Serbest çalışanlar için hediye kartı: nasıl oluşturulur, satılır ve tahsil edilir

Yılbaşı, Anneler Günü, doğum günleri: her yıl müşteriler hem sevindiren hem de bir köşede toz toplamayan bir hediye arar. Bir masaj seansı, bir yüz bakımı, bir saç kesimi, bir koçluk seansı ya da bir atölye bunun için biçilmiş kaftandır. Serbest çalışanlar için hediye kartı bu talebe cevap verir: müşteriniz bugün öder, hediyeyi alan kişi işinizi daha sonra keşfetmeye gelir.

Yine de iyi hazırlamak gerekir: hangi tutarı önermeli, ne kadar süre geçerli olmalı, kaybolan kodlar ve unutmalar nasıl önlenir, muhasebecinize hangi soruları sormalısınız? Bu rehber size eksiksiz bir yöntem, kopyalanacak metin şablonları ve mesleklere göre örnekler sunuyor.

Serbest çalışan olarak neden hediye kartı sunmalısınız?

Hediye kartının randevuyla çalışan bir profesyonel için üç somut avantajı vardır:

• Hizmetten önce kasaya para girer. Harcamaların genellikle yoğun olduğu yıl sonunda bu, hoş karşılanan bir nakit akışıdır.
• Yeni müşteriler getirir. Hediyeyi alan kişi sizi belki hiç tanımıyordu. Deneyimi beğenirse, bu kez kendi parasıyla geri gelir.
• Sadık müşterilerinizi ödüllendirir. Düzenli müşterileriniz en iyi elçilerinizdir: beğendikleri şeyi hediye ederler.

Hediye kartı yalnızca güzellik merkezlerine ve spalara özgü değildir. Bir koç «başlangıç için 3 seans», bir fotoğrafçı bir portre çekimi, bir zanaatkâr bir başlangıç atölyesi, bir sağlıklı yaşam uzmanı da bir ilk tanışma seansı hediye ettirebilir.

1. adım: serbest tutar ile belirli bir hizmet arasında seçim yapın

İki formül vardır ve aynı şekilde yönetilmezler:

Serbest tutar daha esnektir. Gerçek hizmetlerinize karşılık gelen üç ya da dört kademe önerin: örneğin bir saç kesimi, bir bakım, eksiksiz bir bakım. Hediyeyi alan kişi her şeyi bir seferde harcamazsa bakiyesini birkaç kerede kullanabilir.

Buna yakın bir seçenek de seans paketidir: müşteri kendisi için bir seans paketi (örneğin 5 ya da 10 seans) satın alır ve seanslar randevular ilerledikçe düşülür. Bu bir hediyeden çok bir sadakat aracıdır, ama aynı şekilde satılır. Fiyatlarınız için ücretlerinizi belirleme yöntemimize dayanın: indirimli bir paket, taban fiyatınızın altına inmemelidir.

2. adım: net bir geçerlilik süresi belirleyin

Bir hediye kartının neredeyse her zaman bir bitiş tarihi vardır. Fransa'da, MoneyVox tarafından yayımlanan bir derlemeye göre mağaza zincirlerinin hediye kartlarının çoğu satın alma tarihinden itibaren 12 ay geçerlidir; bazıları iki, üç yıla ya da daha fazlasına kadar uzanır. Bir serbest çalışan için bir yıl, hediyeyi alan kişiye uygun bir zaman bulması için süre tanıyan yaygın bir süredir.

Önemli olan, tartışmaları önlemek için tarihin kartın üzerinde ve e-postada açıkça yazılı olmasıdır. Bilgilendirme yükümlülükleriniz konusunda şüpheniz varsa meslek odanıza ya da bir hukukçuya danışın.

3. adım: basit koşullar yazın

Kartın üzerine ya da e-postanın altına koyacağınız birkaç satır yeterlidir:

İptal durumunu da düşünün: hediyeyi alan kişi randevuya gelmezse seans ne olur? Diğer müşterileriniz için geçerli kuralların aynısını uygulayın ve bunu belirtin. İptal politikası şablonumuz bu kuralları yazmanıza yardımcı olur.

4. adım: yalnızca dükkânda değil, online satın

Pek çok alıcı geç karar verir: akşam, bazen doğum gününden bir gün önce. Kart yalnızca tezgâhta ya da mesajlaşmanın ardından havaleyle satın alınabiliyorsa, bu son dakika satışlarını kaçırırsınız.

Bir online satış sayfası sorunu çözer: alıcı tutarı seçer, banka kartıyla öder ve kodu hemen e-postayla alır. Hediyeyi alacak kişinin adresini girerse, o kişi hediyesini kısa bir notla doğrudan alır. Sizin ne bir şey basmanız ne de göndermeniz gerekir.

Yine de tezgâh için basılı bir versiyon bulundurun: kodu elle yazılmış şık bir kart, somut bir şey hediye etmek isteyenleri mutlu eder.

5. adım: doğru zamanda duyurun

Bir hediye kartı en çok, ondan söz edildiğinde satılır. Yoğun dönemler bellidir: yılbaşı, Sevgililer Günü, Anneler Günü, Babalar Günü. Duyurularınıza üç ila dört hafta önce başlayın, ardından geç kalanların fikir aradığı son hafta bir hatırlatma yapın.

• Sosyal medya hesaplarınızda satış sayfasının bağlantısını içeren bir paylaşım.
• Kasada ya da bekleme salonunuzda küçük bir afiş.
• İşinizi zaten tanıyan mevcut müşterilerinize bir e-posta.
• Google işletme profilinizde bir cümle: «Hediye kartları online olarak satın alınabilir».

Düzenli müşterilerinizi bıktırmadan onlara ulaşmak için doğru zamanda gönderilmiş tek bir e-posta yeterlidir. Müşteri sadakati rehberimiz, bağı yıl boyunca sürdürmek için başka fikirler de sunuyor.

6. adım: kodları ve bakiyeleri takip edin

Klasik tuzak: kaybolan bir basılı kart, iki kez kullanılan bir kod, kimsenin hatırlamadığı 12 €'luk bir bakiye. Basit de olsa, her kart için şunları içeren bir kayıt tutun:

• benzersiz kod ve satın alma tarihi;
• başlangıç tutarı ve kalan bakiye;
• geçerlilik bitiş tarihi;
• her kullanımın tarihi ve hizmeti.

Hediyeyi alan kişi rezervasyon yaptığında, kodunu randevunun günü değil, randevu alınırken isteyin. Böylece geçerliliğini önceden kontrol eder ve karşılamada sürprizlerle karşılaşmazsınız.

Hediye kartı ve KDV: muhasebecinize sormanız gereken sorular

KDV muafiyeti rejimindeyseniz («TVA non applicable, art. 293 B du CGI» ibaresi), satışlarınızda KDV sorunu yoktur. KDV faturalandırıyorsanız, Fransız vergi doktrini Kamu Maliyesi Resmî Bülteni'nde (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-50, CGI madde 256 ter) tanımlanan iki tür çeki birbirinden ayırır:

• Tek amaçlı çek: satış anında hangi hizmetin, nerede ve hangi KDV oranıyla verileceği bilinir. Belirli bir yerde belirli sayıda seans için geçerli bir kart buna örnektir. KDV, çekin satışından itibaren doğar.
• Çok amaçlı çek: satış anında vergilendirme koşullarından biri bilinmez. Bu durumda çekin satışı KDV kapsamı dışındadır; KDV yalnızca hizmet verildiği anda doğar.

Dolayısıyla farklı oranlara tabi hizmetlerde kullanılabilen serbest tutarlı bir kart, «bir yüz bakımı» kartıyla aynı şekilde ele alınmayabilir. Satışlara başlamadan önce durumunuzu mali müşavirinize onaylatın: size satılan kartları ve kullanılmadan süresi dolanları nasıl kaydedeceğinizi de söyleyecektir.

Kaçınılması gereken hatalar

• Hiçbir şeye karşılık gelmeyen tutarlar önermek: hizmetleriniz 35 € ya da 55 € iken 40 €'luk bir kart, kullanılması zor bakiyeler yaratır.
• Geçerlilik tarihini unutmak: yazılı bir tarih olmadan, yıllar sonra tartışmalarla karşılaşabilirsiniz.
• Yer ayırmayı öngörmemek: aralıkta çok kart satıyorsanız, bu kişileri ağırlamak için ocak ve şubatta boş saatler bırakın.
• İlk randevuyu ihmal etmek: hediyeyi alan kişi işinizi keşfediyor. Karşılamaya özen gösterin ve seansın sonunda yeni bir randevu almayı önerin.

Calendrio hediye kartlarınızı satmanıza nasıl yardımcı olur?

Pro ve Ekip paketleriyle ve deneme süresi boyunca Calendrio size, müşterilerinizin online olarak hediye kartı ya da seans paketi satın aldığı bir «Hediye et» sayfası sunar. Tutarlarınızı Ayarlar'dan seçersiniz; alıcı banka kartıyla öder, para kendi Stripe hesabınıza geçer ve kod hemen e-postayla gönderilir; alıcı isterse hediyeyi alacak kişiye bir mesaj da iletilir. Kart 12 ay geçerlidir; hediyeyi alan kişi rezervasyon yaparken kodunu girer, tutar düşülür ve bakiye bir sonraki sefer için kullanılabilir kalır.

Tüm bu işlevleri banka kartı gerekmeden ve taahhütsüz bir aylık ücretsiz denemeyle test edebilirsiniz. Paketlerin ayrıntıları Fiyatlar sayfasında.