Online-Anzahlung bei der Buchung: wann verlangen und wie aktivieren

Eine Kundin bucht an einem Samstag eine zweistündige Behandlung und erscheint dann nicht. Das Zeitfenster ist verloren, und Sie hatten jemand anderem abgesagt. Eine Online-Anzahlung bei der Buchung zu verlangen, ändert die Lage: Der Kunde bestätigt seine Zusage, indem er einen Teil des Preises bezahlt, und Sie behalten die Kontrolle darüber, was bei einer Stornierung passiert. Dieser Leitfaden erklärt, wann Sie sie einsetzen, wie viel Sie verlangen und wie Sie sie in Calendrio Schritt für Schritt aktivieren.

Online-Anzahlung: Worum geht es genau?

Eine Online-Anzahlung ist ein Teil des Preises, den der Kunde per Karte bezahlt, wenn er bucht, also vor der Leistung. Der Rest wird dann vor Ort am Tag des Termins bezahlt.

Das Wort ist wichtig. Im französischen Recht haben „acompte“ (Anzahlung) und „arrhes“ (Reuegeld) nicht dieselben Folgen. Das Merkblatt des französischen Justizministeriums (justice.fr) fasst den Unterschied zusammen: Bei einer Anzahlung sind beide Parteien gebunden; beim Reuegeld kann jeder von seiner Zusage zurücktreten, der Kunde, indem er das Reuegeld verliert, der Profi, indem er den doppelten Betrag zurückzahlt. Und vor allem: „Jeder im Voraus gezahlte Betrag gilt als Reuegeld, wenn der Vertrag nichts anderes festlegt.“

Die praktische Folge: Schreiben Sie in Ihren Buchungsbedingungen klar, was Sie verlangen und was bei einer Stornierung passiert. Unser Artikel Anzahlung oder Reuegeld: was wählen? erklärt beide Möglichkeiten im Detail. Lassen Sie sich in einem besonderen Fall von einer Rechtsfachperson beraten.

Wann sollten Sie eine Online-Anzahlung verlangen?

Sie müssen nicht für alles eine Anzahlung verlangen. Sinnvoll ist sie, wenn ein Nichterscheinen Sie viel kostet, weil Zeit blockiert ist oder Vorbereitung nötig war.

Einige Beispiele nach Beruf:

• Friseur: Coloration, Balayage, Glättung, die den Stuhl lange blockieren. Ein 20-minütiger Herrenschnitt kann ohne Anzahlung bleiben.
• Kosmetikerin: lange Behandlungen, Wimpernverlängerung, Brautpakete.
• Fotograf: Shooting draußen oder im Studio, das Wochen im Voraus gebucht wird.
• Coach: erster Termin eines neuen Kunden, oft länger.
• Wellness-Praktiker: lange Sitzung oder Workshop beim Kunden zu Hause, mit Anfahrt.

Stammkunden, die jeden Monat kommen, brauchen dagegen oft keine: Sie können die Anzahlung auf die Leistungen mit Risiko beschränken.

Wie viel sollten Sie verlangen?

In Calendrio wird die Anzahlung als Prozentsatz des Preises der Leistung festgelegt, von 10 bis 90 %, mit 30 % als Standardvorschlag. Die richtige Höhe hängt davon ab, was Sie ein Nichterscheinen kostet.

Diese Werte sind Orientierungspunkte, keine Regel. Eine zu hohe Anzahlung kann eine erste Buchung bremsen; eine zu niedrige schreckt kaum jemanden ab. Beginnen Sie mit 30 %, beobachten Sie Ihre Ausfälle zwei oder drei Monate lang und passen Sie dann an.

Schritt 1: Ihre Online-Zahlungen verbinden

Die Zahlungen laufen über Stripe, einen Anbieter für Online-Zahlungen. Das Geld wird auf Ihr Bankkonto überwiesen.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann den Bereich Zahlungen („Meine Zahlungen online erhalten“).
2. Klicken Sie auf „Meine Zahlungen einrichten“.
3. Stripe fragt nach Ihrer Identität und Ihrer Bankverbindung. Folgen Sie den Schritten bis zum Ende.
4. Zurück in Calendrio zeigt der Bereich „Online-Zahlungen aktiv“ an. Wird eine unvollständige Einrichtung angezeigt, klicken Sie auf „Einrichtung fortsetzen“.

Rechnen Sie mit etwa zehn Minuten und halten Sie Ihren Ausweis und Ihre Bankverbindung (IBAN) bereit. Nur der Administrator des Kontos kann diese Einstellung vornehmen.

Schritt 2: Die Anzahlung für jede Leistung aktivieren

Die Anzahlung wird Leistung für Leistung eingestellt. So können Sie sie für eine Coloration verlangen und für einen Haarschnitt nicht.

1. Scrollen Sie weiterhin unter Einstellungen bis zu Meine Leistungen.
2. Öffnen Sie die betreffende Leistung und suchen Sie den Kasten „Zahlung für diese Leistung“.
3. Kreuzen Sie „Online-Anzahlung“ an und geben Sie den Prozentsatz unter „Verlangte Anzahlung“ ein.
4. Speichern Sie. Wiederholen Sie das für jede betroffene Leistung.

Die anderen möglichen Optionen sind „Vor Ort / nach der Leistung“ und „Vollständig online“. Solange Ihre Zahlungen nicht verbunden sind, bleiben die Online-Optionen ausgegraut. Auf Ihrer Buchungsseite sieht der Kunde neben der Leistung den Hinweis „Anzahlung von 30 % online“ (mit Ihrem Prozentsatz).

Schritt 3: Ihre Stornoregeln schreiben

Eine Anzahlung ohne Stornoregel führt zu Missverständnissen. Direkt darunter können Sie im Kasten „Buchung und Stornierung“ jeder Leistung:

• dem Kunden erlauben, online zu stornieren;
• festlegen, bis wie viele Stunden vor dem Termin er das tun kann (standardmäßig 24 Std.);
• angeben, ob Sie die Anzahlung erstatten, wenn er rechtzeitig storniert. Andernfalls behalten Sie sie als Entschädigung.

Nach Ablauf der Frist ist keine Online-Stornierung mehr möglich, und der Kunde muss Sie kontaktieren. Storniert ein Kunde rechtzeitig, wird das Zeitfenster frei und Sie werden benachrichtigt. Die Erstattung wird dagegen nicht automatisch ausgelöst: Denken Sie daran, sie selbst vorzunehmen, wenn Ihre Regel das vorsieht. Unsere Vorlage für Stornobedingungen hilft Ihnen beim Formulieren des Textes.

Ein Punkt, auf den Sie achten sollten: Eine Online-Buchung ist ein Fernabsatzvertrag. Das Merkblatt von justice.fr erinnert daran, dass die Anzahlung vollständig erstattet werden muss, wenn ein Widerrufsrecht gilt und der Kunde innerhalb der gesetzlichen Frist widerruft, in der Regel 14 Tage. Klären Sie mit einer Rechtsfachperson, wie diese Regeln für Ihre Leistungen gelten.

Was Ihr Kunde bei der Buchung erlebt

Der Ablauf ist kurz, und genau das macht ihn akzeptabel:

1. Er wählt auf Ihrer Seite seine Leistung und sein Zeitfenster.
2. Er wird auf eine sichere Zahlungsseite von Stripe weitergeleitet und zahlt die Anzahlung per Karte.
3. Der Termin wird gespeichert, sobald die Zahlung bestätigt ist, und er erhält seine Bestätigung.

Bricht er vor der Zahlung ab, wird kein Termin angelegt und das Zeitfenster bleibt für einen anderen Kunden frei. Hat er eine Geschenkkarte oder ein Paket, klickt er auf „Ich habe eine Geschenkkarte oder ein Paket“, und der abgedeckte Betrag wird von der zu zahlenden Summe abgezogen.

Gut zu wissen: Ist für eine Leistung die manuelle Bestätigung eingestellt, wird eine online bezahlte Buchung direkt bestätigt, ohne auf Ihre Zustimmung zu warten. Wählen Sie also je nach Leistung das eine oder das andere.

Was die Gewohnheiten angeht, ist die Kartenzahlung nichts Exotisches: Laut der Banque de France bleibt die Kreditkarte das bevorzugte bargeldlose Zahlungsmittel der Franzosen.

Die Anzahlung ankündigen, ohne Kunden zu verschrecken

Eine gut erklärte Anzahlung wird problemlos akzeptiert. Schlecht angekündigt, wirkt sie wie Misstrauen. Drei einfache Regeln:

• Sagen Sie es vorher: in der Beschreibung der Leistung, nicht erst beim Bezahlen.
• Erklären Sie den Grund: Das Zeitfenster wird für die Kundin freigehalten, das Produkt wird vorbereitet.
• Beruhigen Sie: Die Anzahlung wird vom Preis abgezogen und erstattet, wenn die Stornierung Ihre Frist einhält (falls das Ihre Regel ist).

Denken Sie auch daran, Ihren Link zur Online-Buchung überall zu teilen, wo Ihre Kunden Sie finden: Dort wird die Anzahlung bezahlt.

Wie Calendrio Ihnen hilft, eine Online-Anzahlung zu verlangen

Die Online-Zahlung, als Anzahlung oder vollständig, ist in allen Tarifen von Calendrio enthalten, auch im kostenlosen Tarif (zwei Leistungen, 30 Kontakte). Sie wählen Leistung für Leistung zwischen Zahlung vor Ort, Anzahlung in Prozent oder vollständiger Zahlung, mit Ihren eigenen Stornoregeln. Geschenkkarten und Pakete, die den kostenpflichtigen Tarifen und der Testphase vorbehalten sind, werden automatisch abgezogen.

In den kostenpflichtigen Tarifen und während der Testphase nimmt Calendrio keine Provision auf Ihre Einnahmen: Es fallen nur die Gebühren des Zahlungsanbieters an. Vergleichen Sie die Tarife auf der Seite Preise, oder testen Sie einen Monat lang kostenlos, ohne Kreditkarte.