Webinar veya seminer düzenleyin: kayıtlar, görüntülü görüşme bağlantısı ve otomatik hatırlatmalar

Webinar düzenlemek ve kendinizi tanıtmak mı istiyorsunuz, yoksa muayenehanenizde bir seminer mi? 25 Ekim 2026'dan beri Calendrio neredeyse her şeyle ilgileniyor: kayıt sayfası, her kayıtlıya gönderilen görüntülü görüşme bağlantısı, hatırlatmalar, sonrasındaki e-posta ve kayıtlı listesi. Alışık olduğunuz görüntülü görüşme aracınızı (Google Meet, Zoom veya Teams) kullanmaya devam edersiniz; etrafındaki her şeyi Calendrio yönetir.

Bunu göstermek için Enghien-les-Bains'de çalışan hayalî bir natüropat olan Léa Martin'i izliyoruz. Bu bizim demo hesabımız: ekran görüntülerindeki tüm veriler kurgusaldır. Kasım ayında Léa iki grup buluşması sunuyor: Çarşamba akşamı ücretsiz bir webinar ve Cumartesi sabahı muayenehanede ücretli bir atölye.

Kısaca yenilikler

• Webinar: tarihi, saati ve kontenjanı olan, online yapılan yeni bir grup seansı türü.
• Görüntülü görüşme bağlantısı: Google Takviminiz bağlıysa Google Meet ile kendiliğinden oluşturulur; değilse yapıştırdığınız Zoom, Teams veya Meet bağlantısı kullanılır.
• Her kayıtlıya e-postalar: « Webinara katıl » düğmeli onay, bir gün önce, 1 saat önce ve 15 dakika önce hatırlatmalar, ardından kaydı (replay) ve randevu alma bağlantısını içeren bir e-posta.
• Tanıtım sayfası: önceden doldurulmuş olarak oluşturulur; düğmesi doğrudan kaydı açar. Instagram veya Facebook reklamına koyacağınız bağlantı budur.
• Grup dersleri, atölyeler ve seminerler için de: kayıtlı listesi, her kayıtta size bir e-posta, kayıtlıya bir gün önce hatırlatma, kurallarınıza göre bir iptal bağlantısı ve « Kayıtlılara yaz ».

Webinar düzenlemek: ilk tıklamadan ertesi güne Léa örneği

Webinarı oluşturmak

Léa « Gruplar ve Alanlar » bölümünü açar, « + Alan / Ders oluştur » düğmesine dokunur ve listeden « Webinar »ı seçer. Bu tür sizde görünmüyorsa, Ayarlar'da « Kullanılabilir kaynak türleri » bölümünden etkinleştirin. Bir başlık verir, « Akşamları daha iyi toparlanmak: 3 basit rutin », ücretsiz bir webinar için fiyatı 0 bırakır ve 100 kişilik kontenjan açar. Ardından tarihi, başlangıç saatini ve bitiş saatini seçer.

Görüntülü görüşme için iki seçenek var. Google Takvimi Ayarlar'da bağlıysa « Benim için bir Google Meet bağlantısı oluştur » kutusunu işaretler: Calendrio webinarı bağlantısıyla birlikte Google Takvimine ekler. Değilse Zoom, Teams veya Meet'te hazırladığı toplantının bağlantısını yapıştırır. Kayıt (replay) bağlantısı isteğe bağlıdır: webinardan sonra ekleyebilir.

Üç kutu varsayılan olarak işaretlidir ve her birinin işareti kaldırılabilir: otomatik hatırlatmalar, webinardan sonraki e-posta ve tanıtım sayfasının oluşturulması.

Reklam için tanıtım sayfası

Kaydettiğinizde webinarın tanıtım sayfası önceden doldurulmuş olarak açılır (kutu işaretliyse ve 20'den az tanıtım sayfanız varsa): başlık, tarih ve saat, « Ücretsiz », kayda neyin dahil olduğu, üç adım ve sık sorulan üç soru. Léa metinleri doğrudan sayfa üzerinde değiştirir, isterse bir fotoğraf ekler, ardından « Yayında » kutusunu işaretler. O zamana kadar sayfayı kimse göremez.

Sayfanın düğmesi (ücretsiz bir webinar için « Ücretsiz kaydol », ücretliyse « Yerimi ayırt ») webinarı, tarihi ve saati önceden seçilmiş olarak rezervasyon sayfasını açar. Kişinin yalnızca adını ve e-posta adresini girmesi yeterlidir. Léa'nın Instagram veya Facebook reklamına koyduğu bağlantı budur. Reklamlarını Ayarlar'dan bağladıysa Calendrio, kabul eden kişilerin ziyaretlerini ve kayıtlarını Meta'ya da bildirir: bkz. Facebook ve Instagram reklamlarınızı ölçmek.

Halihazırda sahip olduğunuz bir tanıtım sayfası da bir webinara yönlendirebilir: yaklaşan bir webinarınız varsa, düzenleyici çubuğundaki düğme artık « bir webinar kaydına » seçeneğini sunuyor.

Kişinin gözünden kayıt

Kişi telefonunda Léa'nın rezervasyon sayfasına her şey önceden seçilmiş olarak gelir: webinar, « Görüntülü görüşmeyle », 18 Kasım Çarşamba saat 19:00. Hesap oluşturması gerekmez: ad, soyad ve e-posta adresi yeterlidir, telefon isteğe bağlıdır. Görüntülü görüşme bağlantısı yalnızca kayıttan sonra, onay ekranında ve e-postalarda görünür.

Tüm yerler dolduğunda webinar artık sunulmaz. Tarih geçtikten sonra da rezervasyon sayfasından kaybolur.

E-postalar kendiliğinden gider

• Kayıtta: « Webinara katıl » düğmesi, « Google Takvimime ekle » ve Léa online iptale izin veriyorsa bir iptal bağlantısı içeren bir onay. Léa da kendi tarafında, kayıtlı sayısını gösteren « Yeni kayıt » e-postası alır.
• Bir gün önce, ardından 1 saat önce: aynı düğmeyi içeren bir hatırlatma. Son anda kaydolan biri, zamanı geçmiş hatırlatmaları almaz: onay e-postası elindedir.
• 15 dakika önce: « Başlıyor », içeri girmek için düğmeyle birlikte.
• Sonra: bitişten yaklaşık bir saat sonra, Léa bağlantısını eklediyse kaydı (replay) ve « Randevu al » düğmesini içeren bir teşekkür e-postası. İlk seansı önermek için doğru an budur.

Her e-posta kayıtlının dilinde gönderilir ve gelen yanıtlar doğrudan Léa'nın gelen kutusuna düşer. Kayıt (replay) için Léa webinarını görüntülü görüşme aracıyla kaydeder, videoyu internete yükler (örneğin YouTube'da liste dışı video olarak), ardından bağlantıyı webinar kartındaki « Görüntülü görüşme bağlantısı, kayıt ve hatırlatmalar » bölümüne yapıştırır. Calendrio videoyu kendisi kaydetmez.

Seminerler, atölyeler ve grup dersleri: bunlarda da değişenler

Léa'nın mevsim mutfağı atölyesi bir « Eğitim / Seminer ». Bu tür bir wellness hesabı için varsayılan olarak etkin değildir: Léa onu Ayarlar'da « Kullanılabilir kaynak türleri » bölümünden işaretledi. Atölyesi muayenehanede, 21 Kasım Cumartesi 09:30–12:30 arasında yapılıyor; 12 kişilik, 45 €. Şimdiye kadar Calendrio bir grup seansının kayıtlılarını sayıyordu ama ne hatırlatma ne de iptal bağlantısı gönderiyordu ve Léa isim listesini göremiyordu. 25 Ekim'den beri:

• « Kayıtlıları gör » seans bazında listeyi açar: ad, e-posta, telefon, yer sayısı, ödendi mi, iptal edildi mi.
• Léa her kayıtta bir e-posta alır.
• Kayıtlı, Léa Ayarlar'ında « Hatırlatma yok » seçeneğini seçmediyse, adres ve ulaşım bilgileriyle birlikte bir gün önce hatırlatma alır.
• Léa online iptale izin veriyorsa onay e-postası, süresiyle birlikte (onun için 24 saat önce) bir iptal bağlantısı içerir.
• « Kayıt bağlantısını kopyala », bu atölyeyi rezervasyon sayfasında doğrudan açan bir bağlantı verir.
• « Kayıtlılara yaz », yaklaşan bir seansın tüm kayıtlılarına bir mesaj gönderir (gönderim başına en fazla 500): saat değişikliği, getirilecek malzemeler… Düğme, yaklaşan bir seansın kayıtlısı olur olmaz görünür ve yanıtlar Léa'nın gelen kutusuna gelir.
• Ücretsiz bir seans artık online ödemeden geçmez.

Ağırlıklı olarak atölyeler ve dersler veriyorsanız dersler ve eğitimler için sayfamız diğer ayarları anlatıyor.

Calendrio'nun yapmadıkları

• Kendi görüntülü görüşme odası yok: webinar Google Meet, Zoom veya Teams'te yapılır. Ücretsiz kişisel bir Google hesabıyla Google Meet en fazla 100 katılımcı kabul eder ve bilgisayarda üç veya daha fazla kişilik toplantıları 60 dakikayla sınırlar (Google Meet Yardım, 25/10/2026 tarihinde incelendi). Bunun ötesi için görüntülü görüşme aracınızda ücretli bir paket gerekir. Büyük günden önce başka bir e-posta adresiyle deneme yapın.
• Grup seansları için SMS yok: hatırlatmalar e-postayla gider.
• Grup seansı için iPhone veya Outlook takvim dosyası yok: yalnızca « Google Takvimime ekle ».
• Ücretli bir webinar hesabınızın ödeme ayarını izler (Stripe bağlıyken kapora veya tutarın tamamı online). Hesabınız « Yerinde ödeme » olarak ayarlıysa kayıt ödemesiz kaydedilir.
• Hediye kartları ve paketler grup seanslarına uygulanmaz.
• Birkaç gün süren bir seminere gün gün kaydolunur: her kişi açık günlerden bir tarih seçer.
• Bir webinarın tek bir tarihi vardır: tekrarlamak için yeni bir tane oluşturursunuz.
• Ücretsiz Paket grup seanslarını içermez: bunlar ücretli paketlerde ve deneme süresinde yer alır.

Sofroloji, meditasyon veya natüropati seansları mı veriyorsunuz? Wellness uygulayıcıları için Calendrio sayfasına göz atın ya da Calendrio'yu deneyin: webinarlar ve seminerler deneme süresince dahildir.