Organizar um webinar ou um seminário: inscrições, link da videochamada e lembretes automáticos

Quer organizar um webinar para se dar a conhecer, ou um seminário no seu consultório? Desde 25 de outubro de 2026, o Calendrio trata de quase tudo: a página de inscrição, o link da videochamada enviado a cada inscrito, os lembretes, o e-mail de seguimento e a lista de inscritos. Continua a usar a sua ferramenta de videochamada habitual (Google Meet, Zoom ou Teams); o Calendrio gere tudo o que acontece à volta.

Para o mostrar, acompanhamos a Léa Martin, naturopata imaginária em Enghien-les-Bains. É a nossa conta de demonstração: todos os dados das capturas de ecrã são fictícios. Em novembro, a Léa propõe duas sessões de grupo: um webinar gratuito na quarta-feira à noite e um workshop pago no consultório no sábado de manhã.

O que há de novo, em resumo

• Webinar: um novo tipo de sessão de grupo, online, com uma data, uma hora e um número de lugares.
• Link da videochamada: criado automaticamente com o Google Meet se o seu Google Agenda estiver ligado; caso contrário, o link do Zoom, Teams ou Meet que colar.
• E-mails para cada inscrito: confirmação com o botão «Entrar no webinar», lembretes na véspera, 1 h antes e 15 min antes, e depois um e-mail com a gravação e um link para fazer uma marcação.
• Página de apresentação: criada já preenchida; o seu botão abre diretamente a inscrição. É o link a colocar num anúncio no Instagram ou no Facebook.
• Também para aulas de grupo, workshops e seminários: a lista de inscritos, um e-mail para si a cada inscrição, um lembrete na véspera para o inscrito, um link de cancelamento segundo as suas regras e «Escrever aos inscritos».

Organizar um webinar: o caso da Léa, do primeiro clique ao dia seguinte

Criar o webinar

A Léa abre «Grupos & Espaços», toca em «+ Criar um espaço / aula» e escolhe «Webinar» na lista. Se este tipo não lhe aparecer, ative-o em Definições, na secção «Tipos de recursos disponíveis». Ela dá-lhe um título, «Recuperar melhor à noite: 3 rotinas simples», deixa o preço a 0 para um webinar gratuito e abre 100 lugares. Depois escolhe a data, a hora de início e a hora de fim.

Para a videochamada, há duas possibilidades. Se o Google Agenda dela estiver ligado nas Definições, marca «Criar um link do Google Meet por mim»: o Calendrio acrescenta o webinar ao Google Agenda dela com o respetivo link. Caso contrário, cola o link da reunião que preparou no Zoom, Teams ou Meet. O link da gravação é opcional: poderá acrescentá-lo depois do webinar.

Há três caixas marcadas por predefinição, e cada uma pode ser desmarcada: os lembretes automáticos, o e-mail depois do webinar e a criação da página de apresentação.

A página de apresentação, para a publicidade

Ao guardar, abre-se a página de apresentação do webinar, já preenchida (se a caixa estiver marcada e tiver menos de 20 páginas de apresentação): o título, a data e a hora, «Gratuito», o que inclui a inscrição, três etapas e três perguntas frequentes. A Léa altera os textos diretamente na página, acrescenta uma foto se quiser e depois marca «Online». Até lá, a página não é visível para ninguém.

O botão da página («Inscrevo-me gratuitamente» para um webinar gratuito, «Reservo o meu lugar» se for pago) abre a página de reservas com o webinar, a data e a hora já escolhidos. A pessoa só tem de indicar o nome e o endereço de e-mail. É este o link que a Léa coloca no seu anúncio no Instagram ou no Facebook. Se tiver ligado os seus anúncios nas Definições, o Calendrio comunica também à Meta as visitas e as inscrições das pessoas que o aceitam: veja medir os seus anúncios no Facebook e no Instagram.

Uma página de apresentação que já tenha também pode levar a um webinar: se tiver um webinar agendado, o botão passa a propor, na barra do editor, «para a inscrição num webinar».

A inscrição, do lado da pessoa

No telemóvel, a pessoa chega à página de reservas da Léa com tudo já escolhido: o webinar, «Por videochamada», quarta-feira, 18 de novembro, às 19h00. Não precisa de criar conta: nome próprio, apelido e endereço de e-mail chegam; o telefone é opcional. O link da videochamada só aparece depois da inscrição, no ecrã de confirmação e nos e-mails.

Quando todos os lugares estão ocupados, o webinar deixa de ser proposto. Depois de passada a data, desaparece da página de reservas.

Os e-mails são enviados automaticamente

• Na inscrição: uma confirmação com o botão «Entrar no webinar», «Adicionar ao meu Google Agenda» e, se a Léa permitir o cancelamento online, um link para cancelar. A Léa, por seu lado, recebe um e-mail «Nova inscrição» com o número de inscritos.
• Na véspera e depois 1 h antes: um lembrete com o mesmo botão. Quem se inscreve à última hora não recebe os lembretes que já passaram: tem a sua confirmação.
• 15 minutos antes: «Está a começar», com o botão para entrar.
• Depois: cerca de uma hora após o fim, um e-mail de agradecimento com a gravação, se a Léa tiver acrescentado o link, e um botão «Fazer uma marcação». É o momento certo para propor uma primeira sessão.

Cada e-mail é enviado na língua do inscrito, e as respostas chegam diretamente à caixa de correio da Léa. Para a gravação, a Léa grava o webinar com a sua ferramenta de videochamada, publica o vídeo online (por exemplo no YouTube, como vídeo não listado) e cola o link em «Link da videochamada, gravação e lembretes», no cartão do webinar. O Calendrio não grava o vídeo.

Seminários, workshops e aulas de grupo: o que também muda

O workshop de cozinha da época da Léa é uma «Formação / Seminário». Este tipo não está ativado por predefinição numa conta de bem-estar: a Léa marcou-o em Definições, na secção «Tipos de recursos disponíveis». O workshop decorre no consultório, no sábado, 21 de novembro, das 9h30 às 12h30, com 12 lugares, a 45 €. Até agora, o Calendrio contava os inscritos de uma sessão de grupo, mas não enviava lembretes nem link de cancelamento, e a Léa não via a lista de nomes. Desde 25 de outubro:

• «Ver os inscritos» abre a lista por sessão: nome, e-mail, telefone, número de lugares, pago ou não, cancelado.
• A Léa recebe um e-mail a cada inscrição.
• O inscrito recebe um lembrete na véspera, com a morada e as indicações de acesso, exceto se a Léa tiver escolhido «Sem lembrete» nas Definições.
• O e-mail de confirmação inclui um link de cancelamento se a Léa permitir o cancelamento online, com o respetivo prazo (24 h antes, no caso dela).
• «Copiar o link de inscrição» dá um link que abre diretamente este workshop na página de reservas.
• «Escrever aos inscritos» envia uma mensagem a todos os inscritos de uma sessão agendada (500 no máximo por envio): uma mudança de horário, o material a trazer… O botão aparece assim que uma sessão agendada tem inscritos, e as respostas chegam à caixa de correio da Léa.
• Uma sessão gratuita já não passa pelo pagamento online.

Se dinamiza sobretudo workshops e aulas, a nossa página para aulas e formações apresenta as restantes definições.

O que o Calendrio não faz

• Não tem sala de videochamada própria: o webinar decorre no Google Meet, Zoom ou Teams. Com uma conta Google pessoal gratuita, o Google Meet aceita até 100 participantes e limita a 60 minutos, no computador, as reuniões com três ou mais pessoas (Ajuda do Google Meet, consultada a 25/10/2026). Acima disso, é preciso um plano pago na sua ferramenta de videochamada. Faça um teste com outro endereço de e-mail antes do grande dia.
• Sem SMS para as sessões de grupo: os lembretes são enviados por e-mail.
• Sem ficheiro de calendário para iPhone ou Outlook para uma sessão de grupo: apenas «Adicionar ao meu Google Agenda».
• Um webinar pago segue a definição de pagamento da sua conta (sinal ou valor total online, com o Stripe ligado). Se a sua conta estiver definida para «Pagamento no local», a inscrição é registada sem pagamento.
• Os cartões-presente e os pacotes não se aplicam às sessões de grupo.
• Um seminário de vários dias tem inscrição dia a dia: cada pessoa escolhe uma data entre os dias disponíveis.
• Um webinar tem uma única data: para o repetir, cria um novo.
• O plano Gratuito não inclui as sessões de grupo: fazem parte dos planos pagos e do período de teste.

Dá sessões de sofrologia, meditação ou naturopatia? Veja o Calendrio para terapeutas de bem-estar, ou experimente o Calendrio: os webinars e os seminários estão incluídos durante o período de teste.