Den Arbeitstag als Selbstständiger organisieren: die Methode in 7 Schritten

Selbstständig sein heißt, mehrere Berufe gleichzeitig auszuüben: den, für den Ihre Kunden Sie bezahlen, und alle anderen – Sekretariat, Buchhaltung, Kommunikation, Kundenakquise. Laut einer Studie von Sage bei kleinen und mittleren Unternehmen in Frankreich machen Verwaltungsaufgaben im Schnitt 6 Stunden pro Woche und Unternehmen aus. Zeit, die weder bezahlt wird noch erholsam ist.

Die gute Nachricht: Ein gut organisierter Tag braucht nicht mehr Disziplin, sondern eine Struktur. Die folgende Methode hat 7 Schritte, und Sie können sie schon diese Woche umsetzen.

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer typischen Woche

Notieren Sie eine Woche lang alles, was Sie tun, in Halbstundenschritten. Ordnen Sie dann jede Tätigkeit einer dieser drei Kategorien zu:

• Kundenzeit: Sitzungen, Termine und Leistungen – also das, wovon Sie leben;
• Unternehmenszeit: Verwaltung, Rechnungen, Nachrichten, Kommunikation, Kundenakquise;
• Persönliche Zeit: Pausen, Mahlzeiten, Wege, Familienleben.

Diese Bestandsaufnahme zeigt fast immer dasselbe: Die Unternehmenszeit breitet sich überall in kleinen Stücken aus und frisst den Rest auf. Um diese drei Zeiten anschließend auf mehrere Tage zu verteilen, folgen Sie unserer Methode, um die Arbeitswoche als Selbstständiger zu organisieren.

2. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest … und halten Sie sie ein

Bestimmen Sie Ihre Zeiten für Kunden, Tag für Tag, und zeigen Sie sie dort an, wo Ihre Kunden buchen. Klare Zeiten schützen Ihre Abende und Ihre Vorbereitungszeit am Morgen und verhindern den „nur ein kurzer Termin um 20 Uhr“, der am Ende zur Regel wird. Sie können durchaus je nach Tag unterschiedliche Zeiten haben: Wichtig ist, dass sie bekannt sind und eingehalten werden.

3. Blocken Sie Zeitfenster in Ihrem Kalender (Time Blocking)

Das Prinzip des Time Blocking ist einfach: Jede Art von Tätigkeit hat ihren festen Platz im Kalender, wie ein Termin mit sich selbst. Hier ein Beispiel für einen typischen Tag eines Selbstständigen, der Kunden empfängt:

Planen Sie einmal pro Woche einen längeren Block ein, zum Beispiel am Freitagnachmittag, für Buchhaltung, Kommunikation und Kundenakquise. Um eine ganze Woche Block für Block aufzubauen, folgen Sie unserer Time-Blocking-Methode in 5 Schritten.

4. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben

Zwischen zwei Kunden schnell eine Nachricht zu beantworten, wirkt harmlos. Doch ständiges Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben kostet viel: Die American Psychological Association berichtet, dass solche Aufgabenwechsel bis zu 40 % der produktiven Zeit kosten können. Die Lösung: Aufgaben gebündelt erledigen.

• Nachrichten und Rückrufe: zweimal am Tag, zu festen Zeiten;
• Rechnungen und Zahlungserinnerungen: einmal pro Woche;
• Beiträge in sozialen Netzwerken: einmal für die ganze Woche vorbereitet.

5. Lassen Sie Puffer zwischen den Terminen

Kunden ohne Atempause aneinanderzureihen ist der sicherste Weg, schon um 10 Uhr morgens im Verzug zu sein. Planen Sie 10 bis 15 Minuten zwischen zwei Terminen ein: zum Durchatmen, um das Wichtigste der Sitzung zu notieren, die nächste vorzubereiten und eine kleine Verspätung aufzufangen. Wenn Sie zu Ihren Kunden fahren, tragen Sie auch die Fahrzeit in den Kalender ein, für Hin- und Rückweg.

Am einfachsten ist es, diese Puffer ein für alle Mal festzulegen, Leistung für Leistung: eine realistische Dauer für jede Art von Sitzung und eine Mindestvorlaufzeit für Buchungen, damit Sie nie eine Stunde vorher von einem Termin beim Kunden zu Hause erfahren. Coaches, die zwischen Studio, Hausbesuch und Videoanruf wechseln, finden ein Beispiel für eine komplette Woche auf unserer Seite Terminsoftware für Personal Trainer. Kosmetikerinnen: Unser Ratgeber zur Terminplanung im Kosmetikstudio zeigt, wie Sie die tatsächliche Dauer jeder Behandlung messen und lange mit kurzen Behandlungen abwechseln.

6. Automatisieren Sie alles, was sich wiederholt

Jede Aufgabe, die Sie mehr als dreimal pro Woche erledigen, ist ein Kandidat für die Automatisierung. Für ein Geschäft mit Terminen lohnen sich am meisten:

• die Online-Terminbuchung, damit Kunden selbst buchen, auch um 23 Uhr, ohne Sie zu unterbrechen;
• automatische Erinnerungen am Vortag des Termins, die auch Ausfälle verringern (siehe unseren Artikel über nicht wahrgenommene Termine);
• Bestätigungen und Änderungen, online statt per Telefon;
• das Nachfassen bei Kunden, die lange nicht mehr gekommen sind.

Sogar die Bitte um eine Bewertung kann zu einer Zwei-Minuten-Routine nach jedem Termin werden: Unsere Methode, um Google-Bewertungen zu bekommen, liefert Ihnen Nachrichtenvorlagen, die Sie einmal speichern und immer wieder nutzen.

7. Beenden Sie jeden Tag mit der Vorbereitung des nächsten

Nehmen Sie sich am Ende des Tages 10 Minuten für drei Dinge: das Programm für morgen prüfen, die drei Prioritäten außerhalb der Termine notieren (nicht zehn, drei) und alles aufschreiben, was Ihnen noch im Kopf herumgeht. So starten Sie in den nächsten Tag und wissen genau, was zu tun ist, ohne Ihre erste Stunde mit Organisieren zu verlieren.

Die Fehler, die einen gut organisierten Tag sabotieren

• Während einer Sitzung ans Telefon gehen: Der anwesende Kunde fühlt sich vernachlässigt, und der Anruf wird oft schlecht bearbeitet.
• Jedes gewünschte Zeitfenster annehmen, auch außerhalb Ihrer Arbeitszeiten.
• Die Mittagspause ausfallen lassen: Die Müdigkeit am Nachmittag kostet mehr als die gewonnenen 45 Minuten.
• Eine endlose Aufgabenliste, die entmutigt, statt bei der Auswahl zu helfen.

Und mit Calendrio?

Calendrio setzt diese Methode für alles rund um Termine für Sie um: Sie legen Ihre Arbeitszeiten fest, Ihre Kunden buchen rund um die Uhr online, nur in Ihren freien Zeitfenstern und mit der passenden Dauer für jede Leistung, und eine Erinnerung wird automatisch 24 Stunden vor jedem Termin per E-Mail verschickt. Ihren Urlaub tragen Sie separat als Sonderschließung ein, und Ihr Kalender wird mit Google Kalender oder Outlook synchronisiert, damit Sie berufliche und private Termine an einem Ort sehen – ohne Doppelbuchungen.

Sie können Calendrio einen Monat lang kostenlos testen, ohne Kreditkarte: Mein Konto erstellen. Die Tarife finden Sie auf der Seite Preise.