Gutscheine für Selbstständige: erstellen, verkaufen und einlösen

Weihnachten, Muttertag, Geburtstage: Jedes Jahr suchen Kunden ein Geschenk, das Freude macht und nicht im Schrank verstaubt. Eine Massage, eine Gesichtsbehandlung, ein Haarschnitt, eine Coaching-Sitzung oder ein Workshop sind dafür ideal. Mit einem Gutschein für Selbstständige bedienen Sie genau diesen Wunsch: Ihr Kunde zahlt heute, die beschenkte Person lernt Ihre Arbeit später kennen.

Gut vorbereitet muss er allerdings sein: Welcher Betrag, wie lange ist er gültig, wie vermeidet man verlorene Codes und Vergessenes, und welche Fragen sollten Sie Ihrem Steuerberater stellen? Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine vollständige Methode, Textvorlagen zum Kopieren und Beispiele aus verschiedenen Berufen.

Warum sollten Sie als Selbstständiger Gutscheine anbieten?

Der Gutschein hat für Profis mit Terminbetrieb drei konkrete Vorteile:

• Er bringt Geld vor der Leistung. Zum Jahresende, wenn oft viele Ausgaben anfallen, ist das eine willkommene Liquidität.
• Er bringt neue Kunden. Die beschenkte Person kannte Sie vielleicht noch nicht. Gefällt ihr das Erlebnis, kommt sie wieder und zahlt selbst.
• Er belohnt Ihre Stammkunden. Ihre treuen Kunden sind Ihre besten Botschafter: Sie verschenken, was ihnen gefallen hat.

Er ist nicht nur etwas für Kosmetikstudios und Spas. Ein Coach kann „3 Sitzungen für den Einstieg“ anbieten, ein Fotograf ein Porträtshooting, ein Handwerker einen Einsteiger-Workshop, ein Wellness-Praktiker eine erste Kennenlernsitzung.

Schritt 1: Wählen Sie zwischen freiem Betrag und konkreter Leistung

Es gibt zwei Varianten, und sie werden nicht gleich verwaltet:

Der freie Betrag ist flexibler. Bieten Sie drei oder vier Stufen an, die Ihren tatsächlichen Leistungen entsprechen: zum Beispiel ein Haarschnitt, eine Behandlung, eine Komplettbehandlung. Der Beschenkte kann sein Guthaben in mehreren Etappen nutzen, wenn er nicht alles auf einmal ausgibt.

Eine verwandte Variante ist die Mehrfachkarte (etwa eine Zehnerkarte): Der Kunde kauft für sich selbst ein Paket von Sitzungen (zum Beispiel 5 oder 10), die nach und nach mit den Terminen verrechnet werden. Das ist eher ein Instrument zur Kundenbindung als ein Geschenk, wird aber genauso verkauft. Für Ihre Preise hilft Ihnen unsere Methode, um die eigenen Preise festzulegen: Ein rabattiertes Paket darf nicht unter Ihren Mindestpreis fallen.

Schritt 2: Legen Sie eine klare Gültigkeitsdauer fest

Ein Gutschein hat fast immer ein Ablaufdatum. In Frankreich sind die meisten Gutscheine großer Ketten laut einer von MoneyVox veröffentlichten Übersicht 12 Monate ab Kauf gültig; manche zwei, drei Jahre oder länger. Für Selbstständige ist ein Jahr eine übliche Dauer, die dem Beschenkten Zeit lässt, einen Termin zu finden.

Wichtig ist, dass das Datum schwarz auf weiß auf dem Gutschein und in der E-Mail steht, damit es keine Diskussionen gibt. Wenn Sie bei Ihren Informationspflichten unsicher sind, erkundigen Sie sich bei Ihrer Kammer oder bei einem Juristen.

Schritt 3: Formulieren Sie einfache Bedingungen

Ein paar Zeilen genügen, auf dem Gutschein oder unten in der E-Mail:

Denken Sie an den Fall einer Absage: Was passiert mit der Sitzung, wenn der Beschenkte nicht zum Termin erscheint? Wenden Sie dieselben Regeln an wie bei Ihren anderen Kunden, und sagen Sie es klar. Unsere Vorlage für Stornobedingungen hilft Ihnen bei der Formulierung.

Schritt 4: Verkaufen Sie ihn online, nicht nur vor Ort

Viele Käufer entscheiden sich spät, abends, manchmal am Vorabend des Geburtstags. Wenn der Gutschein nur an der Theke oder per Überweisung nach einem Hin und Her von Nachrichten erhältlich ist, entgehen Ihnen diese Last-Minute-Verkäufe.

Eine Online-Verkaufsseite löst das Problem: Der Käufer wählt den Betrag, zahlt per Karte und erhält den Code sofort per E-Mail. Gibt er die Adresse des Beschenkten an, erhält dieser sein Geschenk direkt mit einer kleinen Nachricht. Sie müssen nichts drucken oder verschicken.

Behalten Sie trotzdem eine Papierversion für die Theke: Ein schöner Gutschein mit handgeschriebenem Code freut alle, die etwas Greifbares verschenken möchten.

Schritt 5: Machen Sie ihn im richtigen Moment bekannt

Ein Gutschein verkauft sich vor allem, wenn man darüber spricht. Die wichtigsten Anlässe sind bekannt: Weihnachten, Valentinstag, Muttertag, Vatertag. Beginnen Sie drei bis vier Wochen vorher mit der Kommunikation und erinnern Sie in der letzten Woche erneut daran, wenn die Spätentschlossenen eine Idee suchen.

• Ein Beitrag in Ihren sozialen Netzwerken mit dem Link zur Verkaufsseite.
• Ein kleines Plakat an der Kasse oder im Wartezimmer.
• Eine E-Mail an Ihre bestehenden Kunden, die Ihre Arbeit bereits kennen.
• Ein Satz in Ihrem Google-Unternehmensprofil: „Gutscheine online erhältlich“.

Um Ihre Stammkunden zu erreichen, ohne sie zu ermüden, genügt eine einzige gut platzierte E-Mail. Unser Leitfaden zur Kundenbindung gibt weitere Ideen, um das ganze Jahr über in Kontakt zu bleiben.

Schritt 6: Behalten Sie Codes und Guthaben im Blick

Die klassische Falle: ein verlorener Papiergutschein, ein doppelt eingelöster Code, ein Restguthaben von 12 €, an das sich niemand erinnert. Führen Sie ein Verzeichnis, auch ein einfaches, mit folgenden Angaben für jeden Gutschein:

• den eindeutigen Code und das Kaufdatum;
• den ursprünglichen Betrag und das Restguthaben;
• das Ablaufdatum;
• Datum und Leistung jeder Einlösung.

Wenn der Beschenkte bucht, fragen Sie schon bei der Terminvereinbarung nach dem Code, nicht erst am Tag selbst. So prüfen Sie die Gültigkeit im Voraus und vermeiden Überraschungen am Empfang.

Gutschein und Mehrwertsteuer: die Fragen an Ihren Steuerberater

Wenn Sie in Frankreich die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nutzen (Hinweis „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“), stellt sich die Frage der Mehrwertsteuer bei Ihren Verkäufen nicht. Wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen, unterscheidet die französische Steuerverwaltung zwei Arten von Gutscheinen, beschrieben im Bulletin officiel des finances publiques (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-50, Artikel 256 ter des CGI):

• Der Einzweck-Gutschein: Schon beim Verkauf steht fest, welche Leistung wo und zu welchem Mehrwertsteuersatz erbracht wird. Das ist bei einem Gutschein für eine Anzahl von Sitzungen an einem bestimmten Ort der Fall. Die Mehrwertsteuer ist bereits beim Verkauf des Gutscheins fällig.
• Der Mehrzweck-Gutschein: Beim Verkauf ist eines der Besteuerungsmerkmale noch nicht bekannt. Der Verkauf des Gutscheins unterliegt dann nicht der Mehrwertsteuer; sie wird erst fällig, wenn die Leistung erbracht wird.

Ein Wertgutschein mit freiem Betrag, der für Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen nutzbar ist, wird also nicht unbedingt wie ein Gutschein „eine Gesichtsbehandlung“ behandelt. Lassen Sie Ihren Fall vor dem Verkaufsstart von Ihrem Steuerberater prüfen: Er sagt Ihnen auch, wie verkaufte Gutscheine und ungenutzt verfallene Gutscheine zu verbuchen sind.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Beträge anbieten, die zu nichts passen: Ein Gutschein über 40 €, wenn Ihre Leistungen 35 € oder 55 € kosten, erzeugt schwer nutzbare Restguthaben.
• Das Gültigkeitsdatum vergessen: Ohne schriftliches Datum riskieren Sie Diskussionen noch Jahre später.
• Keine Termine einplanen: Wenn Sie im Dezember viele Gutscheine verkaufen, halten Sie im Januar und Februar freie Termine für die Beschenkten bereit.
• Den ersten Termin vernachlässigen: Der Beschenkte lernt Ihre Arbeit kennen. Sorgen Sie für einen herzlichen Empfang, und schlagen Sie ihm am Ende der Sitzung einen neuen Termin vor.

Wie Calendrio Ihnen beim Verkauf Ihrer Gutscheine hilft

Mit den Tarifen Pro und Team sowie während der Testphase bietet Ihnen Calendrio eine Seite „Verschenken“, auf der Ihre Kunden online einen Gutschein oder eine Mehrfachkarte kaufen. Sie legen Ihre Beträge in den Einstellungen fest, der Käufer zahlt per Karte, das Geld landet auf Ihrem eigenen Stripe-Konto, und der Code wird sofort per E-Mail verschickt, auf Wunsch des Käufers mit einer Nachricht an den Beschenkten. Der Gutschein ist 12 Monate gültig; der Beschenkte gibt seinen Code bei der Buchung ein, der Betrag wird abgezogen und das Restguthaben bleibt für das nächste Mal verfügbar.

Sie können all diese Funktionen mit der kostenlosen einmonatigen Testphase ausprobieren, ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Details zu den Tarifen finden Sie auf der Seite Preise.