Systeme.io und Calendly: Verkaufsseite, Buchung und Erinnerungen in einem einzigen Tool vereinen

Viele Therapeutinnen und Coaches nutzen systeme.io und Calendly zusammen: das erste für die Verkaufsseite und die E-Mails, das zweite für die Buchung. Das funktioniert. Aber zwischen den beiden Tools gehen Informationen verloren: Wer gerade gebucht hat, bekommt womöglich weiterhin Ihre E-Mails „Buchen Sie Ihre Sitzung“, und Ihre Kontakte liegen in zwei verschiedenen Listen. Calendrio vereint diese Schritte in einem einzigen Tool; es ersetzt nicht alles, was systeme.io kann, und dieser Artikel sagt auch, wann Sie es behalten sollten.

Ein nützlicher Hinweis: systeme.io bietet auch einen eigenen Buchungskalender an, der im kostenlosen Tarif enthalten ist. Dieser Artikel richtet sich an Therapeutinnen und Coaches, die stattdessen Calendly nutzen, und vergleicht die drei Möglichkeiten.

Vorher: der Weg einer Kundin mit zwei Tools

Nehmen wir Inès, eine erfundene Person, Gesundheitscoachin. Sie begleitet Frauen in Einzelsitzungen per Video. Ihre Kundinnen entdecken sie auf LinkedIn, klicken auf ihre systeme.io-Seite, hinterlassen ihre E-Mail-Adresse im Tausch gegen einen Leitfaden „5 einfache Handgriffe für besseren Schlaf“, erhalten eine Reihe von E-Mails und klicken dann auf einen Calendly-Link, um ein Kennenlerngespräch zu buchen.

Auf dem Papier ist der Funnel vollständig. In der Praxis muss Inès sich um drei kleine Nahtstellen kümmern:

• Die Folge-E-Mails laufen nach der Buchung weiter. Laut den eingesehenen Quellen sind die beiden Tools nicht direkt miteinander verbunden: Ohne ein eingerichtetes und überwachtes Verbindungstool (Zapier, Make…) erhält die Kundin, die ihren Termin schon hat, die nächste E-Mail „Diese Woche sind noch Plätze frei“.
• Zwei Kontaktlisten. Die hinterlassenen E-Mail-Adressen liegen in systeme.io, die Buchungen in Calendly. Um zu wissen, wer gekommen ist, wer nicht erschienen ist und wen sie nachfassen sollte, gleicht Inès alles von Hand ab.
• Zwei Konten, zwei Einstellungen, zwei Seiten, die aktualisiert werden müssen, wenn sie ein Angebot oder eine Uhrzeit ändert.

Nachher: derselbe Weg in Calendrio

Inès behält für ihre Kundin denselben Weg: LinkedIn, eine Seite, ein Geschenk, ein paar E-Mails, dann die Buchung. Der Unterschied: Jeder Schritt weiß, was im Schritt davor passiert ist.

Was Inès das Leben am meisten erleichtert: Calendrio erkennt dieselbe E-Mail-Adresse wieder. Wenn die Person bucht, wechselt ihr Eintrag in „Meine Interessenten“ auf „Sitzung gebucht“ (der Name des Status hängt vom Beruf ab), verknüpft mit ihrer Kundenkarte, und die E-Mail-Folge stoppt von selbst, ohne ein Verbindungstool einrichten zu müssen. Wie das Formular und die E-Mails im Detail funktionieren, lesen Sie in Ihre Seite sammelt die E-Mail-Adressen der Besucher, verschickt Ihr Geschenk und fasst für Sie nach, und den kompletten Weg in einen Verkaufsfunnel aufbauen, wenn man nach Termin arbeitet.

Der KI-Telefonassistent: die Erinnerung, die spricht

Ein verpasster Termin kostet eine Sitzung. Eine Erinnerungs-E-Mail geht manchmal zwischen den anderen unter. In Calendrio kann Inès jedem Termin eine Erinnerung per Anruf eines KI-Assistenten hinzufügen: am Vortag, am selben Morgen oder zu dem Zeitpunkt, den sie wählt, klingelt das Telefon ihrer Kundin.

• Der Assistent sagt, dass er eine KI ist, erinnert an den Termin und bietet dann drei Tasten an: 1 zum Bestätigen, 2, wenn die Kundin nicht kommen kann (sie erhält dann per E-Mail einen Link, um ihren Termin abzusagen, und Inès wird benachrichtigt, um ihr einen anderen Zeitpunkt vorzuschlagen), 3, um nicht mehr angerufen zu werden.
• Preis: 0,30 € netto pro Anruf, vom Guthaben des Kontos abgebucht, erstattet, wenn niemand abnimmt (stattdessen geht eine E-Mail raus).
• Anrufe von Montag bis Samstag, von 9 bis 20 Uhr, auf Französisch, an eine französische Nummer. Kostenpflichtige Tarife und Testphase.
• Die Kundin kann diese Anrufe in ihrem Kundenbereich ablehnen.

Auch Erinnerungs-SMS gibt es (je nach Tarif sind jeden Monat SMS enthalten, danach 0,10 € netto pro Stück). Bei einem Videotermin enthält die E-Mail-Erinnerung den Link zur Sitzung.

systeme.io und Calendly: was beide jeweils über sich sagen

Für einen fairen Vergleich hier, was die beiden Tools anbieten, laut öffentlichen Quellen, eingesehen am 31.10.2026 (die Angebote ändern sich: Prüfen Sie es auf ihren Websites).

• systeme.io: kostenloser Tarif mit 2 000 Kontakten, unbegrenzten E-Mails, 3 Verkaufsfunnels und 1 Onlinekurs; Tarif Startup für 17 € pro Monat (14 € pro Monat bei jährlicher Zahlung) mit 5 000 Kontakten, 10 Funnels und eigener Domain. systeme.io hat außerdem einen Buchungskalender, der im kostenlosen Tarif enthalten ist: Erinnerungen per E-Mail, Anzahlung oder vollständige Zahlung über Stripe oder PayPal, Synchronisierung mit Google Kalender, und jede Buchung legt einen Kontakt an.
• Calendly: kostenloser Tarif mit nur 1 Ereignistyp; Tarif Standard für 12 $ pro Nutzer und Monat (10 $ bei jährlicher Zahlung), mit unbegrenzten Ereignistypen und Erinnerungen per E-Mail und SMS.

Der Preis: Calendrio ist nicht unbedingt günstiger

Sagen wir es klar: Wenn Sie die beiden kostenlosen Tarife nutzen, zahlen Sie heute nichts, und der kostenlose Tarif von Calendrio ist in einem wichtigen Punkt stärker begrenzt (30 Kontakte, gegenüber 2 000 bei systeme.io). In den kostenpflichtigen Varianten kosten systeme.io Startup und Calendly Standard etwa 17 € und 12 $ pro Monat (von den Quellen angegebene Preise, ohne Angabe zur Mehrwertsteuer); Calendrio Pro kostet 39 € pro Monat, 374 € im Jahr (keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, Art. 293 B des französischen CGI). Und wenn Ihnen der Kalender von systeme.io reicht, brauchen Sie vielleicht weder Calendly noch Calendrio.

Der Grund für den Wechsel zu Calendrio ist also nicht, ein paar Euro zu sparen. Es geht darum, keine Nahtstellen mehr zwischen Seite, E-Mails, Buchung und Erinnerung zu haben: weniger doppelte Einstellungen, eine E-Mail-Folge, die bei der Buchung stoppt, miteinander verknüpfte Interessenten- und Kundenkarten mit Sitzungsbericht und Nachfassen, und eine Erinnerung per Anruf eines KI-Assistenten, die keines der beiden Angebote in den eingesehenen Quellen aufführt.

Wann Sie systeme.io behalten sollten

• Sie verkaufen Onlinekurse oder digitale Produkte: Calendrio verkauft nur Sitzungen, Pakete und Geschenkgutscheine.
• Sie betreiben einen Blog oder eine große Mailingliste: Das ist nicht das Kerngeschäft von Calendrio. Im Tarif Pro geht eine Kampagne an höchstens 300 Kunden, und nur an Ihre Kunden, nicht an die Interessenten in „Meine Interessenten“.
• Sie möchten Ihre eigene Domain für die Verkaufsseite: Die Präsentationsseiten von Calendrio bleiben unter der Adresse calendrio.fr.

In diesen Fällen eine einfache Lösung: systeme.io für den Onlinekurs oder den Blog behalten und nur den Calendly-Link durch Ihren Calendrio-Buchungslink ersetzen. Die weiteren Funktionen für Ihren Beruf finden Sie auf der Seite Calendrio für Therapeuten und Wellness-Profis, und den Vergleich mit Calendly allein auf der Seite Alternative zu Calendly.

Testen, ohne alles umzuwerfen

Sie müssen nicht alles auf einmal umziehen. Inès beginnt mit drei Handgriffen: ihr Kennenlerngespräch in Calendrio anlegen, diesen Link anstelle von Calendly in ihre letzte systeme.io-E-Mail setzen und die Erinnerung am Vortag aktivieren. Wenn ihre Kundinnen buchen und kommen, verlegt sie anschließend ihre Seite und ihr Geschenk zu Calendrio. Wenn nicht, ist nichts verloren.

Möchten Sie es ausprobieren? Erstellen Sie Ihr Konto über diesen Link: 3 Monate geschenkt für jede Anmeldung über diesen Link bis zum 30. November 2026, ohne Kreditkarte.

— Das Calendrio-Team