Terminsoftware für Friseure: die unverzichtbaren Funktionen für den Salon

Sie schneiden, färben, beraten … und zwischen zwei Kundinnen gehen Sie ans Telefon, notieren einen Termin in einem Heft und rufen diejenige an, die ihren vergessen hat. Eine Terminsoftware für Friseure soll genau all das erleichtern, was rund um den Frisierstuhl passiert. Dafür muss man allerdings ein Tool wählen, das für einen unabhängigen Salon gedacht ist und nicht für eine Kette mit zwanzig Filialen.

Das ist die Realität des Großteils der Branche. Laut dem Branchenbericht der UNEC (französischer Friseurverband, Daten 2023) zählt das Friseurhandwerk 109 310 Betriebe, davon 65 % ohne Angestellte, und 30,5 % arbeiten mobil beim Kunden zu Hause. Mit anderen Worten: Die meisten Friseure arbeiten allein oder fast allein. Dieser Leitfaden geht die Funktionen durch, die für sie wirklich zählen, mit den Fragen, die Sie während einer Testphase stellen sollten.

1. Online-Buchung rund um die Uhr

Das ist die Grundfunktion. Ihre Kundinnen buchen über einen Link, abends oder am Sonntag, ohne Sie anzurufen. Keine Unterbrechung mehr mitten im Schnitt und keine verlorenen Anfragen mehr, während Sie gearbeitet haben. Ein Online-Kalender für Friseure zeigt nur die wirklich freien Zeitfenster an, berechnet nach der Dauer jeder Leistung (siehe unseren Online-Kalender für Friseursalons).

Was Sie während der Testphase prüfen sollten:

• Können Sie eine Dauer pro Leistung festlegen (Schnitt, Farbe, Strähnen, Föhnen), damit der Kalender die richtige Zeit blockiert?
• Können Sie bestimmte lange Leistungen für Last-Minute-Buchungen sperren?
• Ist die Buchungsseite auf dem Smartphone einfach zu bedienen, also dort, wo Ihre Kundinnen am häufigsten buchen?

Machen Sie den Test selbst: Buchen Sie einen Termin wie eine Kundin, von Ihrem Smartphone aus. Wenn Sie an einer Stelle zögern, werden auch Ihre Kundinnen zögern.

2. Automatische Erinnerungen vor dem Termin

Eine Kundin, die ihren Termin vergisst, bedeutet einen leeren Stuhl und verlorene Einnahmen. Automatische Erinnerungen sind das beste bekannte Gegenmittel. Ein Cochrane-Review aus dem Gesundheitsbereich hat Anwesenheitsquoten von 67,8 % ohne Erinnerung gegenüber 78,6 % mit einer SMS-Erinnerung gemessen. Der Kontext unterscheidet sich von einem Salon, aber der Mechanismus ist derselbe: Was einem in Erinnerung gerufen wird, vergisst man seltener.

Prüfen Sie, ob die Erinnerung von selbst verschickt wird, ohne Ihr Zutun, und ob ihr Text anpassbar ist.

Wenn Sie beim Thema Ausfälle tiefer einsteigen möchten, lesen Sie unsere 9 Methoden gegen nicht wahrgenommene Termine.

3. Schnelles Eintragen von Terminen, die per Telefon oder an der Theke vereinbart werden

Auch mit Online-Buchung wird ein Teil Ihrer Kundschaft weiterhin anrufen oder beim Gehen einen neuen Termin vereinbaren. Die Software muss es Ihnen ermöglichen, diesen Termin in wenigen Sekunden von Ihrem Smartphone aus hinzuzufügen und in denselben Kalender wie die Online-Buchungen einzufügen. Sonst führen Sie zwei Terminpläne, und die Gefahr von Doppelbuchungen kehrt zurück.

Tipp aus der Praxis: Schlagen Sie an der Kasse immer den nächsten Termin vor. Eine Kundin, die mit ihrem Datum im Kalender geht, wird seltener woanders hingehen.

4. Die Online-Anzahlung für lange Leistungen

Eine Balayage, eine Haarglättung oder eine Brautfrisur belegen Ihren Stuhl stundenlang. Ein Ausfall bei dieser Art von Leistung wiegt schwer. Eine Anzahlung bei der Buchung zu verlangen, verpflichtet die Kundin und sichert Ihr Zeitfenster.

Die richtige Einstellung für die meisten Salons: keine Anzahlung für normale Schnitte, eine Anzahlung für lange Leistungen und für die ersten Termine neuer Kundinnen. Legen Sie Ihre Stornierungs- und Erstattungsbedingungen schriftlich fest; für die genaue Formulierung dieser Bedingungen können Sie sich rechtlich beraten lassen oder sich an Ihren Berufsverband wenden.

5. Eine Kundendatei mit Ihren technischen Notizen

Ihre Kundendatei ist Ihr Gedächtnis. Für einen Friseur muss sie die für die Arbeit nützlichen Informationen aufnehmen können: die verwendete Farbrezeptur, die Stufenhöhe, eine von der Kundin gemeldete Empfindlichkeit der Kopfhaut, das Datum des letzten Termins.

Diese Daten sind personenbezogen und fallen daher unter die DSGVO. Notieren Sie nur, was der Leistung dient. Und wenn Sie Werbenachrichten verschicken möchten, erinnert die CNIL (französische Datenschutzbehörde) daran, dass dies bei bestehenden Kunden ohne vorherige Einwilligung nur für ähnliche Leistungen möglich ist, sofern die Person darüber informiert wird und dem einfach widersprechen kann, bei der Erhebung und dann bei jeder Nachricht.

6. Die Synchronisierung mit Ihrem privaten Kalender

Ein Arzttermin, das Abholen von der Schule, eine Fortbildung: Wenn Ihr privater Kalender und der des Salons nicht miteinander verbunden sind, wird irgendwann eine Kundin ein Zeitfenster buchen, in dem Sie nicht da sind. Prüfen Sie, ob sich die Software mit dem Kalender synchronisiert, den Sie bereits nutzen (Google Kalender, Outlook), und ob Ihre privaten Termine die betroffenen Zeitfenster automatisch blockieren.

Für mobile Friseure ist das noch wichtiger, da sie auch die Fahrtzeiten einplanen müssen. Blockieren Sie eine Fahrtzeit zwischen zwei Kundinnen und bündeln Sie die Termine nach Möglichkeit nach Stadtteil an einem halben Tag. Unsere Methode, um den Tag als Selbstständiger zu organisieren, erklärt dieses Prinzip der Puffer zwischen Terminen.

7. Eine Lösung für verpasste Anrufe

Während eines Schnitts nehmen Sie nicht ab: Das ist normal. Aber eine Kundin, die auf dem Anrufbeantworter landet, ruft vielleicht den nächsten Salon an. Manche Tools senden der Person, deren Anruf nicht angenommen wurde, automatisch eine SMS mit dem Buchungslink. Sie bucht selbst, und Sie müssen nichts tun.

Wenn Ihre Software das nicht anbietet, nehmen Sie zumindest eine Ansage auf, die auf Ihren Buchungslink verweist.

8. Ein Buchungslink, der sich leicht teilen lässt

Der beste Online-Kalender nützt nichts, wenn niemand den Link findet. Er muss kurz sein und sich überall leicht platzieren lassen: Instagram-Bio, Google-Profil, Schaufenster mit QR-Code, Signatur Ihrer Nachrichten. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihren Ruf im Internet zu pflegen: Unser Leitfaden, um nach jedem Termin Google-Bewertungen zu erhalten, gibt Ihnen sofort einsetzbare Nachrichtenvorlagen.

Wie Sie eine Software richtig testen, bevor Sie sich festlegen

Die meisten Lösungen bieten eine kostenlose Testphase an. Um mehrere Tools auf gemeinsamer Grundlage zu vergleichen, stützen Sie sich auf unsere 8 Kriterien für die Wahl einer Software zur Terminbuchung. Damit die Testphase nützlich ist, behandeln Sie sie wie eine echte Arbeitswoche:

1. Tag 1: Tragen Sie Ihre Leistungen mit ihrer tatsächlichen Dauer und Ihre Öffnungszeiten ein.
2. Tag 2: Buchen Sie selbst von Ihrem Smartphone aus, wie eine Kundin, und prüfen Sie die erhaltene Erinnerung.
3. Tage 3 bis 7: Senden Sie den Link an einige Stammkundinnen und fragen Sie sie, was sie davon halten.
4. Ende der Testphase: Rechnen Sie nach. Decken die am Telefon gesparte Zeit und die nicht vergessenen Termine das Abo?

Die Tabelle zum Ausfüllen während der Testphase

Seien Sie vorsichtig bei langen Vertragslaufzeiten, die vor dem Testen unterschrieben werden, und schauen Sie sich die Kosten der SMS genau an, die zum Abo hinzukommen können.

Was Calendrio unabhängigen Friseuren bietet

Calendrio ist ein Online-Kalender zur Terminbuchung und eine Kundendatei, entwickelt für Selbstständige. Ihre Kundinnen buchen rund um die Uhr über Ihren persönlichen Link, mit einer eigenen Dauer für jede Leistung (ein zusammen gebuchter Schnitt und eine Färbung belegen die Dauer von beiden) und, in einem Salon mit mehreren Personen, mit der Wahl ihres Friseurs. Sie tragen telefonisch vereinbarte Termine mit wenigen Handgriffen ein, 24 Std. vor jedem Termin wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail verschickt, und Sie können Ihren Kundinnen mit wenigen Klicks per SMS schreiben. Sie können bei der Buchung eine Online-Anzahlung verlangen, Ihren Kalender mit Google Kalender oder Outlook synchronisieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden, und als Option die automatische SMS nach einem verpassten Anruf aktivieren.

Alle Details, Leistung für Leistung, finden Sie auf unserer Seite Terminsoftware für Friseursalons.

Der Tarif Pro kostet 39 € zzgl. MwSt. pro Monat (79 € zzgl. MwSt. für den Tarif Team, bis zu 5 Mitarbeiter), die SMS 0,10 € zzgl. MwSt. pro Stück. Sehen Sie sich die Preise an oder starten Sie die einmonatige kostenlose Testphase, ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung.