Einen Sales Funnel aufbauen, wenn Sie nach Terminvereinbarung arbeiten

Für einen Praktiker ist ein Sales Funnel der Weg, der eine Person, die Sie nicht kennt, bis zu einer gebuchten Sitzung führt und dann bis zu einer zweiten. Calendrio deckt den Teil ab, der bei Ihnen stattfindet: die Vorstellungsseite, die Buchung, die Zahlung, die Erinnerungen, die Nachbereitung der Sitzung und das Nachfassen. Es erstellt keine Werbung für Sie, und auf diesem Weg schreibt es nur Ihren Kunden.

Der Artikel folgt dem Weg einer Kundin, Schritt für Schritt. Für jeden Schritt: was Sie einstellen, was die Kundin sieht und was Calendrio nicht tut.

Der Sales Funnel einer Sophrologin: das Beispiel von Camille

Camille, eine erfundene Person, ist Sophrologin. Sie bietet eine 45-minütige Kennenlern-Sitzung und Einzelsitzungen an, in der Praxis und per Video. Ihre Kundinnen finden sie über Mundpropaganda, schreiben ihr auf Instagram „Haben Sie am Donnerstag noch Zeit?“ und vergessen manchmal zu kommen. Jede Anfrage kostet sie mehrere Nachrichten, und niemand fasst bei einer Kundin nach, die nicht mehr kommt.

Ihr Ziel passt in einen Satz: Eine Person, die von ihr hört, soll eine Kennenlern-Sitzung buchen können, ohne ihr zu schreiben, und danach alles erhalten, was sie zum Kommen braucht. Jeder der folgenden Schritte räumt ein Hindernis auf diesem Weg aus.

Schritt 1: gefunden werden und an denselben Ort führen

Ein Funnel braucht einen einzigen Eingang. Camille setzt ihren Buchungslink überall dorthin, wo man sie finden kann: Instagram-Bio, Google-Unternehmensprofil, E-Mail-Signatur, Visitenkarte mit dem QR-Code, den Calendrio erzeugt. Auf ihrer Website führt eine Schaltfläche „Buchen“ oder der eingebettete Kalender (WordPress-Plugin oder Code zum Einfügen bei Wix, Squarespace, Webflow oder Shopify) an denselben Ort.

Schaltet sie eine Facebook- oder Instagram-Anzeige, kann Calendrio Meta die Seitenaufrufe, Buchungen und Zahlungen melden, allerdings nur für Besucher, die über diese Anzeige kamen und dem Datenschutzbanner zugestimmt haben (kostenpflichtige Tarife und Testphase). Calendrio selbst erstellt und verwaltet keine Werbung.

Schritt 2: eine Vorstellungsseite, die Vertrauen schafft

Wer Camille entdeckt, will wissen, was eine Sophrologie-Sitzung ist, wo sie stattfindet und ob diese Person vertrauenswürdig wirkt. Die Vorstellungsseite beantwortet genau das: drei Designvorlagen (Glanz, Eleganz, Zen), bis zu 8 Fotos, Stärken, ein „Über mich“-Text, der Ablauf einer Sitzung, häufige Fragen und ein Angebot. Sie wird direkt auf der Seite bearbeitet und ist bereits mit Beispielen vorausgefüllt, die Camille durch ihre eigenen Worte ersetzt. Die Blöcke „Zahlen“ und „Bewertungen“ erscheinen nur, wenn sie sie selbst ausfüllt: Nichts wird an ihrer Stelle erfunden.

Beschreiben Sie in einem Wellness-Beruf die Sitzung, ohne Heilung oder therapeutische Wirkung zu versprechen. Camille schreibt „eine 45-minütige Sitzung, um zu lernen, Anspannungen zu lösen“, nicht „Sie werden nie mehr gestresst sein“. Die weiteren Funktionen für Ihren Beruf finden Sie auf der Seite Calendrio für Wellness-Praktiker.

Schritt 3: eine einfache Buchung mit den richtigen Filtern

An diesem Schritt verliert man die meisten Menschen, wenn er schlecht eingestellt ist. Das Formular fragt nach Vorname, Nachname und E-Mail; je nach Ort der Sitzung nach einer Telefonnummer (Pflicht bei einer Sitzung per Telefon) oder einer Adresse (beim Kunden zu Hause); die Nachricht ist freiwillig. Die Kundin wählt eine Leistung, gibt ihre Kontaktdaten ein und dann das Zeitfenster. Die Einstellungen erfolgen Leistung für Leistung: Camille behandelt ihre Kennenlern-Sitzung also anders als ihre Folgesitzungen.

Anzahlung und Online-Zahlung laufen über Stripe, direkt auf Ihr Konto, auch im kostenlosen Tarif. Calendrio nimmt in den kostenpflichtigen Tarifen und während der Testphase keine Provision; es fallen nur die Gebühren des Zahlungsanbieters an. Zur Wahl des Betrags lesen Sie die Online-Anzahlung bei der Buchung.

Je mehr Sie verlangen, desto weniger Buchungen gibt es. Camille hält ihre Kennenlern-Sitzung daher so einfach wie möglich (eine Anzahlung, keine manuelle Freigabe) und behält die Filter den Leistungen vor, die sie brauchen, etwa ihren Sitzungen für Kinder, die sie nur Eltern zeigt, die das angeben. Telefonisch vereinbarte Termine trägt sie von Hand ein, damit der Kalender vollständig bleibt.

Schritt 4: zwischen Buchung und Sitzung

Solange die Kundin nicht da war, ist nichts sicher. Calendrio verschickt eine Bestätigung mit Datum, Ort oder Videolink, eventuellen Anfahrtshinweisen und Schaltflächen, um den Termin in den eigenen Kalender einzutragen (Google Kalender, iPhone, Outlook, andere). Danach folgt eine Erinnerung: am Vortag per E-Mail schon im kostenlosen Tarif; mit einem kostenpflichtigen Tarif oder in der Testphase zum Zeitpunkt Ihrer Wahl, per E-Mail oder SMS, bis zu drei Erinnerungen pro Termin. Die SMS-Erinnerung geht an Handynummern in Frankreich, Spanien, Portugal und Deutschland; anderswo geht die Erinnerung per E-Mail raus.

Wird nach einer Stornierung ein Zeitfenster frei, werden die Warteliste und danach die Stammkunden dieses Zeitfensters benachrichtigt (kostenpflichtige Tarife und Testphase, Einstellung unter Einstellungen, „Automatisches Wachstum“). Sagt eine Kundin von Camille am Donnerstag ab, kann eine andere ihren Platz einnehmen.

Schritt 5: nach der Sitzung die nächste vorbereiten

Nach der Sitzung tippt Camille in der Terminkarte auf „Abgeschlossen“. Dort kann sie einen Bericht schreiben. Er ist standardmäßig privat; sie kann ihn mit der Kundin in deren Zusammenfassung teilen (das Häkchen „Mit dem Kunden teilen“ ist standardmäßig nicht gesetzt) und von dieser Karte aus mit wenigen Klicks die nächste Sitzung vorbereiten. Die Zusammenfassung „Danke für Ihren Besuch“ geht raus, wenn sie den Termin abschließt, sofern die Kundin eine E-Mail-Adresse hat und das Häkchen „die Zusammenfassung an den Kunden senden“ gesetzt bleibt (standardmäßig ist es gesetzt); sie schlägt einen nächsten Termin vor, wenn Sie in den Einstellungen einen Abstand gewählt haben (standardmäßig wird nichts vorgeschlagen).

Ein geteilter Bericht geht per E-Mail raus und kann Gesundheitsthemen berühren: Camille notiert darin nur das Nötigste und behält den Rest privat. Siehe Kundenkartei und DSGVO.

Einige Stunden nach der Sitzung kann Calendrio mit einem kostenpflichtigen Tarif oder in der Testphase um eine Google-Bewertung bitten, sofern die Kundin eine E-Mail-Adresse hat und sich nicht abgemeldet hat und Camille den Link zu ihren Bewertungen in den Einstellungen eingefügt hat. Dieselbe Kundin erhält die Anfrage frühestens nach 3 Monaten erneut. Diese Bewertungen helfen bei Schritt 1 für die nächsten Interessenten.

Schritt 6: zum Wiederkommen bewegen, ohne zu bedrängen

Eine Kundin, der die Sitzung gefallen hat, bucht nicht unbedingt von selbst wieder. Drei Mechanismen, die nicht alle gleich funktionieren:

• Das gewohnte Zeitfenster (kostenpflichtige Tarife und Testphase): Ein Kunde, der mindestens 3-mal da war, erreicht das Ende seines gewohnten Rhythmus ohne geplanten Termin; Calendrio schlägt ihm sein Zeitfenster vor, nachdem es geprüft hat, dass es frei ist. Camille muss für ihre Kundin vom Donnerstag um 18 Uhr nichts tun: Ist das Zeitfenster frei, erhält diese den Vorschlag.
• Das Nachfassen nach Frist: Bei jeder Leistung wählen Sie, ob bei Kunden nachgefasst wird, nach wie vielen Tagen (standardmäßig 60) und mit welchem Rabatt (standardmäßig 10 %, nur angeboten, wenn Sie das Angebot beim Versand der Kampagne anhaken). Der Filter „Nachfassen“ in der Kontaktliste sammelt alle, die diese Frist erreicht haben. Das läuft nicht automatisch: Sie haken die Personen an und starten die Kampagne, per E-Mail (schon im kostenlosen Tarif, 5 Kunden pro Versand, mehr mit einem kostenpflichtigen Tarif) oder per SMS (kostenpflichtige Tarife und Testphase, nur französische Handynummern). Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink, und abgemeldete Kunden werden ausgeschlossen. Der Artikel bei einem Kunden nachfassen bietet Nachrichten zum Anpassen.
• Pakete und Geschenkkarten (kostenpflichtige Tarife und Testphase): Ein Sitzungspaket wird online verkauft, der Kunde gibt bei der Buchung seinen Code ein, und jede Sitzung wird abgezogen.

Der kostenlose Tarif ist auf 30 Kontakte begrenzt. Schreiben Sie Ihren eigenen Kunden in Maßen und respektieren Sie ihre Entscheidung; Calendrio fügt jeder Nachricht einen Abmeldelink hinzu; bei Zweifeln an den Regeln für Werbenachrichten informieren Sie sich bei der CNIL bzw. Ihrer Datenschutzbehörde oder bei einem Juristen.

Was Calendrio nicht tut

• Es erstellt keine Anzeigen für Sie und verwaltet nicht Ihr Budget.
• Auf diesem Weg schreibt es nur Ihren Kunden, nicht Personen, die es noch nicht sind.
• Es testet nicht zwei Versionen einer Seite gegeneinander.
• Es verkauft keine Produkte auf Ihrer Seite: nur Sitzungen, Geschenkkarten und Pakete.
• WhatsApp ist für Erinnerungen und Kampagnen noch nicht verfügbar.

Ein Sales Funnel wird an einer einzigen Sache gemessen

Die richtige Kennzahl ist die Zahl der Menschen, die Ihren Namen entdecken und schließlich in Ihrer Praxis Platz nehmen. Um loszulegen, ohne sich zu verzetteln, beginnen Sie mit den drei wichtigsten Schritten: Ihre Leistungen und deren Zahlung, Ihre Vorstellungsseite, dann eine Testbuchung, die Sie selbst vom Handy aus machen. Der Rest (Erinnerungen, Bewertungen, Nachfassen) folgt danach, eine Einstellung nach der anderen. Je nach Anzahl der Leistungen und der Zeit für Ihre Texte dauert das ein paar Stunden, keine Wochen; das ist keine garantierte Dauer.

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— Das Calendrio-Team