Dernek üyelerini yönetmek: seanslar, aidatlar, katılım

Dernek üyelerini yönetmek için birçok sorumlu; bir tablo dosyası, tek tek gönderilen e-postalar ve bilgilerin kaybolduğu bir sohbet grubu arasında koşturup durur. Calendrio'da artık bunun için bir seçenek var: Üye alanı. Üye listesini, yalnızca üyelerin gördüğü seansları, aidatı ve katılım listesini tek bir yerde toplar.

Nasıl çalıştığını görmek için hayali bir sofrolog olan Nadia'nın bir sezonunu izleyelim. Nadia, muayenehanesinin yanı sıra yine hayali bir dernek olan “Souffle & Détente”i yürütüyor: perşembe akşamları, belediyenin verdiği bir salonda grup sofroloji seansları. Nefes egzersizleri, dinamik gevşeme, sonunda bir sohbet bölümü. Yaklaşık yirmi kişilik yer. Nadia, muayenehanesinin hesabından ayrı olarak dernek adına bir Calendrio hesabı açtı.

Önceden: her şey Nadia'nın üzerindeydi

Her sezon başında senaryo aynıydı. Bir yanda üyelerin tablo dosyası, diğer yanda aidat çeklerinin defteri. Her seanstan bir gün önce elle yeniden yazılan bir hatırlatma e-postası. Ve sohbet grubundaki o bilindik soru: “Bu perşembe, değil mi?”

Nadia üç şey istiyordu. Üyelerin takvimi görebilmesi, ama takvimin herkese açık olmaması. Kimin ödediğini bir bakışta bilmek. Katılanların listesini artık bir kâğıt köşesine yeniden yazmamak.

Üye alanı ile dernek üyelerini yönetmek

Bu, Gruplar ve Alanlar'dan açıp kapatabileceğiniz bir seçenek. Kapalı olduğu sürece ne sizin için ne de müşterileriniz için hiçbir şey değişmez. Grup seansları gibi, deneme süresince ve tüm ücretli paketlerde açıktır; Ücretsiz pakete dahil değildir.

Etkinleştirirken bir kutuyu işaretlersiniz: üyelerinize iletişim bilgilerinin, katılımlarının ve aidatlarının Calendrio ile yönetildiğini bildirdiğinizi ve gruba üye olmak hassas bir bilgiyi ortaya çıkarabiliyorsa, bu bilgiyi işleme hakkınız olduğunu onaylarsınız (kutudaki “Daha fazla bilgi” bağlantısı bu konuyu ayrıntılı anlatır). Ardından sayfa sekmelere ayrılır: Üyeler, Üye grupları, Aidat, Katılımlar ve Ayarlar. Üyeler, Üye grupları, Aidat ve Katılımlar sekmelerinin her birinde örnekli, “kolay okunur” bir rehber vardır: bir kulüp, dernek ya da özel grup için düşünülen bir seçeneği her gönüllü kolayca kullanabilmelidir.

Eylül: üyeler bağlantılarını alır

Nadia “Üyeler” sekmesini açar: ilk seferde ekleme kutusu zaten açıktır (değilse “+ Üye ekle” onu açar). Üyelerinin çoğu zaten kişileri arasında: onları işaretler, sonra hemen altındaki yeşil düğmeye, “12 kişiyi ekle ve bağlantılarını gönder”e tıklar. Yeni biri için bir ad ve bir e-posta adresi yeterlidir.

Her üye hemen kişisel bağlantısını içeren bir e-posta alır. Zaten üye olanlar için “Her üyeye bağlantısını gönder”, bağlantıyı herkese yeniden gönderir. Bir üye bağlantısını açtığında e-posta adresine 15 dakika geçerli, 6 haneli bir kod gelir. Kodu yazar ve takvimi görünür. Tarayıcısı bundan sonra 30 gün boyunca tanınır.

Kod girilmeden sayfa hiçbir şey göstermez: ne derneğin adını ne de bir seansı. Yani başkasına iletilen bir bağlantı yetmez. Buna rağmen bir bağlantı dolaşırsa, “Yeni bağlantı oluştur” eskisini kullanılamaz hâle getirir.

Ayın 2. ve 4. perşembesi: yalnızca üyelerin gördüğü seanslar

Nadia, Gruplar ve Alanlar'da “Perşembe akşamı sofroloji” seansını oluşturur: saat 19.00, 20 kişilik. Seans üyeliğe dahil olduğu için “Ücretsiz” kutusunu işaretli bırakır. Dernek ayda yalnızca iki kez toplanır: “Açık günler”de yalnızca perşembeyi işaretler; “Ayın yalnızca belirli günleri mi?” bölümünde “2.” ve “4.”yü işaretler. Böylece seans, hiçbir şeyi yeniden girmeden her ayın 2. ve 4. perşembesine denk gelir.

Son olarak “Üyelere özel”i işaretler. Rezervasyon sayfasının ziyaretçileri bu seansı görmez; sayfadaki YZ asistanı da onu önermez. Herkese açık ve ücretli “Tanışma atölyesi” ise yeni üyeler çekmek için görünür kalır.

Üye bir tarih seçer ve “Kaydol”a tıklar: form, adı, soyadı ve e-postası önceden doldurulmuş olarak açılır. Nadia iptale izin veriyorsa, üye kaydolduktan sonra “Kayıt yapıldı” yazısının altında bir “Kaydımı iptal et” bağlantısı belirir.

Ekim: kimsenin peşinden koşmadan aidat

Nadia “Aidat” sekmesinde ayarları tek bir kez yapar: adı (“Yıllık aidat”), tutarı (40 €) ve dönemi (“Yıllık”; altı aylık, üç aylık ve aylık da vardır). Ardından her üyeye renkli bir etiket verilir:

• yeşil, “… tarihine kadar ödendi”: ödenen dönemin bitiş tarihi;
• kırmızı, “Vadesi … tarihinde doldu”: dönem bitti, yenilemek gerekiyor;
• turuncu, “Hiç ödenmedi”: kayıtlı hiçbir ödeme yok.

Inès bir seansın sonunda çek mi verdi? Nadia, adının yanındaki “Alınan ödemeyi kaydet”e tıklar. Bir yıllık dönem ödeme gününde başlar: 8 Ekim 2026'da ödeme yapan Inès'in aidatı 7 Ekim 2027'ye kadar ödenmiş olur.

Diğerleri için “Talebi gönder”, aidatlarına giden bir bağlantı içeren bir e-posta gönderir. Nadia Ayarlar'da “Ödemelerimi online al”ı etkinleştirdiyse üye kartla öder ve para doğrudan derneğin Stripe hesabına geçer. Calendrio ücretli paketlerde ve deneme süresince hiçbir komisyon almaz; Stripe kendi ücretlerini alır.

Otomatik hatırlatmaları da işaretler: vadeden 15 gün önce bir e-posta, ödenmezse ertesi gün bir e-posta daha. Başlangıçta kapalıdırlar: kararı siz verirsiniz.

Seans akşamı: katılım listesi

“Katılımlar” sekmesi: Nadia seansı ve tarihi seçer, ardından “Listeyi göster”e tıklar. Listede o gün kaydolan kişiler ve tüm üyeler (ya da yalnızca bir grubun üyeleri) yer alır. Gelenleri işaretler ve “Listeyi kaydet”e tıklar.

Bundan sonra “Üyeler” sekmesinde her üyenin son 12 aydaki katılım sayısı görünür. Katılımlar, aidatlar ve üye listesi CSV dosyası olarak dışa aktarılabilir: saymanın tablosu ya da genel kurul raporu için.

Yönetim, genel kurul ve ekip

Nadia, Léa ve Inès ile bir “Yönetim” üye grubu oluşturur. Üye grubu bir kişi listesidir; seansları listeleyen Gruplar ve Alanlar sayfasıyla karıştırılmamalıdır. Bir üye birden fazla grupta olabilir.

Yönetim toplantısı için “Toplantı / Etkinlik” türünde bir seans oluşturur: bir dersle aynı şekilde çalışır, ama burada katılımcılardan söz edilir. “Üyelere özel”i işaretler, sonra “Bu üye gruplarına görünür” bölümünde “Yönetim” grubunu işaretler. Bu toplantıyı yalnızca Léa ve Inès görür; diğer üyeler görmez. Hiçbir grup işaretlenmezse seansı tüm üyeler görür: Nadia, kasımın son cumartesi günkü genel kurul için bunu yapar.

Bir gruba haber vermek için “Bu gruba yaz”, o grubun üyelerine göre önceden filtrelenmiş bir e-posta kampanyası açar. Toplantıyı oluşturmadan önce tüm yönetime uyan bir tarih bulmak için de boş zaman anketi işinizi görür.

Inès sayman. Nadia ona hesabının tamamını açmak istemiyor. Ekip veya Kurumsal paketiyle (ya da deneme süresince) onu ekip üyesi olarak ekler, ardından Ekip → 🔑 Yetkiler sayfasında ona yalnızca “aidatları yönetmek” yetkisini verir. Inès aidatları görür, katılımları görmez. İki yetki daha vardır: “üyeleri ve grupları yönetmek” ve “katılım listelerini doldurmak”. Seçeneği açıp kapatmak ise yalnızca hesap yöneticisinin elindedir.

Gizlilik: bir ziyaretçi ne görür?

Derneğin rezervasyon sayfasına gelen bir ziyaretçi herkese açık atölyeyi görür, başka hiçbir şeyi görmez. Üyelere özel seanslar bir Calendrio müşteri hesabında da görünmez: yalnızca üyenin takviminde, kod girildikten sonra görünürler.

Dernek Google'da hiç bulunmak istemiyorsa, Ayarlar → Ağ & görünürlük bölümünde “Sayfalarımı Google'dan gizle” seçeneği vardır. Google bu sayfaları bir sonraki ziyaretinde rezervasyon sayfasını ve tanıtım sayfalarını sonuçlarından kaldırır; Google'a göre bu ziyaret birkaç günden birkaç aya kadar sürebilir. Sayfaya bundan sonra bağlantıyla ya da, eğer orada yer alıyorsanız, Calendrio rehberinden ulaşılır. Bunu da önlemek için hemen yanındaki “Calendrio rehberinde yer alın” kutusunun işaretini kaldırın.

Üye alanının yapmadıkları

• Otomatik ödeme talimatı yok. Üye her dönem online ya da elden öder. Hatırlatmalar yardımcı olur, ama onun haberi olmadan hiçbir şey çekilmez.
• Muhasebe yok. Calendrio kimin ne zamana kadar ödediğini takip eder; derneğin muhasebesi CSV dışa aktarımından yola çıkılarak başka bir yerde yapılır.
• Bir e-posta adresi gerekir. Erişim kodu e-postayla gelir. E-postası olmayan bir üye, zaten kişileriniz arasındaysa eklenebilir. Katıldı ya da aidatı ödendi olarak işaretlenebilir, ama takvimini açamaz ve hatırlatma alamaz.

Nereden başlamalı?

Gruplar ve Alanlar'ı, ardından “Üye alanı” bağlantısını açın: küçük “ⓘ Bu nedir?” balonu onu üç cümleyle anlatır. Seçeneği etkinleştirin, iki üç üye ekleyin (denemek için kendinizi de ekleyebilirsiniz), “Üyelere özel” bir seans oluşturun, sonra kendi bağlantınızı açın: üyelerinizin göreceğini birebir göreceksiniz.

Muayenehanenizin yanı sıra grup seansları da mı yürütüyorsunuz? Sağlıklı yaşam uzmanlarına yönelik sayfa Calendrio'nun geri kalanını tanıtıyor, Dersler ve webinarlar ise çok katılımcılı seansları ayrıntılı anlatıyor.

Henüz Calendrio'nuz yok mu? Hesabınızı bu bağlantıyla oluşturun: 30 Kasım 2026'ya kadar bu bağlantıyla yapılan her kayda 3 ay ücretsiz deneme, banka kartı gerekmeden. Üye alanı deneme süresince açıktır.

— Calendrio ekibi