en las que una solución de reservas tiene un motivo real para interesarle.

Un caso concreto: una sofróloga que se dirige a empresas

He aquí un ejemplo inventado, basado en una situación habitual. Una sofróloga con consulta propia ofrece talleres de 1 h 30 sobre gestión del estrés para grupos de empleados, en sus instalaciones o por videollamada. Quiere escribir a pymes de su ciudad. Elige cuatro señales:

• la empresa está contratando ahora mismo (ofertas de empleo en su web o en su página de empleo);
• ha abierto un nuevo centro o se ha mudado recientemente;
• habla del bienestar o de la calidad de vida de sus equipos en su web;
• ya organiza actividades de grupo (seminario, jornada de equipo) visibles en sus redes.

En su lista, una empresa de recepción y centralita obtiene 3 de 4: está contratando, ha abierto una segunda sede y su página de empleo habla de conciliación entre vida laboral y personal. Un estudio de arquitectura obtiene 0: nada visible relaciona su actividad actual con un taller de grupo. La sofróloga escribe primero a la empresa de recepción. El estudio, simplemente, va después.

Dónde comprobar cada señal sin pasarse la tarde

Unas pocas fuentes gratuitas bastan para la mayoría de las señales:

• L'Annuaire des Entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr), sitio público y gratuito del Estado francés: fecha de creación, actividad y dirección de la empresa. Es la forma más sencilla de detectar una apertura reciente.
• La web de la empresa: si tiene reserva en línea, página de empleo, noticias, cómo se ve en el móvil.
• Su ficha de Google: horarios, fotos, reseñas recientes, enlace a una web o a una página de reservas.
• Sus redes: anuncios de apertura, «completo esta semana», eventos de equipo.

Póngase una regla de tiempo, por ejemplo cinco minutos por empresa. Si una señal no se puede comprobar en ese plazo, cuéntela como ausente y pase a la siguiente.

Puntuar a sus prospectos de 0 a 4 y decidir por quién empezar

El método cabe en una línea: un punto por cada señal observada. Una empresa que presenta sus cuatro señales obtiene un 4; una empresa que no muestra ninguna obtiene un 0.

Junto a la puntuación, escriba el motivo en una frase: «Abierta hace poco, reservas solo por teléfono». Esa frase le servirá dos veces. Le recuerda por qué escribe y se convierte en el gancho de su primer mensaje.

Después, ordene la lista de la puntuación más alta a la más baja. Escriba primero a las empresas mejor puntuadas. Aparte las que tienen 0: siempre puede conservarlas si las conoce por otra vía; usted decide. Anote la puntuación y el motivo en su herramienta de seguimiento, por ejemplo en las notas de la ficha, en una hoja de cálculo o en una lista de prospectos, para recuperar el historial de cada contacto.

Escribir un primer mensaje que hable de la señal, sin parecer invasivo

Una señal bien elegida hace que su correo sea personal sin esfuerzo. Pero hay que mencionarla con tacto. Algunas reglas:

• mencione solo un hecho público y profesional, nunca un detalle sobre la vida de la persona;
• diga dónde lo ha visto («en su web», «en su ficha»);
• describa, no juzgue: «no he encontrado reserva en línea» mejor que «su web está anticuada»;
• una sola señal por mensaje, seguida de una sola pregunta.

Para lo que viene después (dirección de envío, ritmo, seguimiento), consulte nuestra guía de prospección por correo electrónico B2B.

Lo que una señal no dice, y lo que exige la ley

Una señal de necesidad es un indicio, no una certeza. Una empresa sin reserva en línea quizá ha elegido el teléfono, y le va muy bien así. Una puntuación alta le dice por quién empezar, no quién va a aceptar. Mantenga un tono abierto y acepte un no sin insistir.

En cuanto a las normas, la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos) recuerda que, en la prospección por correo electrónico entre profesionales, no hace falta el consentimiento previo del destinatario cuando la dirección es genérica (info@, contact@…) o cuando se informó al profesional, en el momento en que dio su dirección, de que podía oponerse gratuitamente a su uso comercial. En todos los casos, el mensaje debe estar relacionado con su actividad profesional. Cada correo debe indicar también en nombre de quién se envía y ofrecer siempre una forma de darse de baja. Una petición de baja debe aplicarse sin demora, y los datos deben borrarse lo antes posible, conservando solo lo necesario para no volver a escribir a esa persona.

Cuando la empresa es una sola persona, como un profesional que trabaja por cuenta propia, las notas que tome sobre ella le afectan directamente. Manténgalas objetivas, limitadas a lo que sirve a su gestión, y, si le pide que no vuelva a contactarla, retírela de sus listas conservando solo lo necesario para no volver a escribirle. Para un caso concreto, pida consejo a un jurista.

Lo que Calendrio Prospection hace por usted

Con Calendrio Prospection, encontramos a sus empresas objetivo en el registro Sirene, con su dirección de correo electrónico genérica publicada, y usted revisa la lista antes de los primeros envíos. Tras el piloto, las nuevas empresas de cada mes se clasifican del mismo modo y se añaden sin nueva revisión. Novedad: la puntuación de necesidad. A partir de lo que usted vende y de su público objetivo, la IA propone tres o cuatro señales de necesidad, que usted ve en su página de seguimiento mientras se prepara la lista y que puede modificar. Al buscar la dirección de cada empresa, comprueba esas señales en sus páginas públicas. Cada empresa objetivo recibe una puntuación de 0 a 4 (un punto por señal observada), con el motivo en una frase, o la mención «no verificado» cuando no se han podido comprobar las señales. En la página de revisión, la lista se ordena de la puntuación más alta a la más baja. Las empresas con 0 aparecen desmarcadas por defecto, y usted puede volver a marcarlas: usted tiene la última palabra. Los primeros correos se envían primero a los contactos que usted ha añadido y luego por orden de puntuación, desde su dirección profesional.

Lo que el servicio no hace: no garantiza que una empresa le necesite de verdad ni un número de respuestas. Para las empresas que encuentra, solo utiliza direcciones genéricas (contact@, info@…), nunca una dirección a nombre de una persona. Los contactos que usted añade por su cuenta quedan bajo su responsabilidad. Las peticiones STOP se respetan y, entre las empresas encontradas por Calendrio, dos profesionales del mismo sector no escriben a la misma empresa en 30 días. Si trabaja con empresas, como los profesionales del bienestar que imparten talleres, y está empezando, comience por las señales más fáciles de comprobar. Para gestionar las citas que surjan, puede crear su cuenta de Calendrio.