Crear un embudo de ventas cuando se atiende con cita previa

Para un terapeuta, un embudo de ventas es el camino que lleva a una persona que no le conoce hasta una sesión reservada, y después hasta una segunda. Calendrio cubre la parte que ocurre en su casa: la página de presentación, la reserva, el pago, los recordatorios, lo que sigue a la sesión y el seguimiento. No fabrica su publicidad y, en este recorrido, solo escribe a sus clientes.

El artículo sigue el recorrido de una clienta, etapa por etapa. Para cada etapa: lo que configura usted, lo que ve la clienta y lo que Calendrio no hace.

El embudo de ventas de una sofróloga: el ejemplo de Camille

Camille, personaje imaginario, es sofróloga. Ofrece una sesión de descubrimiento de 45 minutos y sesiones individuales, en consulta y por videollamada. Sus clientas la encuentran por el boca a boca, le escriben por Instagram «¿tiene hueco el jueves?» y a veces se olvidan de venir. Cada petición le cuesta varios mensajes, y nadie hace seguimiento de una clienta que deja de venir.

Su objetivo cabe en una frase: que una persona que oye hablar de ella pueda reservar una sesión de descubrimiento sin escribirle, y reciba después todo lo necesario para venir. Cada etapa que sigue elimina un obstáculo en ese camino.

Etapa 1: que la encuentren, y llevar siempre al mismo sitio

Un embudo necesita una única puerta de entrada. Camille pone su enlace de reserva en todos los sitios donde se la puede encontrar: biografía de Instagram, ficha de Google, firma de correo, tarjeta de visita con el código QR que genera Calendrio. En su web, un botón «Reservar» o el calendario integrado (plugin de WordPress, o código para pegar en Wix, Squarespace, Webflow o Shopify) lleva al mismo sitio.

Si paga un anuncio en Facebook o Instagram, Calendrio puede comunicar a Meta las páginas vistas, las reservas y los pagos, solo de los visitantes que llegan desde ese anuncio y han aceptado el banner de privacidad (planes de pago y prueba). Calendrio, en cambio, no crea ni gestiona la publicidad.

Etapa 2: una página de presentación que dé confianza

Quien descubre a Camille quiere saber qué es una sesión de sofrología, dónde tiene lugar y si esa persona le inspira confianza. La página de presentación responde a eso: tres modelos de diseño (Brillo, Elegancia, Zen), hasta 8 fotos, puntos fuertes, un texto «sobre mí», las etapas de una sesión, preguntas frecuentes y una oferta. Se edita directamente en la página, ya rellenada con ejemplos que Camille sustituye por sus propias palabras. Los bloques «cifras» y «reseñas» solo aparecen si los rellena ella misma: no se inventa nada en su lugar.

En un oficio del bienestar, describa la sesión sin prometer curación ni efecto terapéutico. Camille escribe «una sesión de 45 minutos para aprender a soltar las tensiones», no «ya no tendrá estrés». Las demás funciones para su oficio están reunidas en la página Calendrio para los profesionales del bienestar.

Etapa 3: una reserva sencilla, con los filtros adecuados

Es la etapa en la que más gente se pierde si está mal configurada. El formulario pide nombre, apellidos y email; según el lugar de la sesión, un teléfono (obligatorio para una sesión por teléfono) o una dirección (a domicilio); el mensaje es opcional. La clienta elige un servicio, rellena sus datos y después el horario. Los ajustes se hacen servicio por servicio: así Camille trata de forma distinta su sesión de descubrimiento y sus sesiones de seguimiento.

El anticipo y el pago en línea pasan por Stripe, directamente a su cuenta, también en el plan gratuito. Calendrio no cobra ninguna comisión en los planes de pago ni durante la prueba; solo se aplican las tarifas del proveedor de pagos. Para elegir el importe, lea el anticipo en línea al reservar.

Cuantas más cosas pida, menos reservas habrá. Por eso Camille mantiene su sesión de descubrimiento lo más sencilla posible (un anticipo, sin aprobación manual) y reserva los filtros para los servicios que los necesitan, como sus sesiones para niños, que solo muestra a los padres que lo indican. Las citas que recibe por teléfono las añade a mano, para que la agenda esté completa.

Etapa 4: entre la reserva y la sesión

Mientras la clienta no haya venido, nada está asegurado. Calendrio envía una confirmación con la fecha, el lugar o el enlace de videollamada, las indicaciones de acceso si las hay y botones para añadir la cita a su agenda (Google Calendar, iPhone, Outlook, otra). Después se envía un recordatorio: la víspera por email desde el plan gratuito; con un plan de pago o la prueba, en el momento que elija, por email o por SMS, hasta tres recordatorios por cita. El SMS de recordatorio se envía a móviles de Francia, España, Portugal y Alemania; en otros países, el recordatorio se envía por email.

Si se libera un horario tras una cancelación, se avisa a la lista de espera y después a los clientes habituales de esa franja (planes de pago y prueba, ajuste en Ajustes, «Crecimiento automático»). Si una clienta de Camille cancela el jueves, otra puede ocupar su lugar.

Etapa 5: después de la sesión, preparar la siguiente

Una vez hecha la sesión, Camille pulsa «Terminada» en la ficha de la cita. Ahí puede escribir un informe de sesión. Es privado por defecto; puede compartirlo con la clienta en su resumen (la casilla «Compartir con el cliente» está desmarcada por defecto) y preparar la siguiente sesión desde esa ficha en unos clics. El resumen «Gracias por su visita» se envía cuando termina la cita, si el cliente tiene email y la casilla «enviar el resumen» sigue marcada (lo está por defecto); propone una próxima cita si ha elegido un plazo en Ajustes (por defecto, no se propone nada).

Un informe compartido se envía por email y puede tocar temas de salud: Camille solo anota lo necesario y guarda el resto en privado. Vea el fichero de clientes y el RGPD.

Unas horas después de la sesión, con un plan de pago o la prueba, Calendrio puede enviar una solicitud de reseña en Google si el cliente tiene email y no se ha dado de baja, y si Camille ha pegado el enlace de sus reseñas en Ajustes. No la vuelve a enviar al mismo cliente antes de 3 meses. Estas reseñas alimentan la etapa 1 para las personas siguientes.

Etapa 6: hacer que vuelvan, sin agobiar

Un cliente que ha disfrutado de su sesión no siempre vuelve a pedir cita por su cuenta. Tres mecanismos, que no se usan todos de la misma forma:

• El horario habitual (planes de pago y prueba): un cliente que ha venido al menos 3 veces llega al final de su ritmo habitual sin cita prevista; Calendrio le propone su horario, tras comprobar que está libre. Camille no tiene que hacer nada por su clienta del jueves a las 18:00: si el horario está libre, recibe la propuesta.
• El seguimiento por plazo: en cada servicio, elige si se hace seguimiento a los clientes, al cabo de cuántos días (60 por defecto) y con qué descuento (10 % por defecto, propuesto solo si marca la oferta al enviar la campaña). El filtro «Para seguimiento» de la lista de contactos reúne a quienes han alcanzado ese plazo. No es automático: usted marca a las personas y lanza la campaña, por email (desde el plan gratuito, 5 clientes por envío, más con un plan de pago) o por SMS (planes de pago y prueba, solo móviles franceses). Cada mensaje incluye un enlace para darse de baja, y los clientes dados de baja quedan excluidos. El artículo hacer seguimiento a un cliente propone mensajes para adaptar.
• Los bonos y las tarjetas regalo (planes de pago y prueba): se vende un bono de sesiones en línea, el cliente introduce su código al reservar y cada sesión se descuenta.

El plan gratuito está limitado a 30 contactos. Escriba a sus propios clientes, con mesura, y respete su decisión; Calendrio añade un enlace para darse de baja en cada mensaje; si tiene dudas sobre las normas de prospección comercial, infórmese ante la CNIL o con un jurista.

Lo que Calendrio no hace

• No crea sus anuncios ni gestiona su presupuesto.
• En este recorrido, solo escribe a sus clientes, no a personas que todavía no lo son.
• No compara dos versiones de una página entre sí.
• No vende productos en su página: solo sesiones, tarjetas regalo y bonos.
• WhatsApp todavía no está disponible para los recordatorios ni las campañas.

Un embudo de ventas se juzga por una sola cosa

El buen indicador es el número de personas que descubren su nombre y acaban sentándose en su consulta. Para empezar sin dispersarse, empiece por las tres etapas que más cuentan: sus servicios y su pago, su página de presentación y después una reserva de prueba hecha por usted mismo desde un teléfono. El resto (recordatorios, reseñas, seguimiento) se configura después, un ajuste cada vez. Según el número de servicios y el tiempo que dedique a sus textos, lleva unas horas, no semanas; no es un plazo garantizado.

¿Todavía no tiene Calendrio? Cree su cuenta con este enlace: 3 meses gratis para cualquier registro hecho con este enlace hasta el 30 de noviembre de 2026, sin tarjeta bancaria.

— El equipo de Calendrio