Agenda de esteticista: organizar a agenda do instituto em 6 passos

Um tratamento de rosto que se prolonga, uma depilação encaixada «entre duas», uma cliente que telefona enquanto tem as mãos na cera… Para uma esteticista independente, a agenda decide tudo: a faturação do dia, mas também as costas e a energia ao fim do dia. Uma boa agenda de esteticista, no instituto ou ao domicílio, não é uma agenda cheia até à última vaga. É uma agenda em que cada tratamento tem a sua duração real, em que os gestos alternam e em que os horários mais procurados ficam reservados aos serviços certos.

Este guia dá-lhe um método em seis passos, com uma tabela das durações a bloquear, um dia-tipo e mensagens prontas a copiar. Destina-se tanto às esteticistas que trabalham sozinhas como aos pequenos institutos.

Porque é que a agenda de uma esteticista é um quebra-cabeças à parte

Poucas profissões misturam tantas durações diferentes num mesmo dia. Um design de sobrancelhas leva poucos minutos, um tratamento de rosto completo exige muito mais, uma aplicação de unhas fica entre os dois. A isto somam-se a preparação da cabine, a limpeza do material e o tempo passado ao balcão a receber pagamentos ou a aconselhar.

O corpo, esse, aguenta o impacto. Segundo a Assurance Maladie, o seguro de saúde francês, as posturas exigentes, os movimentos repetitivos e o tempo passado de pé expõem as profissionais dos institutos a dores nas costas, na nuca, nas mãos, nos pulsos e nos ombros. Refere também os horários irregulares e as tarefas interrompidas entre as causas de stress e cansaço. Uma agenda bem construída não elimina estes riscos, mas pode evitar agravá-los.

Passo 1: cronometrar os tratamentos reais, não os da tabela de preços

O primeiro erro de organização é bloquear a duração «comercial» do tratamento. Ora, entre o acolhimento, o despir, o tratamento, o vestir, o pagamento e a arrumação da cabine, o tempo real é quase sempre mais longo. Durante duas semanas, anote a hora de chegada e a hora de saída de cada cliente, e depois o tempo de arrumação. Obterá as durações a bloquear.

Eis como pode ficar o resultado. As durações abaixo são um exemplo fictício: substitua-as pelas suas próprias medições.

Esta pequena diferença de cinco a quinze minutos, multiplicada por uma dezena de marcações, explica a maioria dos dias que acabam atrasados. Quando souber as suas durações, introduza-as tal e qual na agenda: é a condição para que os horários propostos às clientes sejam realistas.

Passo 2: alternar tratamentos longos e curtos

Encadear três tratamentos de rosto é ficar muito tempo inclinada na mesma posição. Encadear dez depilações é repetir o mesmo gesto do pulso. A alternância distribui o esforço: um tratamento longo, depois um ou dois curtos, depois um serviço feito sentada, como a manicure.

Na prática, divida o dia em blocos:

• De manhã: os tratamentos longos, quando está mais fresca e mais precisa.
• A meio do dia: os serviços feitos sentada (unhas, cuidados de mãos e pés).
• Ao fim do dia: os tratamentos curtos, muito procurados pelas clientes que saem do trabalho.

Uma profissional que trabalha sozinha ao domicílio pode manter a mesma lógica, agrupando os tratamentos longos nos dias em que as deslocações são curtas.

Passo 3: bloquear os períodos fixos antes das marcações

Se não reservar tempo para a gestão, as clientes vão ocupá-lo. Antes de abrir qualquer horário, coloque na agenda:

• uma verdadeira pausa para almoço, sempre à mesma hora;
• um período «administrativo» para encomendas, contabilidade e mensagens;
• o tempo de abertura e de fecho (preparação da cabine, roupa, limpeza);
• as férias e os encerramentos excecionais, assim que os souber.

É o princípio do time blocking: cada tipo de tarefa tem o seu lugar, e o que não está planeado deixa de invadir o resto.

Passo 4: reservar os horários mais procurados aos serviços certos

Em muitos institutos, os fins de dia, o sábado e as semanas antes das festas são os primeiros a esgotar. Olhe para o seu próprio histórico: que dias e que horas se preenchem sem esforço? São os seus horários mais valiosos.

Duas definições simples permitem aproveitá-los melhor:

• Propor os tratamentos longos de preferência durante a semana, durante o dia, para guardar o fim do dia para os tratamentos curtos, que recebem mais clientes.
• Dar horários próprios a certos tratamentos: por exemplo, o tratamento de rosto completo só pode ser reservado de terça a sexta antes das 16 h.

Antes dos períodos de maior movimento (festas de fim de ano, casamentos, férias de verão), abra a agenda mais cedo e avise primeiro as clientes habituais.

Passo 5: proteger os tratamentos longos das faltas

Uma falta numa depilação das sobrancelhas custa alguns minutos. Uma falta num tratamento de hora e meia esvazia uma manhã. Os tratamentos longos merecem, por isso, uma proteção especial:

• um lembrete na véspera, com a hora e a morada;
• um pagamento parcial no momento da reserva para os tratamentos longos ou caros (veja o nosso guia adiantamento ou sinal para escolher o termo certo em França);
• condições de cancelamento claras, apresentadas antes da reserva.

Para ir mais longe, o nosso artigo sobre as faltas às marcações detalha nove métodos a combinar.

Passo 6: propor a próxima marcação antes de a cliente sair

A depilação, as unhas ou as sobrancelhas repetem-se a um ritmo bastante regular, próprio de cada cliente. É uma vantagem para a sua agenda: pode preencher as próximas semanas sem prospeção. O momento ideal para falar disso é o fim do tratamento, quando a cliente está satisfeita e tem a agenda à mão.

Registe na ficha de cada cliente o seu ritmo e as suas preferências (cera, produtos tolerados, sensibilidades indicadas). A agenda torna-se mais previsível e a cliente sente-se reconhecida.

Instituto ou domicílio: as regras de afixação a não esquecer

Uma agenda clara começa por uma oferta clara. Segundo a ficha da Bpifrance Création dedicada aos institutos de beleza em França, o estabelecimento deve afixar no exterior uma tabela com pelo menos 10 preços com IVA dos serviços mais habituais e, no interior, no local de pagamento, a lista dos preços com IVA de todos os serviços. Deve ser entregue uma nota ao cliente para os serviços a partir de 25 €. A mesma ficha lembra que, em França, a atividade é regulamentada: é necessário um diploma do setor (CAP, BP, bac pro, BTS ou brevet de maîtrise), três anos de experiência profissional, ou trabalhar sob o controlo efetivo e permanente de uma pessoa qualificada.

A sua situação pode ter particularidades: em caso de dúvida, informe-se junto da sua chambre de métiers et de l'artisanat (câmara de ofícios e artesanato). Na reserva online, a lógica é a mesma: cada tratamento apresentado com o preço e a duração, para que a cliente saiba o que esperar antes de escolher o horário.

Ao domicílio, junta-se uma restrição: as deslocações. Agrupe as marcações por zona, conte o tempo de viagem entre duas clientes e indique claramente a sua área de atuação e eventuais custos de deslocação.

Como o Calendrio ajuda as esteticistas a manter a agenda

No Calendrio, cada tratamento tem a sua própria duração, o seu preço e, se quiser, os seus próprios horários: as clientes só veem online os horários livres com tempo suficiente para o tratamento escolhido, 24 horas por dia. É enviado automaticamente um lembrete por e-mail 24 horas antes da marcação (planos pagos e período de teste), pode ser pedido um sinal no momento da reserva e as agendas Google ou Outlook são tidas em conta para evitar reservas em duplicado. Quando uma cliente habitual não volta a marcar, o Calendrio pode propor-lhe por e-mail o seu horário habitual, se estiver livre; se uma vaga ficar disponível, a lista de espera é avisada. Tudo está apresentado na nossa página software de marcações para esteticistas.

Pode testar estas definições nos seus próprios tratamentos com o período de teste gratuito de um mês, sem cartão bancário e sem compromisso.