Criar um funil de vendas quando atende por marcação

Para um terapeuta, um funil de vendas é o caminho que leva uma pessoa que não o conhece até uma sessão marcada e, depois, até uma segunda. O Calendrio cobre a parte que acontece do seu lado: a página de apresentação, a reserva, o pagamento, os lembretes, o pós-sessão e o seguimento. Não faz a sua publicidade e, neste percurso, só escreve aos seus clientes.

O artigo acompanha o percurso de uma cliente, etapa a etapa. Para cada etapa: o que configura, o que a cliente vê e o que o Calendrio não faz.

O funil de vendas de uma sofróloga: o exemplo da Camille

A Camille, personagem imaginária, é sofróloga. Propõe uma sessão de descoberta de 45 minutos e sessões individuais, no consultório e por videochamada. As clientes encontram-na pelo passa-palavra, escrevem-lhe no Instagram «tem vaga na quinta-feira?» e às vezes esquecem-se de aparecer. Cada pedido custa-lhe várias mensagens, e ninguém volta a contactar uma cliente que deixa de vir.

O objetivo dela cabe numa frase: que uma pessoa que ouve falar dela possa marcar uma sessão de descoberta sem lhe escrever, e receba depois tudo o que precisa para vir. Cada etapa abaixo retira um obstáculo desse caminho.

Etapa 1: ser encontrada, e levar sempre ao mesmo sítio

Um funil precisa de uma porta de entrada única. A Camille põe o seu link de reservas em todo o lado onde a podem encontrar: bio do Instagram, perfil do Google, assinatura de email, cartão de visita com o código QR que o Calendrio gera. No site dela, um botão «Reservar» ou o calendário integrado (plugin WordPress, ou código para colar no Wix, Squarespace, Webflow ou Shopify) leva ao mesmo sítio.

Se pagar um anúncio no Facebook ou no Instagram, o Calendrio pode comunicar à Meta as páginas vistas, as reservas e os pagamentos, apenas dos visitantes vindos desse anúncio que aceitaram o aviso de privacidade (planos pagos e período de teste). Já o Calendrio não cria nem gere publicidade.

Etapa 2: uma página de apresentação que transmite confiança

Quem descobre a Camille quer saber o que é uma sessão de sofrologia, onde decorre e se aquela pessoa lhe inspira confiança. A página de apresentação responde a isso: três modelos de design (Brilho, Elegância, Zen), até 8 fotos, pontos fortes, um texto «sobre mim», as etapas de uma sessão, perguntas frequentes e uma oferta. Edita-se diretamente na página, já pré-preenchida com exemplos que a Camille substitui pelas suas palavras. Os blocos «números» e «avaliações» só aparecem se ela os preencher: nada é inventado em seu lugar.

Numa profissão de bem-estar, descreva a sessão sem prometer cura nem efeito terapêutico. A Camille escreve «uma sessão de 45 minutos para aprender a libertar as tensões», e não «nunca mais vai sentir stress». As outras funcionalidades para a sua profissão estão reunidas na página Calendrio para profissionais de bem-estar.

Etapa 3: uma reserva simples, com os filtros certos

É a etapa em que se perde mais gente se estiver mal configurada. O formulário pede o nome próprio, o apelido e o email; consoante o local da sessão, um telefone (obrigatório para uma sessão por telefone) ou uma morada (ao domicílio); a mensagem é opcional. A cliente escolhe um serviço, preenche os seus dados e depois o horário. As definições fazem-se serviço a serviço: a Camille trata, assim, de forma diferente a sessão de descoberta e as sessões de acompanhamento.

O sinal e o pagamento online passam pelo Stripe, diretamente para a sua conta, incluindo no plano gratuito. O Calendrio não cobra qualquer comissão nos planos pagos nem durante o período de teste; aplicam-se apenas as taxas do prestador de pagamentos. Para escolher o valor, leia o sinal online na reserva.

Quanto mais coisas pedir, menos reservas terá. Por isso, a Camille mantém a sessão de descoberta o mais simples possível (um sinal, sem validação manual) e reserva os filtros para os serviços que precisam deles, como as sessões para crianças, que só mostra aos pais que o indicam. As marcações feitas por telefone, adiciona-as à mão, para que a agenda fique completa.

Etapa 4: entre a reserva e a sessão

Enquanto a cliente não vier, nada está garantido. O Calendrio envia uma confirmação com a data, o local ou o link da videochamada, eventuais instruções de acesso e botões para adicionar a marcação à agenda dela (Google Calendar, iPhone, Outlook, outra). Depois segue um lembrete: na véspera, por email, logo no plano gratuito; com um plano pago ou no período de teste, no momento que escolher, por email ou por SMS, até três lembretes por marcação. O SMS de lembrete segue para telemóveis de França, Espanha, Portugal e Alemanha; nos outros países, o lembrete segue por email.

Se um horário ficar livre após um cancelamento, a lista de espera e, depois, os clientes habituais desse horário são avisados (planos pagos e período de teste, definição em Definições, «Crescimento automático»). Se uma cliente da Camille cancelar na quinta-feira, outra pode ficar com o lugar.

Etapa 5: depois da sessão, preparar a seguinte

Terminada a sessão, a Camille carrega em «Concluída» na ficha da marcação. Pode escrever aí um relatório. É privado por predefinição; pode partilhá-lo com a cliente no resumo (a opção «Partilhar com o cliente» vem desmarcada por predefinição) e preparar a sessão seguinte a partir dessa ficha em poucos cliques. O resumo «Obrigado pela sua visita» é enviado quando ela conclui a marcação, se o cliente tiver endereço de email e a opção «enviar o resumo» continuar marcada (vem marcada por predefinição); propõe uma próxima marcação se tiver escolhido um prazo nas Definições (por predefinição, nada é proposto).

Um relatório partilhado segue por email e pode tocar em questões de saúde: a Camille só anota o necessário e mantém o resto privado. Veja o ficheiro de clientes e o RGPD.

Algumas horas depois da sessão, com um plano pago ou no período de teste, o Calendrio pode enviar um pedido de avaliação Google se o cliente tiver endereço de email e não tiver cancelado a subscrição, e se a Camille tiver colado o link das suas avaliações nas Definições. Não o volta a enviar ao mesmo cliente antes de 3 meses. Estas avaliações alimentam a etapa 1 para as pessoas seguintes.

Etapa 6: fazer voltar, sem incomodar

Um cliente que gostou da sessão não volta necessariamente a marcar por iniciativa própria. Três mecanismos, que não se usam todos da mesma forma:

• O horário habitual (planos pagos e período de teste): um cliente que veio pelo menos 3 vezes chega ao fim do seu ritmo habitual sem marcação prevista; o Calendrio propõe-lhe o seu horário, depois de verificar que está livre. A Camille não tem nada a fazer pela sua cliente de quinta-feira às 18h: se o horário estiver livre, ela recebe a proposta.
• O seguimento por prazo: em cada serviço, escolhe se os clientes são contactados de novo, ao fim de quantos dias (60 por predefinição) e com que desconto (10 % por predefinição, proposto apenas se marcar a oferta no momento de enviar a campanha). O filtro «A contactar» da lista de contactos reúne os que atingiram esse prazo. Não é automático: marca as pessoas e lança a campanha, por email (logo no plano gratuito, 5 clientes por envio, mais com um plano pago) ou por SMS (planos pagos e período de teste, apenas telemóveis franceses). Cada mensagem tem um link para cancelar a subscrição, e os clientes que o fizeram ficam excluídos. O artigo voltar a contactar um cliente propõe mensagens para adaptar.
• Os pacotes e os cartões-presente (planos pagos e período de teste): um pacote de sessões é vendido online, o cliente introduz o código na reserva e cada sessão é descontada.

O plano gratuito está limitado a 30 contactos. Escreva aos seus próprios clientes, com moderação, e respeite a escolha deles; o Calendrio junta um link para cancelar a subscrição a cada mensagem; em caso de dúvida sobre as regras de prospeção, informe-se junto da autoridade de proteção de dados (a CNIL em França, a CNPD em Portugal) ou de um jurista.

O que o Calendrio não faz

• Não cria os seus anúncios nem gere o seu orçamento.
• Neste percurso, só escreve aos seus clientes, não a pessoas que ainda não o são.
• Não testa duas versões de uma página uma contra a outra.
• Não vende produtos na sua página: apenas sessões, cartões-presente e pacotes.
• O WhatsApp ainda não está disponível para os lembretes nem para as campanhas.

Um funil de vendas avalia-se por uma única coisa

O indicador certo é o número de pessoas que descobrem o seu nome e acabam por se sentar no seu consultório. Para começar sem se dispersar, comece pelas três etapas que mais contam: os seus serviços e o respetivo pagamento, a sua página de apresentação e, depois, um teste de reserva feito por si a partir de um telemóvel. O resto (lembretes, avaliações, seguimento) configura-se depois, uma definição de cada vez. Consoante o número de serviços e o tempo dedicado aos textos, isto leva algumas horas, não semanas; não é um prazo garantido.

Ainda não tem o Calendrio? Crie a sua conta com este link: 3 meses oferecidos para qualquer inscrição feita através deste link até 30 de novembro de 2026, sem cartão bancário.

— A equipa Calendrio