Vorlage für SMS-Terminerinnerungen: 13 Nachrichten zum Kopieren

Ein Kunde, der seinen Termin vergisst, bedeutet ein verlorenes Zeitfenster, das niemand sonst buchen konnte. Die Erinnerung am Vortag bleibt das einfachste Gegenmittel, vorausgesetzt, die Nachricht ist klar, kurz und auf einem Smartphone-Bildschirm gut lesbar. Hier finden Sie Vorlagen für SMS-Terminerinnerungen zum Kopieren, nach Beruf und Situation, sowie die Regeln, damit sie in eine einzige SMS passen und gut ankommen.

Alle diese Vorlagen sind Nachrichten, die Sie selbst verschicken, von Ihrem Smartphone oder Ihrem Verwaltungstool aus. Passen Sie die Wörter in eckigen Klammern an, behalten Sie den Ton bei, den Sie gewöhnlich mit Ihren Kunden pflegen, und fertig.

Was eine SMS-Terminerinnerung enthalten muss

Eine gute Erinnerung beantwortet die Fragen, die sich der Kunde beim Lesen stellt, und keine anderen. Sie enthält:

1. Wer schreibt: Ihr Vorname, der Name des Salons oder der Praxis. Eine SMS von einer unbekannten Nummer ohne Unterschrift wird oft ignoriert.
2. Was und wann: die Leistung, falls sinnvoll, den Tag („morgen, Dienstag“) und die Uhrzeit. Den Wochentag auszuschreiben vermeidet Verwechslungen beim Datum.
3. Wo: die Adresse, wenn der Kunde zum ersten Mal kommt, oder den Zugangslink für eine Sitzung per Video.
4. Was bei Verhinderung zu tun ist: eine Nummer oder ein Link, um den Termin zu verschieben. Ein Kunde, der leicht absagen kann, sagt öfter Bescheid, und Sie können das Zeitfenster neu vergeben.

Und das ist alles. Werbeaktionen, Neuigkeiten und Tipps gehören woandershin: Mit einer Erinnerung vermischt, verwässern sie die nützliche Information und verändern die Art der Nachricht.

160 Zeichen: warum Sie kurz schreiben sollten

Eine Standard-SMS umfasst höchstens 160 Zeichen. Darüber hinaus wird die Nachricht in mehrere Teile zerlegt, und jeder Teil wird wie eine SMS abgerechnet. Die technische Dokumentation des Anbieters Twilio weist auf eine weniger bekannte Falle hin: Ein einziges Sonderzeichen, etwa ein Emoji oder ein typografischer Apostroph, schaltet die ganze Nachricht in eine andere Kodierung um, in der die Grenze auf 70 Zeichen sinkt. Bestimmte Buchstaben mit Akzent haben dieselbe Wirkung.

So bleiben Sie bei einer einzigen SMS:

• Verzichten Sie auf Emojis, selbst auf ein kleines Herz;
• verwenden Sie den geraden Apostroph der Tastatur statt des gebogenen Apostrophs, den manche Programme automatisch einfügen;
• schreiben Sie Links ohne „https://“, wenn Ihr Tool es erlaubt;
• streichen Sie lange Floskeln: „Hallo Julia“ reicht, „wir hoffen, es geht Ihnen gut“ ist überflüssig.

Prüfen Sie Ihre Vorlage immer mit einem Zeichenzähler, bevor Sie sie speichern. Zehn Zeichen zu viel können die Kosten jedes Versands verdoppeln.

Vorlagen für SMS-Erinnerungen am Vortag des Termins

Diese drei Vorlagen decken die meisten Situationen ab. Die erste ist die neutralste, die zweite passt zu einer vertrauteren Beziehung, die dritte zu einem ersten Termin.

Beachten Sie, dass die Vorlagen weder typografische Anführungszeichen noch Gedankenstriche enthalten: Das ist Absicht. Diese Zeichen gehören nicht zum SMS-Standardalphabet, und ein einziges davon würde die Nachricht auf 70 Zeichen begrenzen. Die Umlaute ä, ö, ü und das ß gehören dagegen dazu.

Vorlagen für SMS-Erinnerungen nach Beruf

Jeder Beruf hat sein nützliches Detail: eine einzuplanende Dauer, eine Kleidung, ein mitzubringendes Dokument. Fügen Sie es hinzu, das macht die Erinnerung wirklich praktisch.

Beim Coach sollten Sie das Duzen nur beibehalten, wenn es mit diesem Kunden Ihre Gewohnheit ist. Bei einer Beratungskanzlei bleiben Sie sachlich: kein Ausrufezeichen, keine betont herzliche Formulierung.

Vorlagen für Bestätigungs-SMS direkt nach der Buchung

Die Erinnerung am Vortag wirkt besser, wenn der Kunde bei der Buchung bereits eine Bestätigung erhalten hat. Diese erste Nachricht dient als Nachweis: Der Kunde kann sie speichern und weiß schon, wie er Sie erreicht.

Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, muss die Stornierungsfrist überall dieselbe sein: auf Ihrer Buchungsseite, in dieser SMS und in Ihren Bedingungen. Unsere Vorlage für Stornobedingungen hilft Ihnen, sie festzulegen, und der Artikel Anzahlung oder Reuegeld erklärt, was jede Variante bedeutet, wenn der Kunde absagt.

Was Studien über SMS-Erinnerungen sagen

SMS-Erinnerungen wurden vor allem für Gesundheitstermine untersucht. Ein 2013 veröffentlichter Cochrane-Review, der 7 Studien und 5 841 Teilnehmer zusammenfasst, beziffert die Anwesenheit auf 678 von 1 000 Terminen ohne Erinnerung gegenüber 773 von 1 000 mit einer SMS-Erinnerung. Im selben Review schneidet die SMS gleich gut ab wie der Telefonanruf: 795 Anwesenheiten von 1 000 mit einer SMS, 803 mit einem Anruf, über 3 Studien.

Auch die Formulierung zählt. Zwei Studien in englischen Krankenhäusern, 2015 in PLOS ONE veröffentlicht (Hallsworth et al.), haben mehrere Erinnerungstexte verglichen, die fünf Tage vor dem Termin verschickt wurden. In der ersten Studie mit 10 111 Patienten senkte die Nachricht, die angab, was ein verpasster Termin kostet, die Ausfallquote von 11,1 % mit der üblichen Nachricht auf 8,4 %. In der zweiten schnitt die Nachricht mit konkreter Zahl besser ab als dieselbe Idee in allgemeinen Worten: 8,2 % Ausfälle gegenüber 9,9 %.

Diese Studien betreffen das englische Gesundheitssystem: Nichts garantiert dieselben Ergebnisse in einem Salon oder einer Praxis. Sie bestätigen aber zwei nützliche Gedanken. Eine Erinnerung ist besser als keine, und eine konkrete Nachricht wirkt besser als eine vage Formulierung. Für Selbstständige entsprechen die „Kosten“ oft der reservierten Zeit: „Dieses einstündige Zeitfenster ist für Sie reserviert.“

Wann Sie sie verschicken, und die Fehler, die Sie vermeiden sollten

Der Vortag am späten Nachmittag oder frühen Abend bleibt die gängigste Gewohnheit: Der Termin ist nah genug, um nicht vergessen zu werden, und weit genug entfernt, damit der Kunde Bescheid geben kann. Bei einem Termin, der mehrere Wochen im Voraus gebucht wurde, verhindert eine erste Bestätigung bei der Buchung, dass die Erinnerung am Vortag wie eine Überraschung wirkt.

Die häufigsten Fehler:

• Spät abends oder früh morgens senden: Eine SMS um 22 Uhr nervt mehr, als sie hilft.
• Die Unterschrift vergessen: Der Kunde weiß nicht, wer ihm schreibt, vor allem wenn Sie ihm selten Nachrichten schicken.
• Die Absage erschweren: Ohne Nummer oder Link gibt der Kunde, der nicht kommen kann, nicht Bescheid, und Sie verlieren das Zeitfenster.
• Eine Werbeaktion hinzufügen: Die Erinnerung wird zur Werbenachricht, mit anderen Regeln (siehe unten).
• Allen denselben Text schicken, ohne ihn zu prüfen: Eine Erinnerung „für Ihren Schnitt“, die ein Kunde erhält, der zum Färben kommt, hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Wenn ein Kunde trotzdem vergisst, bestrafen Sie ihn nicht sofort. Unser Leitfaden zu nicht wahrgenommenen Terminen stellt neun Methoden vor, um Ausfälle zu verringern, ohne jemanden vor den Kopf zu stoßen.

Terminerinnerung oder Werbenachricht: der Unterschied, den Sie kennen sollten

Eine Terminerinnerung informiert einen Kunden über eine Leistung, die er selbst gebucht hat. Eine Nachricht, die ein Angebot, einen Rabatt oder eine neue Leistung vorschlägt, ist dagegen kommerzielle Werbung. Die CNIL (französische Datenschutzbehörde) erinnert daran, dass Werbung per SMS an Privatpersonen grundsätzlich deren vorherige Einwilligung erfordert, außer bei Kunden, denen man ähnliche Produkte oder Leistungen anbietet wie die, die sie bereits gekauft haben. In jedem Fall muss jede Nachricht erkennen lassen, wer sie sendet, und es ermöglichen, weitere Zusendungen einfach abzulehnen.

Die praktische Regel ist also einfach: Halten Sie Ihre Erinnerungen rein informativ und verschicken Sie Ihre Angebote in getrennten Nachrichten, mit einer Möglichkeit zur Abmeldung. Um einen Kunden zurückzugewinnen, ohne aufdringlich zu sein, bietet unser Artikel, um bei einem Kunden nachzufassen, passende Vorlagen. Bei einer konkreten Frage zu Ihrer Situation halten Sie sich an die Seiten der CNIL oder wenden Sie sich an einen Rechtsexperten.

Wie Calendrio Ihnen hilft, an Ihre Termine zu erinnern

Mit Calendrio buchen Ihre Kunden rund um die Uhr online und erhalten automatisch eine Erinnerung per E-Mail: am Vortag im kostenlosen Tarif, und mit den kostenpflichtigen Tarifen sowie während der Testphase zu dem Zeitpunkt, den Sie wählen (standardmäßig am Vortag, oder 2 Tage, 2 Stunden oder 1 Stunde vorher), mit dem Videolink, falls es einen gibt. Unser Leitfaden zur automatischen Terminerinnerung erklärt, wie Sie sie einstellen und wie Ihre Kunden ihre eigene wählen können. Seit dem 9. Oktober 2026 kann die Erinnerung auch automatisch per SMS hinausgehen (kostenpflichtige Tarife und Testphase): Wählen Sie unter Einstellungen, dann Unternehmen, „Erinnerungen für Ihre Kunden“ die Option „Zusätzlich per SMS“ und den Zeitpunkt (2 Tage, am Vortag, 2 Stunden oder 1 Stunde vorher). Diese automatische SMS ist kurz und ohne Akzente, damit sie in eine einzige SMS passt: der Name Ihres Unternehmens, Tag und Uhrzeit und ein Link zum Stornieren online. Jeden Monat sind Erinnerungs-SMS enthalten (50 im Pro-Tarif, 200 im Team-Tarif, 10 in der Testphase), danach kostet jede SMS 0,10 € zzgl. MwSt. und wird von Ihrem Guthaben abgebucht: siehe unsere Seite automatische SMS-Erinnerung. Für eine persönlichere Nachricht, wie die Vorlagen oben, werden SMS auf Ihren Wunsch über Kalender & CRM verschickt: Sie wählen Ihre Kunden aus, schreiben Ihre Nachricht und sehen vor dem Versand die Anzahl der Zeichen, die Anzahl der SMS pro Kunde und die Kosten.

Eine SMS kostet 0,10 € zzgl. MwSt. pro Abschnitt von 160 Zeichen, und bei der Anmeldung erhalten Sie 2 € Guthaben geschenkt, um es auszuprobieren. Sie können alles in der einmonatigen kostenlosen Testphase testen, ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung.