إدارة أعضاء الجمعية: الجلسات والاشتراكات والحضور

من أجل إدارة أعضاء الجمعية، يتنقّل كثير من المسؤولين بين جدول بيانات، ورسائل بريد إلكتروني تُرسل واحدةً تلو الأخرى، ومجموعة محادثة تضيع فيها المعلومات. صار في Calendrio الآن خيار لذلك: مساحة الأعضاء. تجمع في مكان واحد قائمة المنتسبين، وجلسات لا يراها إلا هم، والاشتراك، وقائمة الحضور.

لنرَها وهي تعمل، سنتابع موسمًا من عمل نادية، أخصائية سوفرولوجيا متخيَّلة. إلى جانب عيادتها، تدير نادية جمعية متخيَّلة هي أيضًا، اسمها «Souffle & Détente»: جلسات سوفرولوجيا جماعية مساء الخميس، في قاعة تعيرها البلدية. تمارين تنفّس، واسترخاء ديناميكي، ووقت للنقاش في النهاية. نحو عشرين مقعدًا. فتحت نادية حساب Calendrio باسم الجمعية، منفصلًا عن حساب عيادتها.

قبل ذلك: كان كل شيء على عاتق نادية

في بداية كل موسم، كان السيناريو نفسه يتكرّر. جدول بيانات المنتسبين من جهة، ودفتر شيكات الاشتراكات من جهة أخرى. رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني عشيّة كل جلسة، تُنسخ يدويًا. والسؤال المعتاد في مجموعة المحادثة: «الجلسة هذا الخميس، صحيح؟»

كانت نادية تريد ثلاثة أشياء. أن يرى المنتسبون التقويم دون أن يكون علنيًا. أن تعرف بنظرة واحدة من دفع. وألّا تعيد كتابة قائمة الحاضرين على قصاصة ورق بعد اليوم.

إدارة أعضاء الجمعية مع مساحة الأعضاء

هي خيار تفعّلونه، أو لا، من المجموعات والمساحات. ما دام معطّلًا، لا يتغيّر شيء بالنسبة إليكم ولا إلى عملائكم. وهو متاح خلال الفترة التجريبية ومع جميع الباقات المدفوعة، مثل الجلسات الجماعية؛ ولا تشمله الباقة المجانية.

عند التفعيل، تحدّدون خانة: تؤكّدون أنكم تُعلمون أعضاءكم بأن بيانات الاتصال الخاصة بهم وحضورهم واشتراكاتهم تُدار عبر Calendrio، وأنه إذا كان الانتماء إلى المجموعة قد يكشف معلومة حسّاسة، فلديكم الحق في معالجتها (رابط «اعرف المزيد» في الخانة يشرح هذه النقطة بالتفصيل). بعد ذلك، تنتظم الصفحة في تبويبات: الأعضاء، ومجموعات الأعضاء، والاشتراك، والحضور، والإعدادات. ولكلٍّ من تبويبات الأعضاء ومجموعات الأعضاء والاشتراك والحضور دليله «السهل القراءة» مع مثال: فالخيار المخصّص لنادٍ أو جمعية أو مجموعة خاصة يجب أن يستطيع أي متطوّع استخدامه.

سبتمبر: المنتسبون يتلقّون روابطهم

تفتح نادية تبويب «الأعضاء»: في المرة الأولى، تكون خانة الإضافة مفتوحة مسبقًا (وإلا فإن «+ إضافة أعضاء» يفتحها). معظم المنتسبين موجودون أصلًا في جهات اتصالها: تحدّدهم، ثم تنقر على الزر الأخضر الموجود تحتها مباشرة، «إضافة 12 جهات اتصال وإرسال روابطها». ولإضافة شخص جديد، يكفي الاسم الأول وعنوان البريد الإلكتروني.

يتلقّى كل منتسب فورًا رسالة بريد إلكتروني فيها رابطه الشخصي. ولمن كانوا أعضاء من قبل، يعيد «إرسال رابط كل عضو إليه» إرسال الرابط إلى الجميع. عندما يفتح المنتسب رابطه، يصله رمز من 6 أرقام على بريده الإلكتروني، صالح لمدة 15 دقيقة. يكتبه، فيظهر تقويمه. ثم يُتعرَّف على متصفّحه لمدة 30 يومًا.

قبل إدخال الرمز، لا تعرض الصفحة شيئًا: لا اسم الجمعية ولا أي جلسة. لذلك لا يكفي رابط أُعيد توجيهه إلى شخص آخر. وإذا انتشر رابط رغم ذلك، فإن «إنشاء رابط جديد» يجعل الرابط القديم غير صالح للاستخدام.

الخميس الثاني والرابع: جلسات لا يراها إلا المنتسبون

في المجموعات والمساحات، تنشئ نادية جلستها «سوفرولوجيا مساء الخميس»، الساعة 19:00، و20 مقعدًا. وبما أن الجلسة مشمولة في الانتساب، تترك خانة «مجاني» محدّدة. لا تجتمع الجمعية إلا مرتين في الشهر: في «أيام الفتح»، لا تحدّد إلا يوم الخميس؛ وفي «أيام معيّنة فقط من الشهر؟»، تحدّد «الثاني» و«الرابع». فتقع الجلسة في الخميس الثاني والرابع من كل شهر، دون إعادة إدخال أي شيء.

وأخيرًا، تحدّد «مخصّصة للأعضاء». لا يرى زوّار صفحة الحجز الخاصة بها هذه الجلسة؛ ولا يقترحها المساعد الذكي في الصفحة أيضًا. أمّا «ورشة التعارف»، المفتوحة للجميع والمدفوعة، فتبقى ظاهرة لجذب منتسبين جدد.

تختار المنتسبة تاريخًا وتنقر على «التسجيل»: يُفتح النموذج واسمها الأول واسم عائلتها وبريدها الإلكتروني معبّأة مسبقًا. وإذا سمحت نادية بالإلغاء، يظهر بعد تسجيل المنتسبة رابط «إلغاء تسجيلي» تحت «تم التسجيل».

أكتوبر: الاشتراك، دون ملاحقة أحد

في تبويب «الاشتراك»، تضبط نادية الإعدادات مرة واحدة فقط: الاسم («الاشتراك السنوي»)، والمبلغ (40 €)، والفترة («سنويًا»؛ وتوجد أيضًا نصف سنوية وربع سنوية وشهرية). عندها يحصل كل منتسب على علامة ملوّنة:

• أخضر، «مُسدَّد حتى…»: تاريخ نهاية الفترة المدفوعة؛
• أحمر، «مستحق منذ…»: انتهت الفترة، ويجب التجديد؛
• برتقالي، «لم يُدفع قط»: لم تُسجَّل أي دفعة.

سلّمت إيناس شيكًا في نهاية جلسة؟ تنقر نادية على «تسجيل دفعة مستلمة» بجانب اسمها. تبدأ فترة السنة من يوم الدفع: إيناس التي دفعت في 8 أكتوبر 2026 يكون اشتراكها مُسدَّدًا حتى 7 أكتوبر 2027.

وللآخرين، يرسل «إرسال الطلب» رسالة بريد إلكتروني فيها رابط إلى اشتراكهم. وإذا كانت نادية قد فعّلت «استلام مدفوعاتي عبر الإنترنت» في الإعدادات، يدفع المنتسب بالبطاقة ويصل المال مباشرة إلى حساب Stripe الخاص بالجمعية. لا يأخذ Calendrio أي عمولة على الباقات المدفوعة ولا خلال الفترة التجريبية؛ أمّا Stripe فيفرض رسومه الخاصة.

وتحدّد أيضًا التذكيرات التلقائية: رسالة بريد إلكتروني قبل الاستحقاق بـ15 يومًا، ثم أخرى في اليوم التالي إذا لم يُدفع الاشتراك. وهي معطّلة في البداية: القرار لكم.

مساء الجلسة: قائمة الحضور

تبويب «الحضور»: تختار نادية الجلسة والتاريخ، ثم تنقر على «عرض القائمة». في القائمة الأشخاص المسجّلون في ذلك اليوم وجميع المنتسبين (أو أعضاء مجموعة واحدة فقط). تحدّد من حضروا وتنقر على «حفظ القائمة».

في تبويب «الأعضاء»، يظهر بعد ذلك لكل منتسب عدد مرات حضوره خلال 12 شهرًا. ويمكن تصدير الحضور والاشتراكات وقائمة الأعضاء في ملف CSV، لجدول بيانات أمين الصندوق أو لتقرير الجمعية العامة.

المكتب والجمعية العامة والفريق

تنشئ نادية مجموعة أعضاء «المكتب» تضمّ ليا وإيناس. مجموعة الأعضاء هي قائمة أشخاص؛ ولا ينبغي الخلط بينها وبين صفحة المجموعات والمساحات التي تعرض الجلسات. ويمكن للمنتسب أن يكون في عدة مجموعات.

لاجتماع المكتب، تنشئ جلسة من نوع «اجتماع / فعالية»: تعمل مثل الدرس، لكن يُتحدَّث فيها عن مشاركين. تحدّد «مخصّصة للأعضاء»، ثم مجموعة «المكتب» في «مرئية لمجموعات الأعضاء هذه». لا ترى هذا الاجتماع إلا ليا وإيناس؛ ولا يراه بقية المنتسبين. وإذا لم تُحدَّد أي مجموعة، يرى جميع الأعضاء الجلسة: وهذا ما تفعله نادية للجمعية العامة، في آخر سبت من نوفمبر.

لإبلاغ مجموعة ما، يفتح «مراسلة هذه المجموعة» حملة بريد إلكتروني مصفّاة مسبقًا على أعضائها. ولإيجاد موعد يناسب أعضاء المكتب كلهم قبل إنشاء الاجتماع، يفي استطلاع الأوقات المتاحة بالغرض.

إيناس هي أمينة الصندوق. لا تريد نادية أن تمنحها حسابها كاملًا. مع باقة الفريق أو الشركات (أو خلال الفترة التجريبية)، تضيفها عضوًا في الفريق، ثم تمنحها في صفحة الفريق ← 🔑 الصلاحيات صلاحية «إدارة الاشتراكات» وحدها. ترى إيناس الاشتراكات، لا الحضور. وتوجد صلاحيتان أخريان: «إدارة الأعضاء والمجموعات» و«إعداد قوائم الحضور». أمّا تفعيل الخيار أو إيقافه فيبقى حكرًا على مدير الحساب.

الخصوصية: ماذا يرى الزائر؟

الزائر الذي يصل إلى صفحة الحجز الخاصة بالجمعية يرى الورشة المفتوحة للجميع، ولا شيء غيرها. ولا تظهر الجلسات المخصّصة للأعضاء في حساب عميل على Calendrio أيضًا: لا تُرى إلا في تقويم العضو، بعد إدخال الرمز.

وإذا كانت الجمعية لا تريد إطلاقًا أن يُعثر عليها في Google، فإن الإعدادات ← الشبكة & الظهور تقترح «إخفاء صفحاتي عن Google». عندها يزيل Google صفحة الحجز وصفحات التعريف من نتائجه في زيارته التالية لهذه الصفحات؛ وبحسب Google، قد تستغرق هذه الزيارة من بضعة أيام إلى عدة أشهر. ويُوصَل إليها حينئذٍ عبر الرابط، أو عبر دليل Calendrio إن كنتم تظهرون فيه. ولتجنّب ذلك أيضًا، ألغوا تحديد «الظهور في دليل Calendrio»، الموجود بجانبه مباشرة.

ما لا تفعله مساحة الأعضاء

• لا اقتطاع تلقائي. يدفع المنتسب في كل فترة، عبر الإنترنت أو يدًا بيد. تساعده التذكيرات على ذلك، لكن لا يُقتطع شيء دون علمه.
• لا محاسبة. يتابع Calendrio من دفع وحتى متى؛ أمّا حسابات الجمعية فتُعدّ في مكان آخر، انطلاقًا من ملف CSV المُصدَّر.
• عنوان البريد الإلكتروني ضروري. يصل رمز الدخول بالبريد الإلكتروني. يمكن إضافة منتسب ليس لديه بريد إلكتروني إن كان موجودًا مسبقًا في جهات اتصالكم. ويمكن تسجيله حاضرًا أو مُسدِّدًا لاشتراكه، لكنه لا يستطيع فتح تقويمه ولا تلقّي التذكيرات.

من أين تبدؤون؟

افتحوا المجموعات والمساحات، ثم رابط «مساحة الأعضاء»: الفقاعة الصغيرة «ⓘ ما هذا؟» تشرحها في ثلاث جمل. فعّلوا الخيار، وأضيفوا منتسبَين أو ثلاثة (يمكنكم إضافة أنفسكم للتجربة)، وأنشئوا جلسة «مخصّصة للأعضاء»، ثم افتحوا رابطكم الخاص: سترون تمامًا ما سيراه منتسبوكم.

هل تديرون جلسات جماعية إلى جانب عيادتكم؟ تعرض صفحة ممارسي الصحة والعافية بقية ميزات Calendrio، وتشرح صفحة الدروس والندوات الإلكترونية الجلسات الجماعية بالتفصيل.

ليس لديكم Calendrio بعد؟ أنشئوا حسابكم عبر هذا الرابط: 3 أشهر تجريبية مجانية لكل تسجيل يتم عبر هذا الرابط حتى 30 نوفمبر 2026، دون بطاقة مصرفية. مساحة الأعضاء متاحة خلال الفترة التجريبية.

— فريق Calendrio