Como organizar o dia de trabalho sendo independente: o método em 7 passos

Ser independente é acumular várias profissões: aquela pela qual os clientes pagam e todas as outras — secretariado, contabilidade, comunicação, prospeção. Segundo um estudo da Sage junto de micro, pequenas e médias empresas francesas, as tarefas administrativas representam em média 6 horas por semana por empresa. Tempo que não é faturado nem serve para descansar.

A boa notícia é que um dia bem organizado não exige mais disciplina: exige estrutura. O método abaixo resume-se a 7 passos e pode ser posto em prática já esta semana.

1. Faça o inventário da sua semana-tipo

Durante uma semana, anote tudo o que faz, em intervalos de meia hora. Depois, classifique cada atividade numa destas três categorias:

• O tempo dos clientes: sessões, marcações e serviços, ou seja, aquilo de que vive;
• O tempo da empresa: burocracia, faturação, mensagens, comunicação, prospeção;
• O tempo pessoal: pausas, refeições, deslocações, vida familiar.

Este inventário revela quase sempre o mesmo: o tempo da empresa transborda para todo o lado, aos bocadinhos, e vai roendo o resto. Para distribuir depois estes três tempos por vários dias, siga o nosso método para organizar a semana de um independente.

2. Defina os seus horários… e cumpra-os

Decida o horário de atendimento aos clientes, dia a dia, e mostre-o onde os clientes fazem as reservas. Horários claros protegem as noites e as manhãs de preparação, e evitam o «só uma marcação rápida às 20 h», que acaba por se tornar a regra. Pode perfeitamente ter horários diferentes consoante o dia: o importante é que sejam conhecidos e respeitados.

3. Bloqueie períodos na agenda (time blocking)

O princípio do time blocking é simples: cada tipo de atividade tem o seu lugar reservado na agenda, como uma marcação consigo próprio. Eis um exemplo de dia-tipo para um independente que recebe clientes:

Acrescente uma vez por semana um bloco mais longo, por exemplo à sexta-feira à tarde, para a contabilidade, a comunicação e a prospeção. Para construir uma semana completa bloco a bloco, siga o nosso método de time blocking em 5 passos.

4. Agrupe as tarefas semelhantes

Responder a uma mensagem entre dois clientes parece inofensivo. No entanto, saltar constantemente de uma tarefa para outra sai caro: a American Psychological Association indica que estas mudanças de tarefa podem fazer perder até 40 % do tempo produtivo. A solução: tratar as tarefas por lotes.

• mensagens e chamadas a devolver: duas vezes por dia, a horas fixas;
• faturação e lembretes de pagamento: uma vez por semana;
• publicações nas redes sociais: preparadas de uma só vez para a semana inteira.

5. Deixe margens entre as marcações

Encadear clientes sem respirar é a melhor forma de acumular atrasos logo a partir das 10 h da manhã. Preveja 10 a 15 minutos entre duas marcações: para respirar, anotar o essencial da sessão, preparar a seguinte e absorver um pequeno atraso. Se se desloca a casa dos clientes, inclua também o tempo de deslocação na agenda, tanto na ida como no regresso.

O mais simples é definir estas margens de uma vez por todas, serviço a serviço: uma duração realista para cada tipo de sessão e uma antecedência mínima de reserva, para nunca descobrir uma marcação ao domicílio uma hora antes. Os personal trainers que alternam entre ginásio, domicílio e videochamada encontram um exemplo de semana completa na nossa página software de marcações para personal trainers. Esteticistas: o nosso guia sobre a agenda de uma esteticista mostra como medir a duração real de cada tratamento e alternar tratamentos longos e curtos.

6. Automatize tudo o que se repete

Cada tarefa que faz mais de três vezes por semana é candidata à automatização. Numa atividade por marcação, as mais rentáveis são:

• a marcação online, para que os clientes reservem sozinhos, mesmo às 23 h, sem o interromper;
• os lembretes automáticos enviados na véspera da marcação, que também reduzem as faltas (veja o nosso artigo sobre as marcações não comparecidas);
• as confirmações e alterações geridas online em vez de por telefone;
• o seguimento dos clientes que não voltam há muito tempo.

Até o pedido de avaliações se pode tornar uma rotina de dois minutos depois de cada marcação: o nosso método para obter avaliações no Google dá-lhe os modelos de mensagens para guardar de uma vez por todas.

7. Termine cada dia a preparar o seguinte

Reserve 10 minutos no fim do dia para três coisas: verificar o programa do dia seguinte, anotar as três prioridades fora das marcações (não dez, três) e esvaziar a cabeça de tudo o que está pendente, escrevendo-o. Assim, começa o dia seguinte a saber exatamente o que fazer, sem perder a primeira hora a organizar-se.

Os erros que sabotam um dia bem organizado

• Atender o telefone durante uma sessão: o cliente presente sente-se negligenciado e a chamada é muitas vezes mal tratada.
• Aceitar todos os horários pedidos, incluindo fora do seu horário de trabalho.
• Saltar a pausa de almoço: o cansaço da tarde sai mais caro do que os 45 minutos ganhos.
• Uma lista de tarefas interminável, que desanima em vez de ajudar a escolher.

E com o Calendrio?

O Calendrio aplica este método por si em tudo o que diz respeito às marcações: define os seus horários, os clientes reservam online 24 horas por dia apenas nos seus horários disponíveis, com a duração própria de cada serviço, e é enviado automaticamente um lembrete por e-mail 24 horas antes de cada marcação. As férias são indicadas à parte, como encerramentos excecionais, e a agenda sincroniza-se com o Google Calendar ou o Outlook, para ver as marcações profissionais e pessoais no mesmo sítio, sem reservas em duplicado.

Pode experimentá-lo gratuitamente durante um mês, sem cartão bancário: criar a minha conta. Os planos estão detalhados na página de preços.