Qualificar os seus potenciais clientes: identificar as empresas que precisam de si

Enviar o mesmo email a cinquenta empresas escolhidas ao acaso cansa toda a gente, incluindo a si. Qualificar os seus potenciais clientes, para um independente, é fazer a triagem antes de escrever: identificar, em páginas públicas, as empresas que mostram um sinal concreto de que precisam do que vende e começar por elas. Escreve menos, mas a pessoas que têm uma razão para o ler.

Este guia dá-lhe o método: escolher os seus sinais de necessidade, verificá-los em poucos minutos, pontuar cada empresa de 0 a 4, escrever uma primeira mensagem que fala do que constatou e conhecer os limites do exercício, incluindo o que a lei exige.

Qualificar os seus potenciais clientes antes do primeiro email: do que estamos a falar?

Os guias de vendas falam muitas vezes de qualificação durante a chamada: orçamento, decisor, prazo. É útil para uma equipa comercial. Já um independente não tem tempo para telefonar a toda a gente. A sua triagem tem de ser feita antes do primeiro contacto, com o que é visível do exterior.

É aí que entram os sinais de necessidade: indícios públicos que levam a pensar que uma empresa tem, neste momento, o problema que sabe resolver. Uma empresa que acabou de abrir, que está a recrutar, que não tem reserva online quando os seus clientes marcam hora. Nenhum destes sinais prova uma necessidade. Em conjunto, dizem-lhe por quem começar.

Encontrar os seus sinais de necessidade a partir do que vende

Parta da sua oferta, não do público-alvo. Pergunte a si mesmo: em que situação é que um cliente precisou de mim, e o que é que, visto de fora, denunciava essa situação? Escolha três ou quatro sinais, não mais. Para além disso, passa mais tempo a verificar do que a escrever.

Um bom sinal cumpre três condições: é público, verifica-se em poucos minutos e está diretamente ligado ao que propõe. «Empresa bonita e dinâmica» não é um sinal. «Publicou três ofertas de emprego este mês» é um.

Pegue na primeira linha. Um terapeuta que atende por marcação, sem reserva online, gere tudo por telefone, muitas vezes entre duas sessões. Se acabou de se instalar, está a construir a sua organização agora. Se está esgotado, cada chamada perdida pode ser um cliente perdido. São três situações em que uma solução de reservas tem uma verdadeira razão para interessar.

Um caso concreto: uma sofróloga que se dirige às empresas

Eis um exemplo inventado, construído a partir de uma situação comum. Uma sofróloga com consultório propõe workshops de 1 h 30 sobre gestão do stress, para grupos de trabalhadores, presencialmente ou por videochamada. Quer escrever a PME da sua cidade. Escolhe quatro sinais:

• a empresa está a recrutar neste momento (ofertas de emprego no seu site ou na sua página de carreiras);
• abriu um novo estabelecimento ou mudou de instalações recentemente;
• fala do bem-estar ou da qualidade de vida das suas equipas no seu site;
• já organiza momentos coletivos (seminário, dia de equipa) visíveis nas suas redes sociais.

Na sua lista, uma empresa de receção e atendimento telefónico obtém 3 em 4: está a recrutar, abriu um segundo espaço e a sua página de carreiras fala de equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Um gabinete de arquitetura obtém 0: nada de visível liga a sua atividade do momento a um workshop coletivo. A sofróloga escreve primeiro à empresa de receção. O gabinete fica simplesmente para depois.

Onde verificar cada sinal sem passar a noite nisso

Algumas fontes gratuitas bastam para a maioria dos sinais:

• L'Annuaire des Entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr), site público e gratuito do Estado francês: data de criação, atividade e morada da empresa. É a forma mais simples de detetar uma abertura recente.
• O site da empresa: existência de reserva online, página de carreiras, notícias, qualidade da apresentação no telemóvel.
• A sua ficha do Google: horários, fotografias, avaliações recentes, link para um site ou uma página de reservas.
• As suas redes sociais: anúncios de abertura, «esgotado esta semana», eventos de equipa.

Defina uma regra de tempo, por exemplo cinco minutos por empresa. Se um sinal não se verificar nesse prazo, conte-o como ausente e passe à seguinte.

Pontuar os seus potenciais clientes de 0 a 4 e decidir por quem começar

O método cabe numa linha: um ponto por sinal constatado. Uma empresa que apresenta os seus quatro sinais obtém 4, uma empresa que não mostra nenhum obtém 0.

Ao lado da pontuação, escreva a razão numa frase: «Aberta há pouco tempo, reservas apenas por telefone.» Esta frase vai servir-lhe duas vezes. Lembra-lhe porque está a escrever e torna-se o gancho da sua primeira mensagem.

Depois, ordene a lista da pontuação mais alta para a mais baixa. Escreva primeiro às empresas com melhor pontuação. Ponha de lado as que têm 0: pode sempre mantê-las se as conhecer por outra via, a decisão é sua. Anote a pontuação e a razão na sua ferramenta de acompanhamento, por exemplo nas notas da ficha, numa folha de cálculo ou numa lista de potenciais clientes, para encontrar o histórico de cada contacto.

Escrever uma primeira mensagem que fala do sinal, sem parecer intrusivo

Um sinal bem escolhido torna o seu email pessoal sem esforço. Mas é preciso citá-lo com tato. Algumas regras:

• cite apenas um facto público e profissional, nunca um pormenor sobre a vida da pessoa;
• diga onde o viu («no seu site», «na sua ficha»);
• descreva, não julgue: «não encontrei reserva online» em vez de «o seu site está ultrapassado»;
• um único sinal por mensagem, seguido de uma única pergunta.

Para o que vem a seguir (endereço de envio, ritmo, seguimento), consulte o nosso guia de prospeção por email B2B.

O que um sinal não diz, e o que a lei exige

Um sinal de necessidade é um indício, não uma certeza. Uma empresa que não tem reserva online pode ter escolhido o telefone e dar-se muito bem assim. Uma pontuação elevada diz-lhe por quem começar, não quem vai aceitar. Mantenha um tom aberto e aceite uma recusa sem insistir.

Quanto às regras, a CNIL (a autoridade francesa de proteção de dados) lembra que, na prospeção por correio eletrónico entre profissionais, o consentimento prévio do destinatário não é necessário quando o endereço é genérico (info@, contact@…) ou quando o profissional foi informado, no momento em que deu o seu endereço, de que podia opor-se gratuitamente à sua utilização comercial. Em qualquer caso, a mensagem tem de estar relacionada com a sua atividade profissional. Cada email deve também indicar em nome de quem é enviado e oferecer sempre uma forma de cancelar a inscrição. Um pedido para parar deve ser aplicado de imediato, e os dados apagados o mais depressa possível, guardando apenas o que permite não voltar a escrever à pessoa.

Quando a empresa é uma pessoa sozinha, como um terapeuta que trabalha em nome individual, as notas que tira sobre ela dizem-lhe diretamente respeito. Mantenha-as factuais, limitadas ao que serve a sua abordagem e, se ela lhe pedir para não a contactar mais, retire-a das suas listas, guardando apenas o que permite não voltar a escrever-lhe. Para um caso específico, peça a opinião de um jurista.

O que o Calendrio Prospection faz por si

Com o Calendrio Prospection, encontramos os seus alvos no diretório Sirene, com o respetivo endereço de email genérico publicado, e revê a lista antes dos primeiros envios. Depois do piloto, as novas empresas de cada mês são classificadas da mesma forma e acrescentadas sem nova revisão. Novidade: a pontuação de necessidade. A partir do que vende e do seu público-alvo, a IA propõe três ou quatro sinais de necessidade, que vê na sua página de acompanhamento durante a preparação da lista e que pode alterar. Durante a pesquisa do endereço de cada empresa, verifica esses sinais nas suas páginas públicas. Cada alvo recebe uma pontuação de 0 a 4 (um ponto por sinal constatado), com a razão numa frase, ou a menção «não verificado» quando não foi possível controlar os sinais. Na página de revisão, a lista está ordenada da pontuação mais alta para a mais baixa. Os alvos com 0 ficam desmarcados por defeito, e pode voltar a marcá-los: a última palavra é sua. Os primeiros emails seguem primeiro para os contactos que acrescentou e depois pela ordem da pontuação, a partir do seu endereço profissional.

O que o serviço não faz: não garante que uma empresa precise realmente de si, nem um número de respostas. Para as empresas que encontra, usa apenas endereços genéricos (contact@, info@…), nunca um endereço com o nome de uma pessoa. Os contactos que acrescentar por si mesmo ficam sob a sua responsabilidade. Os pedidos STOP são respeitados e, entre as empresas encontradas pelo Calendrio, dois profissionais da mesma área não escrevem à mesma empresa em 30 dias. Se trabalha com empresas, como os terapeutas de bem-estar que dinamizam workshops, e está a começar, comece pelos sinais mais simples de verificar. Para gerir as marcações que daí resultarem, pode criar a sua conta Calendrio.