Agenda partilhada num consultório de terapeutas: uma página comum, contas separadas

A Claire é sofróloga, a Inès naturopata, o Marc reflexologista. Os três arrendam a mesma sala. O consultório é imaginário, o problema não: uma cliente pede à Inès quinta-feira às 10h, e ninguém sabe se o Marc já ocupou esse horário. Uma agenda partilhada num consultório de terapeutas tem de responder a esta pergunta sem mostrar à Inès os clientes do Marc. Vamos acompanhar a instalação deles, definição a definição, com o que o Calendrio faz e o que não faz.

Agenda partilhada num consultório de terapeutas: nem tudo se partilha

Num consultório partilhado misturam-se três coisas. A sala é comum. Os clientes e o dinheiro não: a Claire, a Inès e o Marc são três atividades, com os seus preços, as suas faturas e as suas regras de cancelamento.

Um Google Calendar comum parece a solução óbvia. Consoante a permissão escolhida, mostra apenas a disponibilidade ou todos os detalhes dos eventos, incluindo os nomes. Configurado para a disponibilidade, protege os nomes. Falta dar aos clientes uma página para reservar, e garantir que essa página tem a sala em conta.

O Calendrio propõe duas formas de trabalhar em conjunto. Não se destinam às mesmas pessoas.

A Claire, a Inès e o Marc recebem cada um por si: são as contas ligadas de que precisam. Já uma equipa de assalariados deverá olhar antes para a agenda partilhada de uma equipa.

Quantas marcações e pessoas posso gerir?

O Calendrio não limita o número de marcações feitas na sua página de reservas, seja qual for o plano. Quanto a pessoas, uma conta liga-se a 10 outras no máximo, das quais 5 podem bloquear os seus horários: uma mesma sala partilha-se, portanto, entre 6 terapeutas no máximo.

Os outros limites dependem do plano de cada um. No Gratuito: 2 serviços e 30 contactos. No Pro: deixa de haver limite em ambos. Só as marcações criadas pela API ou pelo conector têm uma quota mensal: 10 no Gratuito, 200 no Pro e durante o período de teste, 1 000 no Equipa. Para um consultório de três, nada disto impede o arranque, e cada um pode manter o plano que lhe convém.

Segunda-feira de manhã: as definições, conta a conta

Primeiro, cada um cria a sua própria conta. O convite faz-se depois em Definições → Contas ligadas (numa conta nova, passe por «Definições avançadas»), com o email de início de sessão do outro: se não existir conta com esse endereço, o convite não é enviado. O outro recebe um email e aceita nas suas definições.

Três terapeutas, três ligações. A Claire convida a Inès e o Marc, e depois a Inès convida o Marc. A ligação não se transmite: se a Inès e o Marc não estiverem ligados entre si, as marcações do Marc não fecham nada na agenda da Inès, mesmo que ambos estejam ligados à Claire. A quatro, são precisas seis ligações.

Uma caixa de cada lado. Em cada ligação, cada um verifica, para si, que «As marcações dela bloqueiam os meus horários» continua assinalada: está assinalada de início. Se o Marc a desmarcar, a página dele continua a propor a hora em que a Inès está a atender.

Uma pessoa fica com a página. A Claire assinala «Mostrar a agenda dela na minha página de reservas» para a Inès e para o Marc, e indica a especialidade de cada um. O bloco «A nossa equipa» aparece na página dela, e a ligação da página da equipa surge nas suas definições, pronta a copiar.

O mesmo nome para o mesmo serviço. Se a Claire e a Inès propõem ambas uma «Sessão de descoberta», com o mesmo nome e a mesma grafia, a página da equipa junta-as num só serviço, com o intervalo de preços. Escritas de forma diferente, são duas linhas.

O que o cliente vê, o que o colega vê

Na página da equipa, o cliente escolhe um serviço, um dia e uma hora entre as disponibilidades de todos. Pode filtrar por especialidade. Se várias pessoas estiverem livres, escolhe com quem. A reserva termina depois na página dessa pessoa: as suas condições, o seu sinal, o seu pagamento.

A Inès pode, assim, pedir um sinal, e o Marc um pagamento no local. A marcação fica na conta onde foi feita, com o respetivo cliente e pagamento.

Na agenda da Claire, uma marcação do Marc aparece como «Ocupado · Marc», sem nome do cliente nem detalhes. Se cada um mantiver o seu ficheiro de clientes do seu lado, nenhum nome circula. Existe uma opção para mostrar a uma conta ligada o seu número de marcações e a sua faturação dos últimos 30 dias: vem desmarcada de início.

Um pormenor sobre a página da equipa: um membro no plano Gratuito mostra lá 2 serviços, um membro num plano pago ou em período de teste mostra-os todos. Se a conta que fica com a página tiver o plano Equipa, todos os serviços dos seus membros aparecem, mesmo no Gratuito.

O que o Calendrio não faz por um consultório partilhado

Mais vale sabê-lo antes de avançar. As contas ligadas prestam serviços reais, mas não gerem uma sala.

• As contas ligadas bloqueiam contas, não salas. Com duas salas para três terapeutas, não conta as que ficam livres. Ligue apenas quem partilha a mesma sala, ou divida os dias com os horários de cada um.
• O bloqueio aplica-se a todas as marcações do outro. Uma videochamada da Inès, feita a partir de casa, também fecha o horário na agenda da Claire. A definição não se faz marcação a marcação.
• Não há tempo reservado entre duas contas. A pausa entre marcações aplica-se dentro de uma conta. Se o Marc terminar às 11h, as 11h podem ser propostas na página da Claire. O Marc, que troca as toalhas e areja a sala, define por isso a sua sessão com 1h15, e escreve-o na descrição: 1h de sessão, 15 minutos de preparação da sala.
• Só as marcações Calendrio e as sessões de grupo com inscritos bloqueiam. Um evento Google de um colega aparece como «Ocupado», a menos que ele o oculte, mas não fecha os seus horários. Uma tarefa também não. O que ocupa a sala tem de ser registado como uma marcação, ou numa agenda Google ou Outlook ligada a cada uma das contas.
• Uma marcação adicionada à mão não é comparada com as dos seus colegas. O alerta só diz respeito à sua própria agenda. Veja os blocos «Ocupado» antes de confirmar.
• Nada diz respeito à renda. O Calendrio não calcula as horas de sala de cada um nem divide quaisquer encargos.

O horário é verificado de novo mesmo antes de guardar uma reserva, mas nenhuma ferramenta substitui um pequeno acordo entre vós. Mantenham uma forma simples de se avisarem em caso de sobreposição.

Antes de partilhar: o contrato de arrendamento, os dados, o perfil Google

O contrato de arrendamento. Arrendar a sua sala a um colega pode ser uma sublocação. Em França, num arrendamento profissional, é possível salvo se o contrato a proibir, e o senhorio tem de ser informado por escrito. Num arrendamento comercial, é proibida salvo cláusula em contrário ou acordo do senhorio; se for irregular, expõe o inquilino a um pedido de resolução do contrato. Num arrendamento misto, habitação e atividade, é proibida salvo acordo escrito do senhorio. Peça a um notário ou a um advogado que analise a sua situação.

Os dados. Enquanto cada um mantiver o seu ficheiro, cada um responde por ele, em princípio, sozinho. Se decidirem em conjunto ter um ficheiro comum, podem tornar-se responsáveis conjuntos na aceção do artigo 26.º do RGPD, com um acordo entre vós, de preferência escrito. O site da CNIL, ou um consultor especializado, ajudá-lo-á a qualificar o seu caso.

O perfil Google. A Google aceita um perfil por terapeuta em contacto direto com o público e contactável no local no horário indicado. Quando vários terapeutas exercem no mesmo local, o espaço pode ter o seu próprio perfil, distinto, e o do terapeuta tem apenas o seu nome. Um endereço visível exige sinalética permanente com o nome da atividade. A ligação da equipa fica bem no perfil do consultório, e a sua no seu perfil.

O que o Calendrio traz a um consultório partilhado

O Calendrio dá a cada um a sua página de reservas, os seus lembretes e os seus pagamentos, e ao consultório uma página comum. As contas ligadas estão incluídas em todos os planos. O plano gratuito chega para experimentar em conjunto; o plano Pro, a 39 € s/ IVA por mês, retira o limite de serviços e de contactos, e acrescenta os SMS de lembrete. Encontra mais exemplos por profissão na página terapeutas de bem-estar.

Crie a sua conta gratuitamente e depois convide um colega: até 30 de novembro de 2026, o período de teste passa de um mês para três meses com esta ligação, sem cartão bancário e sem compromisso.