Prospeção por e-mail B2B: o método simples para independentes

Sim, a prospeção por e-mail B2B é permitida em França e pode trazer-lhe clientes, desde que se dirija a profissionais, lhes fale da sua profissão e lhes deixe a possibilidade de recusar em cada mensagem. O que faz a diferença a seguir é o método: um endereço em seu nome, envios razoáveis, um único lembrete e uma forma simples de reservar uma marcação.

Este guia destina-se aos independentes que querem trabalhar também com empresas: terapeutas de bem-estar que intervêm em empresas, coaches, consultores, formadores, artesãos. Explica o que diz a lei, o que faz um e-mail chegar e ter resposta, o que pode esperar com honestidade e o que um serviço pode fazer por si.

A prospeção por e-mail é legal e funciona mesmo?

Sim nas duas coisas, com limites: é legal junto de profissionais, sob condições, e pode funcionar em pequena escala, sem garantia de resultado. O Ministério da Economia francês lembra que, para um particular, a regra é o consentimento prévio, ao passo que, para um profissional, se trata em princípio de um direito de oposição: cada mensagem deve indicar a sua identidade e permitir cancelar a subscrição de forma gratuita e fácil.

A CNIL (autoridade francesa de proteção de dados) distingue dois casos. Um endereço genérico de empresa (contact@, info@) pode receber a sua mensagem sem acordo prévio. Para um endereço nominativo (nome.apelido@), a pessoa deve ter sido informada, quando o seu endereço foi recolhido, de que se podia opor à sua utilização comercial, e a sua mensagem deve estar relacionada com a função dela: propor um workshop de gestão do stress a uma responsável de recursos humanos, sim; vender-lhe um tratamento para o fim de semana, não.

Funciona? Sim, mas em pequena escala e não de um dia para o outro. Para o Calendrio Prospection, anunciamos uma ordem de grandeza prudente: algumas respostas e 0 a 2 marcações por cada 100 empresas contactadas durante as primeiras semanas. É a nossa estimativa, não uma estatística nem uma promessa: tudo depende da sua profissão, dos seus alvos e da sua mensagem. É por isso que o método é mais interessante quando um único novo cliente profissional lhe rende muito mais do que aquilo que a prospeção lhe custa.

Um exemplo: uma sofróloga que quer trabalhar com empresas

Eis um exemplo inventado, construído a partir de um caso frequente. Uma sofróloga com consultório propõe há pouco tempo workshops de 1h30 sobre gestão do stress, para grupos de 8 a 12 trabalhadores, presencialmente ou por videochamada. Do lado da empresa, este tipo de workshop entra muitas vezes na qualidade de vida no trabalho: consoante os casos, ela dirige-se à direção, aos recursos humanos ou ao comité social e económico (CSE). Uma única empresa que encomende um ciclo de workshops pode render-lhe tanto como um mês de sessões individuais. Tem, portanto, todo o interesse em prospetar empresas, mas não tem nem tempo nem vontade de se tornar especialista em envio de e-mails.

A segunda coluna exige um pouco de preparação, mas cada linha reduz o risco de acabar no correio indesejado.

Prospeção por e-mail B2B: o que faz um e-mail chegar e depois ter resposta

Um endereço em seu nome, nunca um correio eletrónico gratuito

Um e-mail enviado de um endereço Gmail ou Hotmail a dezenas de empresas inspira pouca confiança, e os serviços de correio desconfiam deste tipo de envio. Precisa de um nome de domínio (por exemplo o-seu-consultorio.fr) e de um endereço nesse domínio. Não precisa de ter um site para isso. As suas configurações técnicas também contam: a Google pede a todos os remetentes que escrevem para contas Gmail pessoais (endereços @gmail.com) que autentiquem os seus e-mails (configurações chamadas SPF ou DKIM) e que mantenham uma taxa de denúncias de spam abaixo de 0,3 %, aconselhando mesmo ficar abaixo de 0,1 %. Estas regras visam o Gmail, mas são boas referências para todos os serviços de correio. Estas configurações fazem-se de uma vez por todas, mas têm de estar corretas.

Envios razoáveis e progressivos

Um endereço novo que envia de uma só vez centenas de e-mails parece um robô. Mais vale começar devagar, distribuir os envios ao longo do dia, nos dias úteis, e depois aumentar pouco a pouco. Um envio razoável parece uma troca verdadeira e chega mais vezes à caixa de entrada.

Um e-mail curto, que fala do outro

A pessoa que recebe o seu e-mail faz uma única pergunta: «o que é que isto me traz?». Um bom primeiro e-mail cabe em poucas frases, cita um pormenor sobre a empresa dela, explica numa frase o que traz e faz uma só pergunta. Acrescente o seu link de reserva: a pessoa interessada escolhe ela própria um horário, sem trocas de e-mails para encontrar uma data.

Um único lembrete, e depois para-se

Um lembrete curto dá uma segunda oportunidade a um e-mail que passou despercebido: duas ou três frases, sem pressão, alguns dias depois. Mais do que isso, a insistência irrita. E assim que uma pessoa responde, mesmo que seja para dizer não, deixa de se lhe enviar lembretes.

Quanto pode render: as contas certas antes de avançar

Parta do que um cliente profissional lhe rende, não do número de e-mails enviados. No nosso exemplo, consideremos um ciclo de quatro workshops faturado a 1 200 € (valor ilustrativo). Um único cliente fechado paga então o piloto (290 € s/ IVA) e mais de seis meses de continuação do serviço (149 € s/ IVA por mês com a subscrição «Calendrio Pro + Prospection»). Pelo contrário, se se dirigir a pequenos comércios para um serviço de 40 €, vai precisar de muitos clientes para que o esforço compense: outros canais, como as parcerias locais ou a sua ficha Google, serão muitas vezes mais eficazes.

Tenha também em mente que as primeiras semanas servem para aprender: que empresas respondem, que assunto de e-mail funciona, que pergunta leva a uma chamada. Um balanço todas as semanas permite-lhe ajustar a sua mensagem.

Fazer sozinho ou ter acompanhamento?

Pode fazer tudo sozinho: comprar um nome de domínio, criar o endereço, fazer as configurações, montar a sua lista, escrever e enviar cada e-mail, registar as respostas numa folha de cálculo. Não custa dinheiro, mas exige tempo e alguns conhecimentos técnicos, e um erro de configuração pode mandar os seus e-mails para o correio indesejado sem que saiba.

Foi para evitar esta parte técnica que criámos o Calendrio Prospection, um serviço feito para si:

• O seu endereço profissional: liga-o num minuto, todas as configurações são verificadas automaticamente e, se faltar alguma coisa, a página dá-lhe a linha exata a copiar.
• Os seus alvos: diz-nos quem contactar e nós encontramos as empresas que correspondem. Revê, retira ou acrescenta os seus contactos.
• A sua mensagem: escrevemos o seu e-mail e um lembrete adaptados à sua profissão. Pode alterá-los sozinho e vê o e-mail exato que vai ser enviado.
• O lançamento: os envios saem do seu endereço, devagar, todos os dias úteis. Nada é enviado antes de ter validado a lista e os textos.
• O acompanhamento: cada resposta é-lhe transmitida, muitas vezes com uma resposta sugerida para enviar com um clique, e as marcações chegam à sua agenda Calendrio. Recebe um balanço todas as segundas-feiras.

O seu nome de domínio e o seu endereço de e-mail ficam em seu nome: se parar, fica com eles, bem como com a lista dos seus contactos e o histórico das suas campanhas.

O que o serviço não faz

• Nunca contacta particulares: está reservado à prospeção de profissionais (empresas, comércios, consultórios, agências).
• Não promete nenhum número de marcações: damos-lhe as ordens de grandeza habituais, não uma garantia de resultado.
• Não faz chamadas nem prospeta nas redes sociais: trata dos e-mails.
• Não envia e-mails anónimos: cada mensagem termina com a sua assinatura, a linha para cancelar a subscrição e uma curta menção «Marcações geridas com o Calendrio».
• Exige um nome de domínio: se não tiver, orientamo-lo para comprar um em seu nome.

O preço, sem surpresas

O piloto dura 4 semanas e custa 290 € s/ IVA, tudo incluído: configuração do seu endereço, lista de 100 empresas, textos, envios, lembrete e acompanhamento. Paga-se online no momento do pedido. Se o piloto não puder ser realizado, é reembolsado na totalidade.

• Depois, o serviço continua sozinho, com 100 novas empresas contactadas todos os meses. Isto é indicado antes do pagamento, e a continuação é paga com o cartão usado para o piloto.
• O seu preço: se tiver uma subscrição Calendrio paga ao mês, acrescem-lhe 110 € s/ IVA por mês. Caso contrário, passa para a subscrição «Calendrio Pro + Prospection» a 149 € s/ IVA por mês.
• Sem fidelização: pode pará-lo quando quiser em Definições → Subscrição & Faturação. A paragem produz efeito no fim do período em curso.
• Garantia de marcação: se não for obtida nenhuma marcação nos 60 dias seguintes ao lançamento dos seus envios, o seu 2.º mês é oferecido, automaticamente. Para isso, é preciso que o serviço tenha continuado depois do piloto (condições de venda, artigo P11).

Os pormenores estão na página Preços.

Lançar a sua primeira campanha

Se propõe serviços a empresas, como os terapeutas de bem-estar que dinamizam workshops, e prefere dedicar o seu tempo aos clientes em vez das configurações, pode pedir o seu piloto em dois minutos. Revê os seus alvos e valida os seus textos antes de qualquer envio. Descobrir o Calendrio Prospection.