Cómo organizar su jornada cuando trabaja por cuenta propia: el método en 7 pasos

Trabajar por cuenta propia es acumular varios oficios: aquel por el que le pagan sus clientes, y todos los demás: secretaría, contabilidad, comunicación, captación de clientes. Según un estudio realizado por Sage entre las micro, pequeñas y medianas empresas francesas, las tareas administrativas suponen de media 6 horas por semana y por empresa. Un tiempo que ni se factura ni resulta reparador.

La buena noticia es que una jornada bien organizada no exige más disciplina: exige una estructura. El método que sigue cabe en 7 pasos, y puede ponerlo en marcha esta misma semana.

1. Haga el inventario de su semana tipo

Durante una semana, anote todo lo que hace, en tramos de media hora. Después, clasifique cada actividad en una de estas tres categorías:

• El tiempo con clientes: las sesiones, citas y servicios, es decir, lo que le da de comer;
• El tiempo de empresa: papeleo, facturación, mensajes, comunicación, captación de clientes;
• El tiempo personal: pausas, comidas, trayectos, vida familiar.

Este inventario revela casi siempre lo mismo: el tiempo de empresa se desborda por todas partes, a trocitos, y se come el resto. Para repartir después estos tres tiempos a lo largo de varios días, siga nuestro método para organizar su semana de autónomo.

2. Fije sus horarios… y cúmplalos

Decida su horario de atención a clientes, día por día, y muéstrelo allí donde sus clientes reservan. Unos horarios claros protegen sus noches y sus mañanas de preparación, y evitan el «solo una citita a las 20 h» que acaba convirtiéndose en la norma. Puede perfectamente mantener franjas distintas según el día: lo importante es que se conozcan y se respeten.

3. Bloquee franjas en su agenda (time blocking)

El principio del time blocking es sencillo: cada tipo de actividad tiene su lugar reservado en la agenda, como una cita con usted mismo. Este es un ejemplo de jornada tipo para un autónomo que recibe a clientes:

Añada una vez por semana un bloque más largo, por ejemplo el viernes por la tarde, para la contabilidad, la comunicación y la captación de clientes. Para construir una semana completa bloque a bloque, siga nuestro método de time blocking en 5 pasos.

4. Agrupe las tareas similares

Responder a un mensaje entre dos clientes parece inofensivo. Sin embargo, pasar sin cesar de una tarea a otra sale caro: la American Psychological Association señala que estos cambios de tarea pueden hacer perder hasta el 40 % del tiempo productivo. La solución: tratar las tareas por lotes.

• los mensajes y las llamadas que devolver: dos veces al día, a hora fija;
• la facturación y los recordatorios de pago: una vez por semana;
• las publicaciones en redes sociales: preparadas de una vez para toda la semana.

5. Deje márgenes entre las citas

Encadenar clientes sin respirar es la mejor forma de acumular retraso desde las 10 de la mañana. Prevea de 10 a 15 minutos entre dos citas: para tomar aire, anotar lo esencial de la sesión, preparar la siguiente y absorber un pequeño retraso. Si se desplaza a casa de sus clientes, incluya también el tiempo de trayecto en la agenda, tanto a la ida como a la vuelta.

Lo más sencillo es configurar estos márgenes de una vez por todas, servicio por servicio: una duración realista para cada tipo de sesión, y un plazo mínimo antes de la reserva para no descubrir nunca una cita a domicilio una hora antes. Los coaches que alternan gimnasio, domicilio y videollamada encontrarán un ejemplo de semana completa en nuestra página software de citas para entrenadores personales. Esteticistas: nuestra guía sobre la planificación de una esteticista muestra cómo medir la duración real de cada tratamiento y alternar tratamientos largos y cortos.

6. Automatice todo lo que se repite

Cada tarea que hace más de tres veces por semana es candidata a la automatización. Para una actividad con cita previa, las más rentables son:

• la reserva de citas en línea, para que los clientes reserven por su cuenta, incluso a las 23 h, sin interrumpirle;
• los recordatorios automáticos enviados la víspera de la cita, que también reducen las ausencias (vea nuestro artículo sobre las citas no presentadas);
• las confirmaciones y modificaciones gestionadas en línea en lugar de por teléfono;
• los mensajes de seguimiento a los clientes que no han vuelto desde hace tiempo.

Incluso pedir una reseña puede convertirse en una rutina de dos minutos después de cada cita: nuestro método para conseguir reseñas en Google le da los modelos de mensajes que puede guardar de una vez por todas.

7. Termine cada jornada preparando la siguiente

Reserve 10 minutos al final del día para tres cosas: revisar el programa del día siguiente, anotar las tres prioridades que no son citas (no diez, tres) y vaciar la cabeza de todo lo pendiente anotándolo. Así empieza el día siguiente sabiendo exactamente qué hacer, sin perder su primera hora en organizarse.

Los errores que sabotean una jornada bien organizada

• Responder al teléfono durante una sesión: el cliente presente se siente desatendido, y la llamada a menudo se atiende mal.
• Aceptar todos los horarios que le piden, incluso fuera de su horario.
• Saltarse la pausa del almuerzo: el cansancio de la tarde sale más caro que los 45 minutos ganados.
• Una lista de tareas interminable, que desanima en lugar de ayudar a elegir.

¿Y con Calendrio?

Calendrio aplica este método por usted en todo lo relacionado con las citas: usted define sus horarios, sus clientes reservan en línea las 24 horas solo en sus horarios disponibles, con la duración propia de cada servicio, y se envía automáticamente un recordatorio por email 24 h antes de cada cita. Sus vacaciones se declaran aparte, como cierres excepcionales, y su agenda se sincroniza con Google Calendar u Outlook, para ver sus citas profesionales y personales en el mismo lugar, sin reservas duplicadas.

Puede probarlo gratis durante un mes, sin tarjeta bancaria: crear mi cuenta. Los planes se detallan en la página de Precios.