Gerir os membros de uma associação: sessões, quotas, presenças

Para gerir os membros de uma associação, muitos responsáveis fazem malabarismos entre uma folha de cálculo, e-mails enviados um a um e um grupo de conversa onde a informação se perde. O Calendrio tem agora uma opção para isso: a Área de membros. Junta no mesmo sítio a lista de associados, sessões que só eles veem, a quota e a lista de presenças.

Para a ver em ação, acompanhemos uma época da Nadia, sofróloga imaginária. Além do consultório, ela anima uma associação, também imaginária, «Souffle & Détente»: sessões de sofrologia em grupo, à quinta-feira à noite, numa sala cedida pela câmara municipal. Exercícios de respiração, relaxamento dinâmico, um momento de partilha no fim. Cerca de vinte lugares. A Nadia abriu uma conta Calendrio em nome da associação, separada da do consultório.

Antes: tudo dependia da Nadia

Em cada regresso de férias, o cenário era o mesmo. A folha de cálculo dos associados de um lado, o caderno dos cheques das quotas do outro. Um e-mail de lembrete na véspera de cada sessão, copiado à mão. E a pergunta habitual no grupo de conversa: «É mesmo esta quinta?»

A Nadia queria três coisas. Que os associados vissem o calendário sem que ele fosse público. Saber num relance quem pagou. Deixar de refazer a lista dos presentes num canto de papel.

Gerir os membros de uma associação com a Área de membros

É uma opção que ativa, ou não, a partir de Grupos & Espaços. Enquanto estiver desligada, nada muda para si nem para os seus clientes. Está disponível durante o período de teste e em todos os planos pagos, tal como as sessões de grupo; não está incluída no plano Gratuito.

Ao ativá-la, marca uma caixa: confirma que informa os seus membros de que os contactos, as presenças e as quotas deles são geridos com o Calendrio e, se fazer parte do grupo puder revelar um dado sensível, que tem o direito de o tratar (o link «Saber mais» da caixa detalha este ponto). Depois, a página organiza-se em separadores: Membros, Grupos de membros, Mensalidade, Presenças e Definições. Os separadores Membros, Grupos de membros, Mensalidade e Presenças têm cada um o seu guia «fácil de ler», com um exemplo: uma opção para um clube, uma associação ou um grupo privado tem de poder ser usada por qualquer voluntário.

Setembro: os associados recebem o seu link

A Nadia abre o separador «Membros»: na primeira vez, a caixa para adicionar já está aberta (caso contrário, «+ Adicionar membros» abre-a). A maior parte dos associados já está nos contactos dela: marca-os e clica no botão verde logo abaixo, «Adicionar 12 contactos e enviar o link deles». Para uma pessoa nova, bastam um nome próprio e um endereço de e-mail.

Cada associado recebe logo um e-mail com o seu link pessoal. Para quem já era membro, «Enviar a cada membro o seu link» volta a enviar o link a toda a gente. Quando um associado abre o link, recebe um código de 6 dígitos no seu endereço de e-mail, válido durante 15 minutos. Escreve-o, e o calendário aparece. O navegador fica depois reconhecido durante 30 dias.

Antes do código, a página não mostra nada: nem o nome da associação, nem uma sessão. Um link reencaminhado para outra pessoa não basta, portanto. Se mesmo assim um link circular, «Criar um novo link» torna o antigo inutilizável.

Na 2.ª e na 4.ª quinta-feira: sessões que só os associados veem

Em Grupos & Espaços, a Nadia cria a sessão «Sofrologia de quinta à noite», às 19h, 20 lugares. Como a sessão está incluída na adesão, deixa marcada a caixa «Gratuito». A associação só se reúne duas vezes por mês: em «Dias abertos», marca apenas a quinta-feira; em «Só alguns dias do mês?», marca «2.ª» e «4.ª». A sessão cai então na 2.ª e na 4.ª quinta-feira de cada mês, sem voltar a introduzir nada.

Por fim, marca «Reservada aos membros». Os visitantes da página de reservas dela não veem esta sessão; o assistente de IA da página também não a propõe. O «Workshop de descoberta», aberto a todos e pago, continua visível, para atrair novos associados.

A associada escolhe uma data e clica em «Inscrever-me»: o formulário abre com o nome próprio, o apelido e o e-mail dela já preenchidos. Se a Nadia permitir o cancelamento, depois de a associada se inscrever aparece um link «Cancelar a minha inscrição» por baixo de «Inscrição feita».

Outubro: a quota, sem andar atrás de ninguém

No separador «Mensalidade», a Nadia define tudo uma única vez: o nome («Quota anual»), o valor (40 €) e o período («Por ano»; também existem semestre, trimestre e mês). Cada associado recebe então uma etiqueta de cor:

• verde, «Em dia até…»: a data de fim do período pago;
• vermelho, «Vencida em…»: o período terminou, é preciso renovar;
• laranja, «Nunca paga»: nenhum pagamento registado.

A Inès entrega um cheque no fim de uma sessão? A Nadia clica em «Registrar um pagamento recebido» ao lado do nome dela. Um período de um ano começa no dia do pagamento: com o pagamento a 8 de outubro de 2026, a Inès fica em dia até 7 de outubro de 2027.

Para os outros, «Enviar o pedido» envia-lhes um e-mail com um link para a quota deles. Se a Nadia tiver ativado «Receber os meus pagamentos online» nas Definições, o associado paga com cartão e o dinheiro chega diretamente à conta Stripe da associação. O Calendrio não cobra qualquer comissão nos planos pagos nem durante o período de teste; a Stripe cobra as suas próprias taxas.

Ela marca também os lembretes automáticos: um e-mail 15 dias antes do vencimento e outro no dia seguinte, se a quota não estiver paga. Vêm desligados de origem: a decisão é sua.

Na noite da sessão: a lista de presenças

Separador «Presenças»: a Nadia escolhe a sessão e a data e clica em «Mostrar a lista». Na lista estão as pessoas inscritas nesse dia e todos os associados (ou só os de um grupo). Marca as pessoas que vieram e clica em «Salvar a lista».

No separador «Membros», cada associado mostra depois o seu número de presenças em 12 meses. As presenças, as quotas e a lista de membros exportam-se em ficheiro CSV, para a folha de cálculo do tesoureiro ou para o relatório da assembleia geral.

A diretoria, a assembleia geral e a equipa

A Nadia cria um grupo de membros «Diretoria» com a Léa e a Inès. Um grupo de membros é uma lista de pessoas; não confundir com a página Grupos & Espaços, que lista as sessões. Um associado pode estar em vários grupos.

Para a reunião da diretoria, cria uma sessão do tipo «Reunião / Evento»: funciona como uma aula, mas fala-se de participantes. Marca «Reservada aos membros» e depois o grupo «Diretoria» em «Visível para estes grupos de membros». Só a Léa e a Inès veem esta reunião; os outros associados não a veem. Se nenhum grupo estiver marcado, todos os membros veem a sessão: é o que ela faz para a assembleia geral, no último sábado de novembro.

Para avisar um grupo, «Escrever a este grupo» abre uma campanha de e-mail já filtrada pelos membros desse grupo. E para encontrar uma data que convenha a toda a diretoria antes de criar a reunião, a sondagem de horários livres resolve.

A Inès é tesoureira. A Nadia não lhe quer dar acesso a toda a conta. Com o plano Equipa ou Empresa (ou durante o período de teste), adiciona-a como membro da equipa e depois, na página Equipa → 🔑 Direitos, dá-lhe apenas o direito «gerenciar as mensalidades». A Inès vê as quotas, não as presenças. Existem outros dois direitos: «gerenciar os membros e os grupos» e «fazer as listas de presença». Ativar ou desligar a opção continua reservado ao administrador da conta.

Discrição: o que um visitante vê

Um visitante que chegue à página de reservas da associação vê o workshop aberto a todos, e mais nada. As sessões reservadas também não aparecem numa conta de cliente Calendrio: só se veem no calendário do membro, depois do código.

Se a associação não quiser de todo ser encontrada no Google, Definições → Rede & visibilidade propõe «Ocultar minhas páginas do Google». O Google retira então a página de reservas e as páginas de apresentação dos seus resultados na próxima visita a essas páginas; segundo o Google, essa visita pode demorar de alguns dias a vários meses. Chega-se lá, então, pelo link ou pelo diretório Calendrio, se aparecer nele. Para evitar também isso, desmarque «Aparecer no diretório Calendrio», mesmo ao lado.

O que a Área de membros não faz

• Sem débito automático. O associado paga em cada período, online ou em mão. Os lembretes ajudam, mas nada é cobrado sem ele.
• Sem contabilidade. O Calendrio acompanha quem pagou e até quando; as contas da associação fazem-se noutro sítio, a partir da exportação CSV.
• É necessário um endereço de e-mail. O código de acesso chega por e-mail. Um associado sem e-mail pode ser adicionado se já estiver nos seus contactos. Pode ficar registado como presente ou com a quota em dia, mas não pode abrir o calendário nem receber os lembretes.

Por onde começar

Abra Grupos & Espaços e depois o link «Área de membros»: a pequena bolha «ⓘ O que é?» explica-a em três frases. Ative a opção, adicione dois ou três associados (pode adicionar-se a si próprio para testar), crie uma sessão «Reservada aos membros» e abra o seu próprio link: verá exatamente o que os seus associados vão ver.

Anima sessões de grupo além do seu consultório? A página para os profissionais de bem-estar apresenta o resto do Calendrio, e Aulas e webinars detalha as sessões em grupo.

Ainda não tem o Calendrio? Crie a sua conta com este link: 3 meses de teste oferecidos para qualquer inscrição feita por este link até 30 de novembro de 2026, sem cartão bancário. A Área de membros está disponível durante o período de teste.

— A equipa Calendrio