Passar para a agenda online numa semana: o método do terapeuta de bem-estar

A sua agenda cabe num caderno, os seus clientes escrevem-lhe por SMS e liga-lhes de volta entre duas sessões. Passar para a agenda online tenta-o, mas há um receio que volta sempre: perder serões inteiros com isso. Configurar a página não é o que demora mais. O que leva tempo é a transição: as marcações já anotadas, os clientes habituados ao telefone, a agenda de papel que não se tem coragem de fechar. Eis como organizá-la numa semana, sem perder nada pelo caminho.

É demorado e complicado de pôr em prática?

Não, se separar a configuração da transição. A configuração faz-se em alguns serões curtos; a transição com os seus clientes leva cerca de uma semana, o tempo de cada um receber o link e de a agenda de papel deixar de servir.

Há duas armadilhas que atrasam tudo. A primeira: querer configurar tudo de uma vez, incluindo opções de que só vai precisar daqui a seis meses. A segunda: abrir a reserva online antes de ter copiado as marcações da agenda de papel. Um cliente reserva então um horário já prometido a outra pessoa, e a confiança sofre logo no primeiro dia.

O caso típico: a Maëlle, reflexologista, e o seu caderno de argolas

Vejamos um caso típico (nome fictício). A Maëlle é reflexologista podal. Atende num consultório que partilha com uma sofróloga e propõe uma sessão de uma hora e uma sessão de descoberta mais curta. As marcações chegam por SMS, por mensagens no Instagram e por telefone, muitas vezes enquanto está em sessão. À noite, liga de volta, procura um horário no caderno e confirma à mão.

O caderno dela contém três coisas diferentes: marcações futuras, uma lista de clientes (nome, telefone, por vezes um e-mail) e notas de sessão. Cada uma trata-se à parte. As marcações passam para a agenda, a lista torna-se uma lista de contactos e as notas exigem uma verdadeira reflexão antes de serem copiadas (ver mais abaixo).

Passar para a agenda online: a semana de mudança, dia a dia

Segunda-feira: fazer o inventário do caderno

Antes de abrir um software, pegue no caderno e num marcador. Anote as marcações das próximas semanas e, depois, os clientes que vieram recentemente. Os clientes que não vê há muito tempo podem esperar. A CNIL (a autoridade francesa de proteção de dados) admite que os contactos de um cliente sirvam para o recontactar durante a relação comercial e até três anos após o seu fim; para além disso, em princípio, são eliminados, salvo obrigação de arquivo (contabilidade, por exemplo). Esta triagem evita-lhe preencher fichas inúteis.

Se já tem os seus contactos numa folha de cálculo ou no telemóvel, guarde-os em formato CSV com quatro colunas, por esta ordem: nome próprio, apelido, telefone, e-mail. A primeira linha contém os títulos das colunas (prenom, nom, telephone, email): o Calendrio ignora-a e importa as seguintes; o separador pode ser uma vírgula ou um ponto e vírgula. Não lê um caderno de papel: o que só existe em papel introduz-se à mão.

Terça-feira: descrever as suas sessões como os clientes as pedem

Um serviço, numa agenda online, é um nome, uma duração, um preço e um local. Escolha o nome que os seus clientes usam ao telefone («Sessão de reflexologia podal, 1 h») em vez de um termo técnico. Descreva o que acontece durante a sessão, sem promessas sobre a saúde: uma agenda online não é o lugar para uma alegação terapêutica.

No Calendrio, cada serviço tem as suas próprias definições: duração, pagamento no local ou online, antecedência mínima de reserva, regras de cancelamento, horários próprios. O plano Gratuito permite dois serviços, o que chega à Maëlle para a sua sessão de uma hora e para a sessão de descoberta.

O pagamento online não é obrigatório para começar. Pode começar com pagamento no local e acrescentar um sinal mais tarde, se notar faltas.

Quarta-feira: horários, férias e antecedência antes de uma sessão

Uma nova conta Calendrio começa com horários de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. Substitua-os pelos seus verdadeiros dias de consultório; caso contrário, haverá clientes a reservar no dia em que a sala está ocupada pela sua colega. Acrescente já as férias que tem previstas nos encerramentos excecionais.

Defina também uma antecedência mínima de reserva por serviço, por exemplo algumas horas, para não descobrir às 8h uma sessão marcada para as 9h. Se quiser tempo entre dois clientes (arejar, tomar notas, mudar a roupa da marquesa), a pausa entre marcações configura-se em minutos nos planos pagos e durante o teste; no plano Gratuito, aumente antes a duração do serviço.

Quinta-feira: copiar as marcações já feitas

Adicione cada marcação do caderno à agenda, na janela «Adicionar marcação». Um cliente que vem todas as semanas ou todos os meses? A repetição cria a série completa de uma vez, até um ano no máximo. A Maëlle usa-a para os seus clientes habituais que voltam uma vez por mês: um registo por cliente, em vez de um por sessão.

Anote o e-mail do cliente quando o tiver: o lembrete por e-mail da véspera também é enviado para as marcações que adiciona por si, logo no plano Gratuito. Sem e-mail, o cliente não recebe confirmação nem lembrete por e-mail; o lembrete por SMS existe nos planos pagos e durante o teste, para um telemóvel de França, Espanha, Portugal ou Alemanha.

Depois de esvaziar o caderno, e só nesse momento, abra a reserva online.

Sexta-feira e sábado: avisar os seus clientes

O link de reserva não serve para nada se ficar nas suas definições. Envie-o aos seus clientes habituais, acrescente-o ao seu perfil do Instagram, à sua ficha Google e ao seu correio de voz. O código QR cola-se na porta do consultório ou nos seus cartões. A Maëlle começa pelos clientes habituais: um SMS pessoal a cada um, enviado do seu telemóvel, com o link.

Domingo: manter o telefone para quem faz questão

Uma parte dos seus clientes vai continuar a telefonar, e é normal. Segundo o Insee (o instituto de estatística francês), em 2025, 51 % das pessoas com 75 anos ou mais tinham usado a Internet nos últimos três meses e 54 % estavam em situação de iliteracia digital, uma medida que também conta as pessoas que não usam a Internet de todo. Para estes clientes, nada muda: anota a marcação deles por si, na mesma agenda que as reservas online. Passa a haver um único sítio para consultar.

O que fazer à agenda de papel depois dessa semana?

Mantenha-a à mão durante algumas semanas, o tempo de verificar que nada foi esquecido. Depois, a questão já não é prática, mas jurídica: um caderno de clientes é um ficheiro de dados pessoais, em papel ou não.

As notas de sessão merecem uma atenção especial. A CNIL lembra que os comentários sobre um cliente devem ser pertinentes, objetivos e não excessivos, e que a pessoa pode pedir para os ler. As informações de saúde são dados sensíveis: salvo exceções, só podem ser registadas com o consentimento expresso da pessoa. Antes de copiar «enxaquecas» ou «grávida de 5 meses» para uma ficha, pergunte a si próprio se é necessário e se o cliente aceitou. O guia ficheiro de clientes e RGPD detalha os bons reflexos. Para o seu caso concreto, informe-se junto da autoridade de proteção de dados ou da sua federação profissional.

O que o Calendrio não fará por si

Mais vale sabê-lo antes de começar.

• Não lê o seu caderno. A importação funciona com um ficheiro CSV de quatro colunas (nome próprio, apelido, telefone, e-mail). Não recupera as marcações passadas nem as notas.
• O plano Gratuito e o teste guardam 30 contactos. Se a sua lista for maior, a importação para nos 30; o plano Pro (39 € s/ IVA por mês) retira este limite.
• Não convencerá os seus clientes por si. A mudança depende sobretudo das suas mensagens, e alguns vão continuar sempre a telefonar.

O que o Calendrio traz para passar do caderno para a agenda online

O Calendrio reúne no mesmo sítio as reservas online e as marcações que anota por si, com definições por serviço, repetição das sessões e um lembrete por e-mail na véspera logo no plano Gratuito. O teste de um mês, sem cartão bancário, dá também acesso aos lembretes por SMS, à pausa entre marcações e às sessões de grupo. As outras profissões abrangidas são apresentadas na página terapeutas de bem-estar.

Não tem tempo para a configuração? A equipa Calendrio pode criar a sua página de reserva por si, gratuitamente, a partir dos seus horários, serviços e preços, com o link enviado em dois dias úteis; copiar o caderno e avisar os seus clientes continua a ser consigo. Prefere começar sozinho? Experimente o Calendrio gratuitamente durante um mês, sem cartão bancário.