Organizar un webinar o un seminario: inscripciones, enlace de videollamada y recordatorios automáticos

¿Quiere organizar un webinar para darse a conocer, o un seminario en su consulta? Desde el 25 de octubre de 2026, Calendrio se encarga de casi todo: la página de inscripción, el enlace de la videollamada enviado a cada inscrito, los recordatorios, el correo posterior y la lista de inscritos. Usted sigue usando su herramienta de videollamada habitual (Google Meet, Zoom o Teams); Calendrio gestiona todo lo que ocurre alrededor.

Para mostrarlo, seguimos a Léa Martin, una naturópata imaginaria de Enghien-les-Bains. Es nuestra cuenta de demostración: todos los datos de las capturas son ficticios. En noviembre, Léa propone dos citas de grupo: un webinar gratuito el miércoles por la tarde y un taller de pago en su consulta el sábado por la mañana.

Las novedades, en resumen

• Webinar: un nuevo tipo de sesión de grupo, en línea, con una fecha, una hora y un número de plazas.
• Enlace de la videollamada: se crea solo con Google Meet si su Google Calendar está conectado; si no, se usa el enlace de Zoom, Teams o Meet que usted pegue.
• Correos a cada inscrito: confirmación con el botón «Unirse al webinar», recordatorios la víspera, 1 h antes y 15 min antes, y después un correo con la grabación y un enlace para reservar cita.
• Página de presentación: se crea ya rellenada; su botón abre directamente la inscripción. Es el enlace que debe poner en un anuncio de Instagram o Facebook.
• También para las clases colectivas, talleres y seminarios: la lista de inscritos, un correo para usted con cada inscripción, un recordatorio la víspera para el inscrito, un enlace de cancelación según sus reglas y «Escribir a los inscritos».

Organizar un webinar: el caso de Léa, del primer clic al día siguiente

Crear el webinar

Léa abre «Grupos y espacios», pulsa «+ Crear un espacio / clase» y elige «Webinar» en la lista. Si este tipo no le aparece, actívelo en Ajustes, apartado «Tipos de recursos disponibles». Le pone un título, «Recuperarse mejor por la noche: 3 rutinas sencillas», deja el precio en 0 para un webinar gratuito y abre 100 plazas. Después elige la fecha, la hora de inicio y la hora de fin.

Para la videollamada hay dos opciones. Si su Google Calendar está conectado en los Ajustes, marca «Crear un enlace de Google Meet por mí»: Calendrio añade el webinar a su Google Calendar con su enlace. Si no, pega el enlace de la reunión que ha preparado en Zoom, Teams o Meet. El enlace de la grabación es opcional: podrá añadirlo después del webinar.

Hay tres casillas marcadas por defecto, y cada una se puede desmarcar: los recordatorios automáticos, el correo después del webinar y la creación de la página de presentación.

La página de presentación, para la publicidad

Al guardar, se abre la página de presentación del webinar, ya rellenada (si la casilla está marcada y tiene menos de 20 páginas de presentación): el título, la fecha y la hora, «Gratis», lo que incluye la inscripción, tres pasos y tres preguntas frecuentes. Léa cambia los textos directamente en la página, añade una foto si quiere y después marca «En línea». Hasta entonces, la página no es visible para nadie.

El botón de la página («Me inscribo gratis» para un webinar gratuito, «Reservo mi plaza» si es de pago) abre la página de reservas con el webinar, su fecha y su hora ya elegidos. La persona solo tiene que indicar su nombre y su dirección de correo electrónico. Es el enlace que Léa pone en su anuncio de Instagram o Facebook. Si ha conectado sus anuncios en los Ajustes, Calendrio también comunica a Meta las visitas y las inscripciones de las personas que lo aceptan: vea medir sus anuncios de Facebook e Instagram.

Una página de presentación que ya tenga también puede llevar a un webinar: si tiene un webinar próximo, el botón ahora ofrece, en la barra del editor, «a la inscripción a un webinar».

La inscripción, vista por la persona

En su móvil, la persona llega a la página de reservas de Léa con todo ya elegido: el webinar, «Por videollamada», el miércoles 18 de noviembre a las 19:00. No tiene que crear ninguna cuenta: basta con nombre, apellidos y dirección de correo electrónico; el teléfono es opcional. El enlace de la videollamada solo aparece después de la inscripción, en la pantalla de confirmación y en los correos.

Cuando se ocupan todas las plazas, el webinar deja de ofrecerse. Una vez pasada la fecha, desaparece de la página de reservas.

Los correos se envían solos

• Al inscribirse: una confirmación con el botón «Unirse al webinar», «Añadir a mi Google Calendar» y, si Léa permite la cancelación en línea, un enlace para cancelar. Léa, por su parte, recibe un correo «Nueva inscripción» con el número de inscritos.
• La víspera, y después 1 h antes: un recordatorio con el mismo botón. Quien se inscribe en el último momento no recibe los recordatorios que ya han pasado: tiene su confirmación.
• 15 minutos antes: «Empieza ahora», con el botón para entrar.
• Después: aproximadamente una hora después del final, un correo de agradecimiento con la grabación si Léa ha añadido el enlace, y un botón «Reservar cita». Es el momento ideal para proponer una primera sesión.

Cada correo se envía en el idioma del inscrito, y las respuestas llegan directamente a la bandeja de entrada de Léa. Para la grabación, Léa graba su webinar con su herramienta de videollamada, sube el vídeo (por ejemplo a YouTube, como vídeo oculto) y pega el enlace en «Enlace de videollamada, grabación y recordatorios», en la tarjeta del webinar. Calendrio no graba el vídeo por sí mismo.

Seminarios, talleres y clases colectivas: lo que también cambia

El taller de cocina de temporada de Léa es una «Formación / Seminario». Este tipo no está activado por defecto en una cuenta de bienestar: Léa lo ha marcado en Ajustes, apartado «Tipos de recursos disponibles». Su taller se celebra en la consulta el sábado 21 de noviembre de 9:30 a 12:30, con 12 plazas, a 45 €. Hasta ahora, Calendrio contaba los inscritos de una sesión de grupo, pero no enviaba ni recordatorio ni enlace de cancelación, y Léa no veía la lista de nombres. Desde el 25 de octubre:

• «Ver los inscritos» abre la lista por sesión: nombre, correo electrónico, teléfono, número de plazas, pagado o no, cancelado.
• Léa recibe un correo con cada inscripción.
• El inscrito recibe un recordatorio la víspera, con la dirección y las indicaciones para llegar, salvo si Léa ha elegido «Sin recordatorio» en sus Ajustes.
• El correo de confirmación incluye un enlace de cancelación si Léa permite la cancelación en línea, con su plazo (24 h antes, en su caso).
• «Copiar el enlace de inscripción» da un enlace que abre directamente este taller en la página de reservas.
• «Escribir a los inscritos» envía un mensaje a todos los inscritos de una sesión próxima (500 como máximo por envío): un cambio de horario, el material que hay que traer… El botón aparece en cuanto una sesión próxima tiene inscritos, y las respuestas llegan a la bandeja de entrada de Léa.
• Una sesión gratuita ya no pasa por el pago en línea.

Si imparte sobre todo talleres y clases, nuestra página para clases y formaciones presenta el resto de los ajustes.

Lo que Calendrio no hace

• No tiene sala de videollamada propia: el webinar se celebra en Google Meet, Zoom o Teams. Con una cuenta personal gratuita de Google, Google Meet admite hasta 100 participantes y limita a 60 minutos, en ordenador, las reuniones de tres o más personas (Ayuda de Google Meet, consultada el 25/10/2026). Por encima de eso, necesitará un plan de pago en su herramienta de videollamada. Haga una prueba con otra dirección de correo antes del gran día.
• Sin SMS para las sesiones de grupo: los recordatorios se envían por correo electrónico.
• Sin archivo de calendario para iPhone u Outlook en una sesión de grupo: solo «Añadir a mi Google Calendar».
• Un webinar de pago sigue el ajuste de pago de su cuenta (anticipo o importe total en línea, con Stripe conectado). Si su cuenta está configurada en «Pago en el local», la inscripción se registra sin pago.
• Las tarjetas regalo y los bonos no se aplican a las sesiones de grupo.
• Un seminario de varios días se reserva día a día: cada persona elige una fecha entre los días abiertos.
• Un webinar tiene una sola fecha: para repetirlo, cree uno nuevo.
• El plan Gratis no incluye las sesiones de grupo: forman parte de los planes de pago y de la prueba.

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