Online-Rechtsberatung beim Anwalt: welche Formate anbieten und wie organisieren

Ein Angestellter, der gerade zu einem Vorgespräch vor einer Kündigung geladen wurde, eine Unternehmerin, die einen Gewerbemietvertrag unterschreiben soll, ein Paar, das eine Trennung vorbereitet: Viele künftige Mandanten suchen abends am Handy nach einem Anwalt. Eine Online-Rechtsberatung anzubieten heißt, ihnen dieses erste Gespräch buchen zu lassen, ohne auf die Öffnung der Kanzlei zu warten – und es manchmal aus der Ferne zu führen, per Videoanruf oder Telefon.

Dazu müssen Sie aber die richtigen Formate wählen, einen klaren Preis zeigen, die Anfragen filtern und Ihren Kalender zwischen zwei Gerichtsterminen schützen. Dieser Praxisleitfaden richtet sich an selbstständige Anwälte und kleine Kanzleien in Frankreich. Er ersetzt nicht die Regeln Ihres Berufsstands, die Ihre Anwaltskammer und der Nationale Anwaltsrat (Conseil national des barreaux) im Detail erläutern.

Online-Rechtsberatung: Worum geht es genau?

Der Begriff umfasst zwei verschiedene Dinge, die Sie auf Ihrer Website besser unterscheiden:

• die Online-Buchung einer Beratung, die anschließend in der Kanzlei stattfinden kann;
• die Fernberatung selbst, per Videoanruf, Telefon oder schriftlich.

Beides lässt sich gut kombinieren: Der Mandant bucht jederzeit online und wählt dann das passende Format. Der Nationale Anwaltsrat bietet auf avocat.fr übrigens selbst Beratungen per Telefon, Video oder schriftlich an: Diese Formate sind für die Öffentlichkeit inzwischen vertraut.

Welche Beratungsformate sollten Sie anbieten?

Drei gut beschriebene Formate sind besser als eine einzige, vage „Beratung“. Geben Sie für jedes Format die Dauer, den Ort, den Preis und das Ergebnis für den Mandanten an.

Die Bezeichnungen zählen: „Erstberatung – Arbeitsrecht – 45 Min. – Videoanruf“ sagt mehr als ein schlichtes „Termin“. Der Mandant weiß, was er bucht, und Sie wissen, was Sie erwartet.

Den Preis der Beratung festlegen und anzeigen

Wie avocat.fr, die Website des Nationalen Anwaltsrats, erinnert, sind Anwaltshonorare in Frankreich weder gesetzlich noch durch eine Gebührentabelle festgelegt: Sie werden frei mit dem Mandanten vereinbart. Dieselbe Website stellt klar, dass ein ausschließlich erfolgsabhängiges Honorar verboten ist; ein Erfolgszuschlag kann jedoch zu einem Pauschal- oder Zeithonorar hinzukommen.

Seit dem Gesetz vom 6. August 2015 ist eine schriftliche Honorarvereinbarung Pflicht, erinnert der CNB: Sie legt fest, wie die Honorare für die absehbaren Tätigkeiten bestimmt werden, sowie die voraussichtlichen Kosten und Auslagen. Bei einer Online-Beratung bietet es sich daher an, zwei Phasen klar zu trennen:

1. die Beratung selbst, mit einem vor der Buchung angezeigten Preis;
2. das mögliche weitere Vorgehen (Entwurf, Verfahren, Verhandlung), das Gegenstand Ihrer Honorarvereinbarung ist.

Ein nützlicher Hinweis für Ihre Mandanten: Laut justice.fr gibt es kostenlose Beratungen in den „points-justice“ und bei den Sprechstunden der Anwaltskammern, aber dort ist nur die erste Beratung kostenlos. Ihre kostenpflichtige Beratung unterscheidet sich durch die investierte Zeit, die Prüfung der Unterlagen und die Möglichkeit einer Weiterbetreuung durch denselben Anwalt. Sagen Sie das einfach in der Beschreibung des Formats.

Sollten Sie online bei der Buchung zahlen lassen? Das entscheidet jede Kanzlei selbst. Eine Vorauszahlung verringert versäumte Termine; unser Artikel Anzahlung oder Reuegeld erklärt, welchen Begriff Sie verwenden sollten und was er bei einer Stornierung bedeutet.

Anfragen filtern, bevor Sie einen Termin annehmen

Eine Kanzlei kann nicht automatisch jede beliebige Anfrage annehmen: Sie müssen prüfen, ob die Sache in Ihre Fachgebiete fällt und ob nach den Regeln Ihres Berufsstands nichts dagegen spricht, die Person zu empfangen. Die Online-Buchung muss Ihnen also die Kontrolle lassen.

Ein oder zwei Fragen vor den Zeitfenstern stellen

Eine einfache Frage lenkt die Anfrage: „Betrifft Ihr Anliegen Familie, Arbeit, ein Unternehmen oder eine Wohnung?“ Je nach Antwort zeigen Sie nur die passenden Beratungen an oder verweisen für Gebiete, die Sie nicht bearbeiten, an einen Kollegen.

Jede Anfrage bestätigen

Mit einer manuellen Bestätigung kommt die Anfrage als „ausstehend“ an und wird erst nach Ihrer Zustimmung bestätigt. So bleibt Ihnen Zeit für Ihre üblichen Prüfungen.

Eine Mindestvorlaufzeit festlegen

Eine Buchungsvorlaufzeit von einigen Stunden oder sogar einem Tag verhindert, dass ein Mandant ein Zeitfenster in der nächsten Stunde bucht, bevor Sie seine Anfrage und seine Unterlagen lesen konnten.

Eine Beratung per Videoanruf gut führen

Der Videoanruf erspart dem Mandanten den Weg – vorausgesetzt, Technik und Vertraulichkeit stimmen. Einige praktische Regeln:

• ein eigener Link pro Termin, vorab verschickt und am Vortag noch einmal mitgeteilt;
• ein ruhiger, abgeschirmter Ort auf Ihrer Seite, und die Bitte an den Mandanten, sich ebenfalls zurückzuziehen: Was er Ihnen anvertraut, unterliegt dem Berufsgeheimnis;
• Unterlagen vor dem Gespräch über einen sicheren Kanal senden lassen, damit nicht die halbe Zeit mit Bildschirmteilen vergeht;
• eine angekündigte Ausweichlösung: Bei einem Verbindungsabbruch rufen Sie den Mandanten unter der angegebenen Nummer zurück.

Den Kalender zwischen Gerichtsterminen und Beratungen schützen

Das größte Risiko der Online-Buchung für einen Anwalt ist die Überschneidung mit einer Verhandlung, einer Dienstreise oder einem telefonisch vereinbarten Termin. Zwei Gewohnheiten verhindern das:

• ein einziger maßgeblicher Kalender, synchronisiert mit dem, den Sie bereits nutzen, damit Gerichtstermine die Online-Zeitfenster automatisch blockieren;
• feste Blöcke für Beratungen, zum Beispiel zwei Nachmittage pro Woche, statt verstreuter Zeitfenster. Die Methode des Time-Blockings hilft, sie einzuplanen, ohne die Zeit für Schriftsätze zu opfern.

Eine Familienrechtsanwältin kann zum Beispiel Dienstag- und Donnerstagnachmittag für Erstberatungen reservieren und den Freitagvormittag für Folgetermine freihalten. Ein Wirtschaftsanwalt bevorzugt oft Zeitfenster früh am Morgen oder am späten Nachmittag, wenn seine Mandanten aus der Geschäftsführung verfügbar sind.

Nach der Beratung: aus dem Gespräch ein klares weiteres Vorgehen machen

Eine Beratung endet gut, wenn der Mandant mit einer Antwort und einem nächsten Schritt geht. Planen Sie:

1. eine kurze schriftliche Zusammenfassung der besprochenen Punkte und Optionen, sofern Ihr Format das vorsieht;
2. den Vorschlag einer Honorarvereinbarung, wenn der Mandant Ihnen ein Mandat erteilt;
3. die in der Akte notierten Fristen, damit nichts übersehen wird;
4. einen Link für die Buchung eines Folgetermins, nur für bestehende Mandanten.

Um Tools zu vergleichen, die diesen Ablauf ermöglichen, bietet unser Artikel über die 8 Kriterien für die Wahl einer Terminbuchungssoftware eine Entscheidungshilfe.

Wie Calendrio einer Kanzlei hilft, ihre Beratungen zu organisieren

Calendrio gibt der Kanzlei eine Buchungsseite, die rund um die Uhr geöffnet ist. Jede Beratung hat ihre Dauer, ihren Ort (Kanzlei, Videoanruf oder Telefon) und ihre Zahlungsart (vor Ort, Anzahlung oder Vollzahlung online). Fragen vor der Buchung lenken die Anfrage, die manuelle Bestätigung lässt sich Leistung für Leistung einstellen, und ein Google-Meet-Link wird automatisch erstellt, wenn Ihr Google-Kalender verbunden ist. Die Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook blockiert bereits belegte Zeitfenster, und die automatische Erinnerung geht 24 Std. vorher per E-Mail raus. Für die Branche „Recht & Beratung“ enthält die Kundenkarte eine Aktenverfolgung.

Die Details stellen wir auf unserer Seite Terminbuchungssoftware für Anwälte vor, die Tarife auf der Preisseite, mit einer einmonatigen kostenlosen Testphase ohne Kreditkarte.