Lembrete automático de marcações: o guia para o configurar bem

Um cliente que se esquece da marcação quase nunca o faz de propósito. Apontou a data algures, a semana foi cheia e o horário passou. O lembrete automático de marcações resolve este problema sem lhe pedir o mínimo esforço: é enviada sozinha uma mensagem, no momento certo, com a hora, o local e o que fazer em caso de impedimento. Este guia explica como funciona um lembrete automático, o que deve conter, que momento escolher e como configurá-lo passo a passo no Calendrio, incluindo a nova escolha do momento de envio.

Lembrete automático de marcações: de que falamos?

Um lembrete automático é uma mensagem enviada ao cliente antes da marcação, sem que tenha de pensar nisso. A sua ferramenta de reservas conhece a data e a hora de cada marcação; calcula o momento do envio e envia a mensagem para o endereço do cliente.

Distingue-se de outras duas mensagens:

• A confirmação, enviada logo após a reserva. Tranquiliza o cliente: o pedido foi bem registado.
• A mensagem pontual, que escreve pessoalmente: um atraso, uma mudança de sala, uma pergunta antes da sessão.

O lembrete, por sua vez, chega mais tarde, quando a marcação se aproxima. É o momento em que o cliente tem mais probabilidade de se ter esquecido e ainda tempo para avisar se já não puder vir. Para si, é a diferença entre um horário perdido e um horário que pode voltar a oferecer.

O que mostram os estudos sobre lembretes por e-mail

Os lembretes foram estudados sobretudo na área da saúde, onde as marcações falhadas custam caro. Um estudo publicado em 2026 na revista Actas Urológicas Españolas (Santillan e Giunta) comparou as consultas de um serviço de urologia antes e depois da introdução de um lembrete por e-mail com um link para cancelar. Em 272 331 marcações analisadas, a taxa de faltas baixou cerca de 13 % logo após o lançamento do lembrete, e a descida continuou nas semanas seguintes.

Impõem-se duas ressalvas. Primeiro, trata-se de um estudo antes/depois: mostra uma associação clara, não uma prova absoluta de causa e efeito. Depois, incide sobre um serviço hospitalar, não sobre um salão ou um consultório de um independente. Mas o mecanismo é o mesmo em todo o lado: um cliente avisado no momento certo esquece-se menos, e um cliente que pode cancelar facilmente avisa em vez de faltar.

O conteúdo conta tanto quanto o envio. Um ensaio realizado pelo sistema de saúde dos veteranos norte-americanos, publicado em 2023 no Journal of General Internal Medicine, testou cartas de lembrete enriquecidas com frases curtas de incentivo: não reduziram as faltas. Um lembrete eficaz é, antes de mais, um lembrete claro, recebido no momento certo, que facilita o cancelamento. Para os lembretes por SMS e a sua redação, o nosso artigo modelo de SMS de lembrete de marcação detalha os estudos e propõe textos prontos a copiar.

E-mail ou SMS: que canal para um lembrete automático?

Os dois canais têm vantagens. A escolha certa depende da sua clientela e do seu orçamento.

Na prática, o e-mail funciona muito bem como lembrete sistemático: não custa nada a mais e pode conter todas as informações práticas. O SMS é um excelente complemento para os casos sensíveis: um cliente novo, uma marcação longa, uma sessão marcada com muita antecedência.

Em que momento enviar o lembrete?

A véspera continua a ser a escolha mais habitual: a marcação está suficientemente próxima para não ser esquecida e o cliente ainda tem tempo para se organizar ou avisar. Mas não é a única resposta certa. Tudo depende do que o cliente tem de preparar e da antecedência de que precisa para voltar a oferecer o horário.

Estas referências são pontos de partida, não regras. O mais simples é começar pela véspera e depois ajustar consoante o que observar: se os cancelamentos chegam tarde demais para serem úteis, antecipe o lembrete; se os clientes se esquecem mesmo assim, aproxime-o da marcação.

O que deve conter um bom lembrete

Um lembrete eficaz responde às perguntas que o cliente faz ao lê-lo, e a mais nada:

1. Quem escreve: o nome do salão, do consultório ou da empresa.
2. Quando: o dia e a hora, escritos de forma clara.
3. Onde: a morada, ou o link para uma videochamada.
4. O que fazer em caso de impedimento: avisar o quanto antes para libertar a vaga.

Acrescente um botão para guardar a marcação na agenda do telemóvel: o cliente recebe assim um segundo alerta, o do próprio telemóvel. Em contrapartida, deixe as promoções para outras mensagens. A CNIL, a autoridade francesa de proteção de dados, lembra que as mensagens ligadas a um serviço pedido pela pessoa não devem servir para incluir conteúdo promocional, sob pena de serem consideradas prospeção comercial, com as respetivas regras de consentimento.

Como configurar o lembrete automático no Calendrio

No Calendrio, um lembrete é enviado automaticamente para cada marcação confirmada, sem qualquer configuração. No plano gratuito, é um e-mail na véspera. Nos planos pagos e durante o período de teste, escolhe o momento e pode acrescentar um SMS. Para definir os seus lembretes predefinidos:

1. Abra as Definições e depois a parte Empresa.
2. Procure o bloco «Lembretes dos seus clientes».
3. Em «Por email», escolha: na véspera (24 h antes), 2 dias antes, 2 horas antes, 1 hora antes, ou sem lembrete.
4. Em «Por SMS, além disso», escolha se também é enviado um SMS e quando: 2 dias antes, na véspera, 2 horas ou 1 hora antes.
5. Guarde. Estas definições aplicam-se às suas marcações confirmadas.

Para uma marcação em particular, pode alterar estes lembretes na janela «Adicionar marcação», na parte «Lembrar o cliente»: até 3 lembretes, por e-mail ou por SMS, de 15 minutos a 2 dias antes, ou na manhã do próprio dia. A parte «Lembrar-me» avisa-o a si, antes da marcação.

O e-mail indica o nome da sua empresa, a data e a hora, e lembra o cliente de avisar o quanto antes em caso de impedimento, para libertar a vaga. Numa marcação por videochamada, contém o botão «Entrar na videochamada». Propõe também adicionar a marcação ao Google Calendar, ou a um iPhone, ao Outlook ou a outra agenda.

Deixar o cliente escolher o seu próprio lembrete

Alguns clientes preferem ser avisados dois dias antes para organizar quem fica com os filhos; outros querem um aviso uma hora antes e mais nada. No Calendrio, no momento de reservar, o cliente vê a opção «Lembrete por email»: a sua definição surge como opção aconselhada e ele pode escolher outra (1 hora, 2 horas, na véspera, 2 dias antes) ou não querer nenhum.

Também pode mudar de ideias mais tarde, a partir da área de cliente, para cada uma das próximas marcações. A escolha só vale para as marcações dele; se não escolher nada, aplica-se a sua definição. Mantém o controlo da regra geral e cada cliente pode adaptá-la ao seu ritmo.

Os casos em que o lembrete não é enviado

Para evitar surpresas, eis as situações em que nenhum lembrete é enviado:

• O plano gratuito e o momento do lembrete: no plano gratuito, o lembrete é enviado por e-mail na véspera; a escolha do momento e o SMS estão reservados aos planos pagos e ao período de teste. Os planos estão detalhados na página de Preços.
• A marcação aguarda a sua validação: se valida os pedidos manualmente, o lembrete só é enviado para as marcações confirmadas. Valide depressa, sobretudo as marcações próximas.
• O cliente não tem endereço de e-mail: é frequente numa marcação feita por telefone e adicionada manualmente. Peça o endereço nesse momento e o número de telemóvel, se também enviar um SMS. Se o SMS não puder ser enviado (sem número, saldo esgotado), é enviado um e-mail em seu lugar.
• A reserva chega depois do momento do lembrete: um cliente que reserva de manhã para a tarde, com o lembrete definido para a véspera, não recebe lembrete. Acabou de receber a confirmação.
• O profissional ou o cliente escolheu «sem lembrete».

Acrescentar um SMS de lembrete e regras de cancelamento

Nos planos pagos e durante o período de teste, o Calendrio também pode enviar o lembrete por SMS, além do e-mail. Todos os meses estão incluídos SMS de lembrete: 50 com o plano Pro, 200 com o plano Equipa, 10 durante o período de teste. Depois, cada SMS custa 0,10 € s/ IVA, descontado do seu saldo. Se o saldo estiver esgotado, o lembrete é enviado por e-mail: o cliente é avisado na mesma. Todos os detalhes estão na nossa página de lembrete SMS de marcações.

O SMS é útil nos casos sensíveis: um cliente novo, um serviço longo, uma marcação feita com semanas de antecedência. Para o redigir, os nossos modelos de SMS de lembrete dão-lhe exemplos curtos, prontos a adaptar.

O lembrete não faz tudo. Uma regra de cancelamento clara, anunciada na reserva, ajuda o cliente a avisar a tempo. O nosso modelo de política de cancelamento ajuda-o a redigi-la. E se as faltas persistirem, o nosso guia sobre as faltas às marcações apresenta outros métodos, do sinal à lista de espera.

Como o Calendrio o ajuda a automatizar os lembretes

Com o Calendrio, os clientes reservam online 24 horas por dia e recebem um lembrete automático antes da marcação: um e-mail na véspera no plano gratuito; nos planos pagos e durante o período de teste, um e-mail no momento que escolher e, se quiser, um SMS adicional. O cliente pode escolher o momento do seu e-mail, adicionar a marcação à agenda num clique e, numa videochamada, encontrar o link do Google Meet diretamente no e-mail quando o seu Google Calendar está ligado.

Para experimentar o momento à escolha e os SMS de lembrete, o período de teste gratuito de um mês é sem cartão bancário e sem compromisso: o suficiente para ver, nas suas próprias marcações, se os esquecimentos diminuem.