Software de marcações para cabeleireiro: as funções indispensáveis no salão

Corta, pinta, aconselha… e entre duas clientes atende o telefone, aponta uma marcação num caderno e liga a quem se esqueceu da sua. Um software de marcações para cabeleireiro serve precisamente para aliviar tudo o que se passa à volta da cadeira. Mas é preciso escolher uma ferramenta pensada para um salão independente, e não para uma cadeia de vinte lojas.

É a realidade da maioria da profissão. Segundo o relatório do setor da UNEC (associação francesa de cabeleireiros, dados de 2023), o setor conta em França com 109 310 estabelecimentos, dos quais 65 % sem trabalhadores, e 30,5 % trabalham ao domicílio. Por outras palavras, a maioria dos cabeleireiros trabalha sozinha, ou quase. Este guia passa em revista as funções que contam realmente para eles, com as perguntas a fazer durante um período de teste.

1. A reserva online, 24 h/24

É a função de base. As suas clientes reservam a partir de um link, à noite ou ao domingo, sem lhe ligar. Acabaram-se as interrupções a meio de um corte e os pedidos perdidos enquanto trabalhava. Uma agenda online de cabeleireiro mostra apenas os horários realmente livres, calculados a partir da duração de cada serviço (veja a nossa agenda online para salão de cabeleireiro).

O que verificar durante o período de teste:

• pode definir uma duração por serviço (corte, coloração, madeixas, brushing) para que a agenda bloqueie o tempo certo?
• pode fechar certos serviços longos às reservas de última hora?
• a página de reservas é simples de usar no telemóvel, onde as suas clientes reservam mais vezes?

Faça o teste pessoalmente: reserve uma marcação como uma cliente, a partir do seu smartphone. Se hesitar em algum momento, as suas clientes também vão hesitar.

2. Os lembretes automáticos antes da marcação

Uma cliente que se esquece da marcação é uma cadeira vazia e uma receita perdida. Os lembretes automáticos são a melhor defesa conhecida. Uma revisão Cochrane, realizada na área da saúde, mediu taxas de comparência de 67,8 % sem lembrete contra 78,6 % com um lembrete por SMS. O contexto é diferente de um salão, mas o mecanismo é o mesmo: esquece-se menos aquilo que nos é lembrado.

Verifique se o lembrete é enviado sozinho, sem qualquer ação sua, e se o texto é personalizável.

Para ir mais longe sobre as faltas, consulte os nossos 9 métodos para reduzir as faltas às marcações.

3. O registo rápido das marcações feitas por telefone ou ao balcão

Mesmo com a reserva online, parte da sua clientela vai continuar a ligar ou a marcar de novo à saída. O software deve permitir-lhe adicionar essa marcação em poucos segundos, a partir do telemóvel, e integrá-la na mesma agenda que as reservas online. Caso contrário, gere duas agendas, e o risco de reserva em duplicado volta.

Dica prática: proponha sempre a marcação seguinte na caixa. Uma cliente que sai com a data na agenda tem menos probabilidades de ir a outro lado.

4. O sinal online para os serviços longos

Umas madeixas balayage, um alisamento ou um penteado de noiva ocupam a sua cadeira durante horas. Uma falta neste tipo de serviço pesa muito. Pedir um sinal no momento da reserva compromete a cliente e protege o seu horário.

A configuração certa, para a maioria dos salões: nenhum sinal nos cortes habituais, um sinal nos serviços longos e nas primeiras marcações de clientes novas. Indique por escrito as suas condições de cancelamento e de reembolso; para a redação exata destas condições, um consultor jurídico ou a sua associação profissional poderá orientá-lo.

5. Um ficheiro de clientes com as suas notas técnicas

O seu ficheiro de clientes é a sua memória. Para um cabeleireiro, deve poder guardar as informações úteis para o trabalho: a fórmula de cor utilizada, a altura do degradé, uma sensibilidade do couro cabeludo indicada pela cliente, a data da última marcação.

Estes dados são pessoais e, por isso, regulados pelo RGPD. Registe apenas o que serve o serviço. E, se pretende enviar mensagens promocionais, a CNIL (autoridade francesa de proteção de dados) lembra que, junto de clientes existentes, isso só é possível sem consentimento prévio para serviços semelhantes, desde que a pessoa seja informada e possa opor-se facilmente, no momento da recolha e depois em cada mensagem.

6. A sincronização com a sua agenda pessoal

Uma consulta no médico, a saída da escola, uma formação: se a sua agenda pessoal e a do salão não comunicarem, uma cliente acabará por reservar num horário em que não está. Verifique se o software se sincroniza com a agenda que já utiliza (Google Calendar, Outlook) e se os seus compromissos pessoais bloqueiam automaticamente os horários em causa.

É ainda mais importante para os cabeleireiros ao domicílio, que também têm de prever as deslocações. Bloqueie um tempo de deslocação entre duas clientes e agrupe, se possível, as marcações por bairro no mesmo meio dia. O nosso método para organizar o dia quando se é independente detalha este princípio das margens entre marcações.

7. Uma solução para as chamadas perdidas

Durante um corte, não atende: é normal. Mas uma cliente que cai no atendedor de chamadas pode ligar para o salão seguinte. Algumas ferramentas enviam automaticamente um SMS à pessoa cuja chamada não foi atendida, com o link de reserva. Ela reserva sozinha, e não tem de fazer nada.

Se o seu software não o propuser, grave pelo menos uma mensagem de atendimento que remeta para o seu link de reserva.

8. Um link de reserva fácil de partilhar

A melhor agenda online não serve de nada se ninguém encontrar o link. Deve ser curto e fácil de colocar em todo o lado: bio do Instagram, ficha Google, montra com um QR code, assinatura das suas mensagens. Aproveite para cuidar da sua reputação online: o nosso guia para obter avaliações Google depois de cada marcação dá-lhe modelos de mensagens prontos a usar.

Como testar bem um software antes de assumir um compromisso

A maioria das soluções oferece um período de teste gratuito. Para comparar várias ferramentas com as mesmas bases, apoie-se nos nossos 8 critérios para escolher um software de marcações. Para que o teste seja útil, trate-o como uma verdadeira semana de trabalho:

1. Dia 1: introduza os seus serviços com as durações reais e o seu horário de funcionamento.
2. Dia 2: reserve pessoalmente a partir do telemóvel, como uma cliente, e verifique o lembrete recebido.
3. Dias 3 a 7: envie o link a algumas clientes fiéis e pergunte-lhes o que acham.
4. Fim do teste: faça as contas. O tempo ganho ao telefone e as marcações não esquecidas cobrem a subscrição?

A grelha a preencher durante o teste

Desconfie de compromissos longos assinados antes de ter testado e veja com atenção o custo dos SMS, que pode somar-se à subscrição.

O que o Calendrio oferece aos cabeleireiros independentes

O Calendrio é uma agenda de marcações online e um ficheiro de clientes pensados para independentes. As suas clientes reservam 24 h/24 a partir do seu link pessoal, com uma duração própria para cada serviço (um corte e uma coloração reservados em conjunto ocupam a duração dos dois) e, num salão com várias pessoas, a escolha do seu cabeleireiro. Acrescenta em poucos gestos as marcações feitas por telefone, um lembrete é enviado automaticamente por e-mail 24 h antes de cada marcação, e pode escrever às suas clientes por SMS em poucos cliques. Pode pedir um sinal online no momento da reserva, sincronizar a sua agenda com o Google Calendar ou o Outlook para evitar as reservas em duplicado e ativar como opção o SMS automático após uma chamada perdida.

Todo o detalhe, serviço a serviço, está na nossa página software de marcações para salão de cabeleireiro.

O plano Pro custa 39 € s/ IVA por mês (79 € s/ IVA para o plano Equipa, até 5 colaboradores), e os SMS 0,10 € s/ IVA por unidade. Consulte os preços ou comece o período de teste gratuito de um mês, sem cartão bancário e sem compromisso.