Ausgefallene Termine im Friseursalon: 7 Routinen, um sie zu verringern

Eine Kundin, die zu einem Balayage nicht erscheint, bedeutet manchmal zwei Stunden leeren Stuhl, eine umsonst angerührte Farbe und eine andere Kundin, der Sie „ausgebucht“ gesagt hatten. Ausgefallene Termine im Friseursalon löst man nicht mit einer einzigen Maßnahme: Sie brauchen einige Routinen, die zum Salonalltag passen, von der Kasse bis zum Waschbecken. Dieser Leitfaden zeigt, welche Termine am häufigsten ausfallen, und die sieben Routinen, die Ausfälle begrenzen, ohne Ihre Kundschaft zu verärgern.

Was ein leerer Stuhl wirklich kostet

Laut den Kennzahlen, die der französische Friseurverband (Union nationale des entreprises de coiffure, UNEC) für das Jahr 2024 veröffentlicht hat, gibt es in Frankreich 111 177 Friseurbetriebe, davon 69 556 Salons. Der durchschnittliche Kassenbon, also der Betrag, den ein Kunde im Schnitt ausgibt, liegt bei 43 € über alle Kunden hinweg und bei 53,61 € bei Frauen.

Rechnen Sie es für Ihren Salon durch. Wenn jede Woche zwei Kundinnen nicht kommen, sind das auf Basis dieses durchschnittlichen Frauen-Bons etwa 107 € nicht erbrachte Leistungen pro Woche. Bei einer Farbe oder einem Balayage ist der Verlust größer, denn das blockierte Zeitfenster ist länger als der Durchschnitt.

Und die Kosten enden nicht beim Umsatz: angerührtes Produkt, eine bezahlte Mitarbeiterin ohne Kundin, eine Kundin, die für genau dieses Zeitfenster abgelehnt wurde. Ihre Ausfälle zu messen ist der erste Schritt: Notieren Sie jeden Monat die Zahl der ausgefallenen Termine, nach Art der Leistung.

Welche Termine fallen im Salon am häufigsten aus?

Nicht alle Termine bergen dasselbe Risiko. Wenn Sie Ihren Kalender beobachten, werden Ihnen wahrscheinlich immer dieselben Profile auffallen:

Diese Tabelle ist keine Statistik: Sie ist ein Raster, um Ihren eigenen Kalender zu lesen. Ihre Zahlen zeigen, wo Sie Ihre Anstrengungen bündeln sollten.

Routine 1: Vereinbaren Sie den nächsten Termin an der Kasse, mit einer Erinnerung

Den nächsten Termin beim Bezahlen anzubieten bindet Kunden: Die Kundin geht mit einem Datum nach Hause, und Sie füllen Ihren Kalender im Voraus. Ein sechs Wochen zuvor vereinbarter Termin ist aber auch der, der am leichtesten vergessen wird.

Die Lösung ist nicht, damit aufzuhören, sondern es zu begleiten. Tragen Sie den Termin vor ihren Augen in Ihren Kalender ein, prüfen Sie ihre Nummer und E-Mail-Adresse und sagen Sie ihr, dass sie eine Erinnerung erhalten wird. Eine Terminkarte aus Papier genügt nicht mehr: Sie landet auf dem Grund der Handtasche.

Routine 2: Schicken Sie die Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt

Bei einem lange im Voraus vereinbarten Termin ist der Vortag ein guter Zeitpunkt: Die Kundin hat noch Zeit, Bescheid zu geben, und Sie können das Zeitfenster neu vergeben. Bei langen Leistungen verhindert eine zweite Erinnerung am selben Morgen, dass der Termin in letzter Minute doch vergessen wird.

Der Inhalt zählt ebenso wie der Zeitpunkt: der Name des Salons, Tag und Uhrzeit, die Leistung und eine einfache Möglichkeit, Bescheid zu geben. Vermeiden Sie Werbung in einer Erinnerung: Sie soll eine Servicenachricht bleiben. Fertige Formulierungen finden Sie in unseren Vorlagen für Erinnerungs-SMS.

Ihre Kundinnen stehen dem eher positiv gegenüber: In einer 2019 durchgeführten Umfrage unter 419 Franzosen stellte GetApp fest, dass 60 % der Befragten eine automatische Erinnerung per SMS gern akzeptieren würden.

Die SMS wird schnell gelesen; die E-Mail ist kostenlos und kann mehr Informationen enthalten (Adresse, Zugang, Hinweise vor einer Farbe). Viele Salons kombinieren beides: E-Mail am Vortag, SMS einige Stunden vorher bei Techniken.

Routine 3: Eine Anzahlung, aber nur für technische Leistungen

Für einen Herrenhaarschnitt von 20 Minuten eine Anzahlung zu verlangen, könnte Ihre Stammkunden verärgern. Bei einem Balayage, einer vollständigen Farbe, einer Glättung oder einer Brautfrisur ist das anders: Das Zeitfenster ist lang, das Produkt manchmal im Voraus vorbereitet, und der Verlust bei einem Ausfall ist erheblich.

Stellen Sie die Anzahlung daher Leistung für Leistung ein. Erklären Sie sie bei der Buchung einfach: Sie wird vom Endpreis abgezogen. Achten Sie auf den gewählten Begriff: Eine Anzahlung und ein Reuegeld haben nicht dieselben Wirkungen, wenn die Kundin absagt. Bei einer konkreten Rechtsfrage wenden Sie sich an Ihren Berufsverband oder an einen Juristen.

Routine 4: Eine überall ausgehängte Stornierungs- und Verspätungsregel

Eine Regel ist nur nützlich, wenn die Kundin sie vor der Buchung kennt. Zeigen Sie sie auf Ihrer Buchungsseite an, erwähnen Sie sie in der Bestätigung und hängen Sie sie an der Kasse aus. Halten Sie sie kurz: Frist für die kostenlose Stornierung, was danach gilt, und die Regel bei Verspätung.

Die Verspätung verdient eine eigene Zeile: Ab einer bestimmten Zeit kann eine Farbe nicht mehr gemacht werden, ohne den ganzen Tag zu verschieben. Besser, Sie sagen es vorher, als es einer Kundin zu eröffnen, die außer Atem ankommt. Für Ihre eigene Regel gehen Sie von unserer Vorlage für Stornobedingungen aus.

Routine 5: Machen Sie die Stornierung einfacher als das Wegbleiben

Das mag paradox klingen, aber eine Kundin, die rechtzeitig absagt, ist besser als eine Kundin, die nicht kommt. Viele trauen sich nicht, zum Absagen anzurufen, besonders wenn der Salon voll ist und niemand abnimmt. Wenn das Absagen einen Anruf erfordert, werden manche nicht Bescheid geben.

Ein Stornierungslink in der Bestätigung und in der Erinnerung löst dieses Problem: Die Kundin sagt in wenigen Sekunden ab, das Zeitfenster ist wieder frei, und Sie können es jemand anderem anbieten. Fügen Sie einen freundlichen Satz hinzu, etwa: „Eine Verhinderung kann vorkommen: Sagen Sie uns hier Bescheid.“

Routine 6: Eine Warteliste, um das frei gewordene Zeitfenster zu füllen

Ein am Vortag abgesagtes Zeitfenster ist nicht unbedingt verloren. Am Samstag gibt es oft eine Kundin, die gern gekommen wäre. Führen Sie eine Warteliste: Kundinnen, die keinen Platz gefunden haben, tragen sich ein, und Sie benachrichtigen sie, sobald ein Platz frei wird.

Auf Papier erfordert die Warteliste Anrufe, einen nach dem anderen, genau dann, wenn Sie mitten in einer Farbe stecken. Mit einem Online-Kalender, der sie verwaltet, werden Interessierte automatisch benachrichtigt, sobald ein Platz frei wird. Um tiefer in das Thema einzusteigen, stellt unser Leitfaden zu den Methoden gegen nicht wahrgenommene Termine auch die Beobachtung der Ausfallquote vor.

Routine 7: Wiederholte Ausfälle handhaben, ohne die Kundin zu verlieren

Ein einzelner Ausfall ist fast immer ein Versehen. Drei Ausfälle in wenigen Monaten sind etwas anderes. Notieren Sie jeden Ausfall in der Kundenkarte: Ohne schriftlichen Vermerk werden Sie sich nicht erinnern, besonders wenn mehrere Personen im Salon arbeiten.

Ab dem zweiten oder dritten Ausfall ist ein einfaches Gespräch besser als ein Vorwurf: „Ich sehe, dass wir uns zweimal verpasst haben. Passt Ihnen die Uhrzeit noch?“ Danach können Sie ihr eine Anzahlung für ihre nächsten Termine vorschlagen oder ihr weniger gefragte Zeitfenster anbieten. Bleiben Sie konsequent: dieselbe Regel für alle, mit Taktgefühl angewandt.

Wie Calendrio Salons hilft, ausgefallene Termine zu begrenzen

Mit Calendrio buchen Ihre Kundinnen rund um die Uhr online, und die an der Kasse oder am Telefon vereinbarten Termine tragen Sie im selben Kalender ein. Jede Kundin erhält am Vortag eine Erinnerung per E-Mail, schon im kostenlosen Tarif. In den kostenpflichtigen Tarifen und während der Testphase wählen Sie den Zeitpunkt und stellen bis zu drei Erinnerungen pro Termin ein, per E-Mail oder per SMS (jeden Monat sind SMS inbegriffen), und die Warteliste benachrichtigt die Kundinnen, wenn ein Platz frei wird. Die Online-Anzahlung und die Stornierungsregeln stellen Sie Leistung für Leistung ein, und die Schaltfläche „Kunde nicht erschienen“ zeigt die Zahl der Ausfälle jeder Kundin an. Die Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite Software für Friseursalons und auf der Seite zur SMS-Terminerinnerung.

Um die Tarife zu vergleichen, sehen Sie sich unsere Preise an: Die einmonatige kostenlose Testphase läuft ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Wenn Sie noch nach Ihrem Tool suchen, listet unser Artikel zur Terminsoftware für Friseure die Funktionen auf, die Sie prüfen sollten.