Organiser un webinar ou un séminaire : inscriptions, lien visio et rappels automatiques

Vous voulez organiser un webinar pour vous faire connaître, ou un séminaire au cabinet ? Depuis le 25 octobre 2026, Calendrio s’occupe de presque tout : la page d’inscription, le lien de la visio envoyé à chaque inscrit, les rappels, le mail d’après et la liste des inscrits. Vous gardez votre outil de visio habituel (Google Meet, Zoom ou Teams) ; Calendrio gère tout ce qui se passe autour.

Pour le montrer, nous suivons Léa Martin, naturopathe imaginaire à Enghien-les-Bains. C’est notre compte de démonstration : toutes les données des captures sont fictives. En novembre, Léa propose deux rendez-vous de groupe : un webinar gratuit le mercredi soir, et un atelier payant au cabinet le samedi matin.

Ce qui est nouveau, en bref

• Webinar : un nouveau type de séance de groupe, en ligne, avec une date, une heure et un nombre de places.
• Lien de la visio : créé tout seul avec Google Meet si votre Google Agenda est branché, sinon le lien Zoom, Teams ou Meet que vous collez.
• Mails à chaque inscrit : confirmation avec le bouton « Rejoindre le webinar », rappels la veille, 1 h avant et 15 min avant, puis un mail après avec le replay et un lien pour prendre rendez-vous.
• Page de présentation : créée déjà remplie ; son bouton ouvre directement l’inscription. C’est le lien à mettre dans une publicité Instagram ou Facebook.
• Pour les cours collectifs, ateliers et séminaires aussi : la liste des inscrits, un mail pour vous à chaque inscription, un rappel la veille pour l’inscrit, un lien d’annulation selon vos règles et « Écrire aux inscrits ».

Organiser un webinar : le cas de Léa, du premier clic au lendemain

Créer le webinar

Léa ouvre « Groupes & Espaces », touche « + Créer un Espace / Cours » et choisit « Webinar » dans la liste. Si ce type n’apparaît pas chez vous, activez-le dans Paramètres, rubrique « Types de ressources disponibles ». Elle donne un titre, « Mieux récupérer le soir : 3 routines simples », laisse le prix à 0 pour un webinar gratuit et ouvre 100 places. Puis elle choisit la date, l’heure de début et l’heure de fin.

Pour la visio, deux possibilités. Si son Google Agenda est branché dans les Paramètres, elle coche « Créer un lien Google Meet pour moi » : Calendrio ajoute le webinar à son Google Agenda avec son lien. Sinon, elle colle le lien de la réunion qu’elle a préparée dans Zoom, Teams ou Meet. Le lien du replay est facultatif : elle pourra l’ajouter après le webinar.

Trois cases sont cochées d’office, et chacune se décoche : les rappels automatiques, le mail après le webinar et la création de la page de présentation.

La page de présentation, pour la publicité

À l’enregistrement, la page de présentation du webinar s’ouvre, déjà remplie (si la case est cochée et que vous avez moins de 20 pages de présentation) : le titre, la date et l’heure, « Gratuit », ce que comprend l’inscription, trois étapes et trois questions fréquentes. Léa change les textes directement sur la page, ajoute une photo si elle veut, puis coche « En ligne ». Avant cela, la page n’est visible par personne.

Le bouton de la page (« Je m’inscris gratuitement » pour un webinar gratuit, « Je réserve ma place » s’il est payant) ouvre la page de réservation avec le webinar, sa date et son heure déjà choisis. La personne n’a plus qu’à donner son nom et son adresse e-mail. C’est ce lien que Léa met dans sa publicité Instagram ou Facebook. Si elle a branché ses publicités dans les Paramètres, Calendrio signale aussi à Meta les visites et les inscriptions des personnes qui l’acceptent : voir mesurer ses publicités Facebook et Instagram.

Une page de présentation que vous avez déjà peut, elle aussi, mener à un webinar : si vous avez un webinar à venir, le bouton propose maintenant, dans la barre de l’éditeur, « à l’inscription à un webinar ».

L’inscription, vue par la personne

Sur son téléphone, la personne arrive sur la page de réservation de Léa avec tout déjà choisi : le webinar, « En Visio », le mercredi 18 novembre à 19 h. Elle n’a pas de compte à créer : prénom, nom et adresse e-mail suffisent, le téléphone est facultatif. Le lien de la visio n’apparaît qu’après l’inscription, sur l’écran de confirmation et dans les mails.

Quand toutes les places sont prises, le webinar n’est plus proposé. Une fois la date passée, il disparaît de la page de réservation.

Les mails partent tout seuls

• À l’inscription : une confirmation avec le bouton « Rejoindre le webinar », « Ajouter à mon agenda Google » et, si Léa autorise l’annulation en ligne, un lien pour annuler. Léa reçoit de son côté un mail « Nouvelle inscription » avec le nombre d’inscrits.
• La veille, puis 1 h avant : un rappel avec le même bouton. Une personne inscrite au dernier moment ne reçoit pas les rappels déjà passés : elle a sa confirmation.
• 15 minutes avant : « Ça commence », avec le bouton pour entrer.
• Après : environ une heure après la fin, un mail de remerciement avec le replay si Léa en a ajouté le lien, et un bouton « Prendre rendez-vous ». C’est le bon moment pour proposer une première séance.

Chaque mail part dans la langue de l’inscrit, et une réponse arrive directement dans la boîte de Léa. Pour le replay, Léa enregistre son webinar avec son outil de visio, met la vidéo en ligne (par exemple sur YouTube, en vidéo non répertoriée), puis colle le lien dans « Lien visio, replay et rappels », sur la carte du webinar. Calendrio n’enregistre pas la vidéo lui-même.

Séminaires, ateliers et cours collectifs : ce qui change aussi

L’atelier cuisine de saison de Léa est une « Formation / Séminaire ». Ce type n’est pas activé d’office pour un compte bien-être : Léa l’a coché dans Paramètres, rubrique « Types de ressources disponibles ». Son atelier a lieu au cabinet, le samedi 21 novembre de 9 h 30 à 12 h 30, 12 places, 45 €. Jusqu’ici, Calendrio comptait les inscrits d’une séance de groupe, mais n’envoyait ni rappel ni lien d’annulation, et Léa ne voyait pas la liste des noms. Depuis le 25 octobre :

• « Voir les inscrits » ouvre la liste par séance : nom, e-mail, téléphone, nombre de places, payé ou non, annulé.
• Léa reçoit un mail à chaque inscription.
• L’inscrit reçoit un rappel la veille, avec l’adresse et les instructions d’accès, sauf si Léa a choisi « pas de rappel » dans ses Paramètres.
• Le mail de confirmation contient un lien d’annulation si Léa autorise l’annulation en ligne, avec son délai (24 h avant chez elle).
• « Copier le lien d’inscription » donne un lien qui ouvre directement cet atelier sur la page de réservation.
• « Écrire aux inscrits » envoie un message à tous les inscrits d’une séance à venir (500 au plus par envoi) : un changement d’horaire, le matériel à apporter… Le bouton apparaît dès qu’une séance à venir a des inscrits, et les réponses arrivent dans la boîte de Léa.
• Une séance gratuite ne passe plus par le paiement en ligne.

Si vous animez surtout des ateliers et des cours, notre page pour les cours et les formations présente le reste des réglages.

Ce que Calendrio ne fait pas

• Pas de salle de visio maison : le webinar se passe dans Google Meet, Zoom ou Teams. Avec un compte Google personnel gratuit, Google Meet accepte jusqu’à 100 participants et limite à 60 minutes, sur ordinateur, les réunions de trois personnes ou plus (Aide Google Meet, consultée le 25/10/2026). Au-delà, il faut une formule payante chez votre outil de visio. Faites un essai avec une autre adresse e-mail avant le jour J.
• Pas de SMS pour les séances de groupe : les rappels partent par mail.
• Pas de fichier agenda pour iPhone ou Outlook pour une séance de groupe : seulement « Ajouter à mon agenda Google ».
• Un webinar payant suit le réglage de paiement de votre compte (acompte ou totalité en ligne, avec Stripe branché). Si votre compte est réglé sur « paiement sur place », l’inscription est enregistrée sans paiement.
• Les cartes cadeaux et les forfaits ne s’appliquent pas aux séances de groupe.
• Un séminaire sur plusieurs jours s’inscrit jour par jour : chaque personne choisit une date parmi les jours ouverts.
• Un webinar a une seule date : pour le refaire, vous en créez un nouveau.
• Le plan Gratuit ne comprend pas les séances de groupe : elles font partie des offres payantes et de l’essai.

Vous animez des séances de sophrologie, de méditation ou de naturopathie ? Voyez Calendrio pour les praticiens du bien-être, ou essayez Calendrio : les webinars et les séminaires sont inclus pendant l’essai.